Mensalidades em atraso: como cobrar sem violar a lei

Um sócio deixou de pagar há dois meses. Continua a aparecer às aulas, cumprimenta-te na receção, e a mensalidade fica na mesma por cobrar. Sabes que tens de fazer alguma coisa. Também sabes que uma mensagem mal dada perde-te o sócio de vez, e que há coisas que simplesmente não podes fazer, por mais chateado que estejas.

A boa notícia é que a lei portuguesa te dá um caminho claro. Tem degraus, do mais suave ao mais duro, e cada um só se dá quando o anterior falhou. Fazes-lhes por ordem e cobras dentro da lei, sem perder o sócio à primeira e sem te meteres em sarilhos. Vamos a eles, um a um.

Antes de tudo, uma coisa que joga a teu favor: o tempo, mas só até certo ponto. As mensalidades não ficam eternamente por cobrar.

Até quando é que posso cobrar uma mensalidade atrasada?

Cinco anos. Uma mensalidade de ginásio é uma prestação que se renova todos os meses, e essas prescrevem no prazo de cinco anos, ao abrigo da alínea g) do artigo 310.º do Código Civil (texto do artigo). Passados cinco anos sobre o vencimento de cada mensalidade, se o sócio invocar a prescrição, deixas de a poder cobrar por via judicial.

O prazo conta-se mensalidade a mensalidade, a partir da data em que cada uma se venceu. A de janeiro prescreve antes da de fevereiro. Na prática, isto quer dizer duas coisas. A primeira: não deixes uma dívida arrastar-se anos, porque um dia deixa de ser tua. A segunda, mais importante para o teu dia a dia: cinco anos é muito tempo, por isso quase nunca é a prescrição que te trava. O que te trava é deixares passar meses sem dar um único passo. Dá o primeiro cedo.

Passo 1: o lembrete amigável (resolve a maioria dos casos)

A maior parte das mensalidades em atraso não é má-fé. É um cartão que expirou, um débito direto que devolveu, uma pessoa que se esqueceu. Por isso o primeiro passo é sempre o mais leve: um lembrete simples, sem drama, a dizer que o pagamento não entrou e a facilitar-lhe pagar já.

O que resulta na prática:

• Cedo e por um canal que a pessoa vê. Dois ou três dias depois de a mensalidade falhar, não dois meses. Um push ou uma mensagem na app, com o valor e um botão para pagar ali mesmo.
• Tom de quem avisa, não de quem cobra. "Olá, o pagamento deste mês não entrou, deve ter sido o cartão. Regularizas por aqui?" resolve mais do que qualquer aviso duro.
• Um segundo toque uns dias depois, se o primeiro não teve resposta, ainda no mesmo registo calmo.

Este passo, feito a tempo e horas, fecha a larga maioria dos casos sem que ninguém se chateie. O problema é que, à mão, ninguém o faz a tempo: a mensalidade falha, ninguém dá por ela, e quando dás conta já passaram semanas. Num software como o Stryde, o pagamento falhado dispara o lembrete sozinho, no dia certo, sem a tua equipa andar a vigiar quem pagou e quem não pagou.

Passo 2: a interpelação escrita (a carta registada que muda tudo)

Se o lembrete não deu, sobe um degrau: uma interpelação escrita e formal. É uma carta, de preferência registada com aviso de receção, a dizer o que se deve, referente a que meses, e a dar um prazo concreto para pagar (por exemplo, 8 ou 15 dias). Guardas o comprovativo do registo. Este passo não é só mais firme; é o que dá base legal a tudo o que vier a seguir.

Porquê a carta e não só um WhatsApp mais sério? Por causa dos juros. Numa mensalidade sem uma data de vencimento fixa e sabida, o sócio só entra em mora, e só passa a dever juros, depois de ser interpelado para pagar, como diz o artigo 805.º do Código Civil. A carta registada é a prova de que o interpelaste e a partir de quando. Se o contrato já fixa o dia certo do pagamento (o dia 8 de cada mês, por exemplo), a mora conta-se automaticamente a partir dessa data, sem precisares de interpelação para os juros começarem a correr.

E que juros podes cobrar? Aqui muita gente engana-se. Um sócio de ginásio é um consumidor, não um comerciante. A um consumidor aplicam-se os juros civis, hoje em 4% ao ano, fixados pela Portaria n.º 291/2003 (Diário da República). Não são os juros comerciais mais altos que se aplicam entre empresas. Sobre uma mensalidade de 40 €, 4% ao ano dá cêntimos por mês: os juros aqui não são o negócio, são só o que a lei te deixa acrescentar. O que interessa é o registo formal que a carta cria.

Passo 3: a injunção no Balcão Nacional de Injunções

O sócio recebeu a carta e continua sem pagar. Este é o degrau seguinte, e é mais acessível do que parece: a injunção. É um procedimento simples, feito por escrito e sem precisares de tribunal nem, na maioria dos casos, de advogado, através do Balcão Nacional de Injunções (como funciona).

Funciona assim. Apresentas um requerimento de injunção com o valor em dívida. O devedor é notificado e tem 15 dias para se opor. Se não se opuser nem pagar, o requerimento recebe uma fórmula executória: passa a valer como título executivo, o mesmo documento com que se avança para uma execução (penhora de conta, de salário) se for preciso (procedimento de injunção). Ou seja, o silêncio do devedor joga a teu favor.

Duas coisas a saber antes de avançar:

• Para que valores. A injunção serve para dívidas de contratos até 15 000 €, o que cobre com folga qualquer mensalidade de ginásio (Guia da injunção, OCC).
• Quanto custa. A taxa de justiça é de 51 € para dívidas até 5 000 €, 102 € entre 5 000,01 € e 15 000 €, e 153 € acima disso. Pagas primeiro e o valor entra na conta do que o devedor te fica a dever.

Repara no que isto significa para o teu bolso. Perseguir uma mensalidade de 40 € por injunção custa-te 51 € de taxa, mais o teu tempo. Faz as contas antes de avançar. A injunção compensa quando a dívida é grande (vários meses acumulados, uma anuidade) ou quando queres deixar claro, para os outros sócios, que não deixas passar. Para uma mensalidade solta, o custo e a chatice raramente valem a pena. Guarda este passo para os casos que o justificam.

O que NÃO podes fazer (por mais tentador que seja)

Chegas a este ponto irritado, e é aqui que muitos ginásios dão o tiro no pé. A lei protege o devedor tanto como o credor, e algumas jogadas "para o pressionar" viram-se contra ti. Fica longe destas:

• Ameaças. Nada de "se não pagares, vais ver". Ameaçar alguém para o forçar a pagar pode ser crime de coação. A pressão que a lei te deixa fazer chama-se injunção, e é a do passo 3.
• Listas públicas de devedores. Afixar na parede, no grupo de WhatsApp da turma ou nas redes o nome de quem deve é ilegal. Os tribunais e a Comissão Nacional de Proteção de Dados tratam isto como violação do direito ao bom nome e à privacidade, mesmo dentro de um espaço "fechado" (caso das dívidas de condomínio). Um sócio deve-te dinheiro; isso não te dá o direito de o expor.
• Contar a terceiros. O mesmo se aplica a dizer a outros sócios, ou a qualquer pessoa, que o fulano não paga. A dívida é entre ti e ele.

E o corte de acesso? Aqui a resposta é: depende do que diz o contrato. Podes suspender o serviço a quem não paga, ou seja, negar a entrada e o direito às aulas enquanto a mensalidade estiver por regularizar, desde que essa consequência esteja escrita no contrato ou no regulamento que o sócio aceitou, e que o avises antes de a aplicar. Isso é diferente de uma cobrança abusiva: não é castigo, é a contrapartida de um serviço que não está a ser pago. O que não podes é humilhar, expor ou ameaçar. Suspender o acesso, com o contrato do teu lado e aviso prévio, podes.

Quando desistir sai mais barato do que cobrar

Nem toda a dívida vale a perseguição. Há uma altura em que continuar a cobrar te custa mais, em tempo, em dinheiro e em cabeça, do que aquilo que vais recuperar. Reconhecê-la é gestão, não desistência.

Pensa em desistir, ou em fechar a conta com um perdão parcial, quando:

• A dívida é pequena e o sócio já saiu. Uma mensalidade de 40 € de alguém que nunca mais vais ver não justifica 51 € de injunção e horas do teu tempo.
• O sócio ainda é teu e vale mais ficar. Às vezes um "vamos esquecer o mês passado, começamos do zero este mês" segura um sócio bom que passou por um mau bocado. Vale mais do que ter razão.
• Não tens como provar a dívida. Sem contrato assinado, sem registo dos pagamentos, sem mandato de débito, a injunção fica frágil. Arruma a casa primeiro, cobra depois.

O caminho todo, do lembrete à injunção, existe para os casos que o merecem. A maioria resolve-se no primeiro degrau, se o deres a tempo. O truque não é ser duro; é ser rápido no lembrete e ordenado nos passos seguintes.

Perguntas frequentes

Cobrar bem é isto: um lembrete a tempo, uma carta que marca a mora, e a injunção só para o que a justifica, sempre dentro da lei. O primeiro passo, o lembrete no dia certo, é o que resolve quase tudo e o que mais custa fazer à mão. É isto que o Stryde te tira das mãos, com a cobrança das mensalidades a correr sozinha. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Se a dívida for grande ou o caso for complicado, este guia dá-te a base, mas a decisão final sobre avançar com uma injunção é de um advogado ou dos julgados de paz. Para o resto: debita as mensalidades por débito direto SEPA e cortas o atraso na origem; percebe como funciona a fidelização nos contratos de ginásio; e vê os números de retenção que os ginásios em Portugal andam a fazer.

Fontes

• Código Civil, artigo 310.º (prescrição de cinco anos), alínea g). As prestações periodicamente renováveis, onde entram as mensalidades, prescrevem em cinco anos.
• Portaria n.º 291/2003, de 8 de abril (Diário da República). Fixa em 4% a taxa dos juros legais civis, a que se aplica a um devedor consumidor.
• Procedimento de injunção (Tribunais.org.pt). Dívidas de contratos até 15 000 €; sem oposição em 15 dias, o requerimento torna-se título executivo.
• Balcão Nacional de Injunções (injuncao.pt). Como se apresenta o requerimento e como corre a notificação e a oposição.
• Guia Prático da Injunção (Ordem dos Contabilistas Certificados). Enquadramento do procedimento e valores da taxa de justiça por escalão.
• Dívidas de condomínio afixadas publicamente (idealista/news). A CNPD e os tribunais tratam a exposição pública de nomes de devedores como violação do bom nome e da privacidade.