Um workshop bem organizado é o melhor canal de aquisição de um ginásio, porque traz ao espaço pessoas que ainda não são sócias. Três decisões resolvem quase tudo: cobra à cabeça, porque a inscrição paga é o que separa o interesse da presença; define vagas e lista de espera, para não teres de dizer que não a quem chegou tarde; e abre a inscrição a quem não é sócio, que é o ponto todo. O que sobra é operacional: a lista de presenças no dia, e a fatura de cada bilhete.
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Todos os espaços fazem workshops e quase todos os fazem da mesma maneira: um cartaz no Instagram, as inscrições nas mensagens, uma folha de cálculo com nomes, e no dia alguém a cruzar quem pagou com quem apareceu.
Funciona à justa numa vez. À terceira, o organizador jura que nunca mais faz nenhum, e o problema nunca foi o workshop, foi o processo.
Este guia é sobre as decisões que tornam um workshop repetível, e sobre porque é que ele é a coisa mais subvalorizada no marketing de um ginásio.
Porque é que um workshop vale mais do que parece
A conta habitual está errada. Um workshop mede-se pelo lucro do dia, e é quase sempre um lucro pequeno, o que leva muita gente a concluir que não compensa.
O valor está noutro sítio: um workshop é a única ocasião em que entra no teu espaço gente que não é tua cliente, por vontade própria, a pagar para lá estar. Compara com um open day, onde entram grátis, e com um anúncio, onde não entram de todo.
Ou seja, o resultado a medir não é a margem do dia. É quantas dessas pessoas voltaram. Se costumas fazer open days, um workshop pago costuma converter melhor, precisamente porque quem paga já se comprometeu.
As três decisões antes de abrir inscrições
1. Cobrar à cabeça, sempre. É a decisão que mais muda a taxa de comparência. Uma inscrição gratuita tem uma percentagem enorme de faltas, porque não custa nada faltar. Uma inscrição paga, mesmo que barata, muda o comportamento. Se queres que seja acessível, baixa o preço, não o elimines.
2. Definir o limite antes de comunicar. Decide a lotação com honestidade em função do espaço e do formato, e comunica-a. Uma lotação afixada cria urgência real, ao contrário da urgência inventada que toda a gente já reconhece.
3. Abrir a quem não é sócio. Parece óbvio e é o passo que mais gente falha, por medo de encher a sala com gente de fora e deixar os sócios sem lugar. A solução não é fechar, é reservar: abre primeiro aos sócios durante uns dias, e depois ao público.
A lista de espera resolve o problema que ninguém antecipa
Toda a gente planeia para o cenário de encher. Quase ninguém planeia para o cenário de encher e depois alguém desistir na véspera, que é o que acontece sempre.
Sem lista de espera, esse lugar perde-se: quem quis ir já se conformou, e tu não vais ligar a dez pessoas na véspera. Com lista de espera, o lugar volta a ser preenchido sozinho, e a pessoa que sobe fica com a sensação de ter tido sorte, que é o oposto da frustração de ter ficado de fora.
É o mesmo mecanismo das aulas cheias, e quem gere um estúdio pequeno já o conhece bem, como no caso das listas de espera das aulas de reformer.
O dia: a parte chata que se resolve antes
O caos do dia do workshop tem sempre a mesma origem: a informação está em três sítios. Os pagamentos no telemóvel de alguém, os nomes numa folha, as desistências nas mensagens.
Se a inscrição, o pagamento e a lista forem a mesma coisa, o dia resume-se a abrir a lista e confirmar quem chegou. É a diferença entre estar a receber pessoas e estar a fazer contas à porta.
Não te esqueças da fatura. Um bilhete vendido é uma venda como outra qualquer e tem de gerar documento. Se o workshop trouxer gente de fora, são clientes novos, com dados novos, e é o pior momento possível para andar a pedir NIF em papel.
No Stryde isto são os eventos e workshops: crias o evento com vagas e preço, a inscrição só fica garantida depois de paga, quem chega depois entra em lista de espera e sobe se alguém libertar, e chegas ao dia com a lista de quem tem lugar. Está incluído nos planos Growth e Pro.
O erro de deixar a conversão para depois
O workshop acaba, toda a gente sai contente, e a conversa sobre inscrever-se fica para a semana seguinte. Nessa altura já passou.
O momento de converter é no fim da sessão, com a pessoa ainda no espaço e ainda entusiasmada. O que precisas é de algo que ela possa fazer ali, no telemóvel, sem passar pela receção nem esperar por ti: uma oferta específica para quem esteve no workshop, com prazo curto.
É exatamente para isso que serve a inscrição online. E se quiseres que essas pessoas voltem sem se inscreverem já, um seguimento por email nos dias seguintes vale mais do que um cartaz novo.
Perguntas frequentes
Devo cobrar pelo workshop ou oferecer?
Cobra, mesmo que pouco. Uma inscrição gratuita tem uma taxa de faltas muito superior, porque não custa nada faltar. Se queres que seja acessível, baixa o preço em vez de o eliminar: o compromisso vem do pagamento, não do valor.
Posso abrir o workshop a quem não é sócio?
Deves, e é a principal razão para fazer workshops: é a única ocasião em que gente de fora entra no teu espaço por vontade própria e a pagar. Para não deixar os sócios sem lugar, abre primeiro a eles durante uns dias e só depois ao público.
Como evito lugares perdidos com desistências de última hora?
Com lista de espera. Sem ela, uma desistência na véspera é um lugar vazio, porque não vais telefonar a dez pessoas. Com ela, o lugar é preenchido sozinho e quem sobe fica com a sensação de ter tido sorte.
Tenho de emitir fatura dos bilhetes?
Um bilhete vendido é uma venda e gera documento como qualquer outra. Se o workshop trouxer participantes que não são sócios, são clientes novos, e o dia do evento é o pior momento para andar a recolher dados em papel.
Qual é a melhor altura para converter os participantes em sócios?
No fim da sessão, com a pessoa ainda no espaço. Uma oferta específica para quem esteve no workshop, com prazo curto e que a pessoa possa aceitar ali no telemóvel, converte muito melhor do que uma conversa adiada para a semana seguinte.
Um workshop é a forma mais barata de pôr gente nova dentro do teu espaço, e a maioria dos ginásios desiste deles por causa da folha de cálculo, não do evento. Resolve-se a inscrição, o pagamento e a lista serem a mesma coisa, e o workshop passa a ser repetível. É o que fazem os eventos e workshops no Stryde. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Fontes
- Portal das Finanças, consulta de programas de faturação certificados. Lista oficial dos programas certificados pela Autoridade Tributária, aplicável também aos documentos emitidos na venda de bilhetes.
- Decreto-Lei n.º 10/2009, seguro desportivo obrigatório. Obrigações de quem organiza competições ou provas desportivas, a confirmar com o mediador quando o evento é aberto a não sócios.
- Comissão Europeia, direitos do consumidor nas compras à distância. Direito de livre resolução de 14 dias nos contratos celebrados à distância, relevante quando o bilhete é vendido online.