Congelar a mensalidade: quando aceitar, por quanto tempo e como escrever a regra

O pedido chega-te quase sempre a uma sexta-feira ao fim do dia. Rotura do cruzado, gravidez, Erasmus em Bolonha, três meses de obra em casa. Queres ajudar, e ajudas, mas se disseres que sim de boca, sem regra escrita, a conversa repete-se em setembro com outra pessoa e outro motivo, e a essa altura já não te lembras do que combinaste com a primeira.

A lei obriga-me a congelar a mensalidade?

Não obriga. Não existe em Portugal um diploma que regule a suspensão temporária de contratos de ginásio, e quem te disser o contrário está a confundir congelamento com resolução do contrato. Congelar é uma decisão comercial tua e escreve-se no regulamento que o sócio assina. Não a confundas com a saída definitiva, que segue outro caminho e outras regras.

O que a lei te impõe é a forma. O teu regulamento é um contrato de adesão: o sócio assina-o, não o negoceia. O Decreto-Lei 446/85 manda comunicá-lo por inteiro antes da assinatura e explicá-lo a quem pergunte, e uma cláusula que não comunicaste tem-se por excluída. A Lei de Defesa do Consumidor fecha o resto, no artigo 9.º: boa-fé, igualdade material das partes e nada de cláusulas obscuras ou desequilibradas.

Traduzido para o balcão: se a tua regra de congelamento só aparece depois de alguém a pedir por email, num diferendo não te vale nada. Escreve-a, mostra-a antes de assinarem e guarda-a assinada. Convém veres também o que não podes lá meter, porque uma cláusula desproporcionada anula-se e depois não te defende de nada.

Suspender, cancelar ou deixar pagar sem treinar?

São três saídas para o mesmo pedido e não custam o mesmo. Antes de lhe responderes ao email, põe-nas lado a lado.

A terceira linha é a que mais gente escolhe por preguiça e a que mais tarde se paga. Quem paga três meses sem entrar não renova, e ainda te escreve a razão no Google.

Que motivos aceito, e que prova peço?

A regra simples: aceitas quando a pessoa não pode treinar, não quando não lhe apetece. Se abrires a porta às férias, congelas agosto inteiro e depois não te queixes da travessia do verão. Pede sempre documento, e diz no regulamento que o pedido se faz por escrito com sete dias de antecedência.

Guarda o documento no processo do sócio e apaga-o quando deixar de ser preciso: uma declaração médica é dado de saúde, trata-a como tal e não a deixes a apanhar pó numa pasta partilhada.

Quantos meses por ano, e a que preço?

Um teto por ano civil, cumulativo, com mínimo de um mês inteiro. Sem teto, o congelamento vira mensalidade a zero e nunca mais o fechas. Sobre a taxa de manutenção de vaga não há valor de referência público em Portugal, por isso não te vou dar um número de mercado que não existe: no terreno, entre 5 e 15 EUR por mês cobre o lugar na aula e o custo de a administrares.

A hipótese abaixo montámo-la nós, não é um caso real, mas faz as contas que interessam.

Agora tira o teto e deixa a média subir para quatro meses por pedido: o buraco duplica para 1.440 EUR e a taxa quase não o tapa. É por isso que o teto te vale mais do que a taxa. E repara no que ninguém contabiliza, o tempo: cada suspensão custa-te dois emails, uma alteração de cobrança e um lembrete para a reativar. Multiplica-o por doze.

O que acontece à fidelização durante a suspensão?

Suspende e retoma, nunca corre em paralelo. Se o contrato tem 12 meses de permanência e o sócio te congela dois, o contrato termina ao 14.º mês, não ao 12.º. Escreve-o com todas as letras, senão o congelamento passa a ser o atalho para fugir à permanência contratada e vais descobri-lo tarde.

Três pontos que se esquecem e depois doem:

• Débito direto. Suspende a instrução de cobrança, não a canceles. Se a cancelares, tens de a voltar a autorizar no regresso e perdes o sócio na burocracia.
• Packs e créditos. Se o sócio anda a packs, congela-se o prazo de validade dos créditos, não o saldo. Mostra-lhe o saldo por email no dia em que a suspensão começa.
• Seguro. Se cobras o seguro de acidentes pessoais junto da mensalidade, decide se a cobertura fica ativa durante a paragem e diz-lho antes, não depois.

O texto da cláusula, para copiares e adaptares

Escreve-a assim, numerada, e mete-a no regulamento que o sócio assina no primeiro dia. Se um dia tiveres de a defender, é este texto que te vale.

Cláusula 12. Suspensão temporária da inscrição
1. O sócio pode pedir a suspensão temporária da inscrição por motivo de doença, lesão, gravidez, deslocação profissional ou académica, ou situação de desemprego, mediante pedido escrito com sete dias de antecedência e entrega do documento comprovativo.
2. O pedido indica obrigatoriamente a data de início e a data de regresso. Não são aceites pedidos sem data de regresso.
3. A suspensão tem a duração mínima de um mês completo e a duração máxima de três meses por ano civil, cumulativos.
4. Durante a suspensão o sócio não tem acesso às instalações nem às aulas e paga uma taxa de manutenção de vaga de 10 EUR por mês.
5. O período de fidelização fica suspenso e retoma na data de regresso, acrescendo ao termo do contrato tantos meses quantos os que estiveram suspensos.
6. Na data de regresso, a mensalidade volta a ser cobrada pelo valor em vigor, sem necessidade de novo pedido do sócio.

Mexe nos números à vontade, o teto e a taxa são teus. Nos pontos 2 e 5 não mexas, porque são esses que te poupam a discussão ao balcão daqui a oito meses.

E quem congela e nunca volta?

É o caso que te esvazia a base sem dar sinal. O sócio suspende em novembro, não define regresso, e em março ninguém se lembra dele. Resolve-se com uma coisa só: data de regresso obrigatória no pedido, sempre. Sem data, não há suspensão.

A partir daí é rotina, e a rotina faz-se em quatro passos:

1. No pedido, regista o motivo, o documento, a data de início e a data de regresso.
2. Sete dias antes do regresso, manda-lhe um email a lembrar a data e o valor que volta a ser debitado.
3. No dia, a cobrança retoma sozinha e o acesso reabre. Ninguém tem de carregar em nada.
4. Se não aparecer em duas semanas, liga-lhe. Não lhe escrevas, liga. Aí ainda o consegues trazer de volta.

O passo 3 é o que separa um sistema de uma folha de cálculo. Na Stryde, a suspensão tem data de fim e as renovações automáticas retomam no dia certo, sem seres tu a lembrar-te ao domingo à noite. Se quiseres saber quantos estão suspensos neste momento, vês-los num ecrã, não a somar linhas numa folha.

Checklist antes de aprovares o próximo pedido

• Pedido por escrito, com motivo e documento anexo.
• Data de início e data de regresso, ambas fixadas.
• Teto anual verificado: quantos meses é que este sócio já usou este ano?
• Taxa de vaga comunicada e aceite.
• Fidelização prolongada pelo mesmo número de meses.
• Débito direto suspenso, não cancelado.

Perguntas frequentes

É isto que a Stryde te tira das mãos: pedidos com data, cobranças que param e retomam sozinhas, fidelização recalculada sem ninguém somar meses à mão. Vê-a a funcionar no teu espaço. Marcar demo

Fontes

• Lei n.º 24/96, Lei de Defesa do Consumidor, texto consolidado no Diário da República e a versão articulada da PGDL: sustentam o artigo 9.º, boa-fé, igualdade material das partes e proibição de cláusulas obscuras ou desequilibradas.
• Decreto-Lei n.º 446/85, regime das cláusulas contratuais gerais, texto consolidado: sustenta os deveres de comunicação e de informação do regulamento e a exclusão das cláusulas não comunicadas.
• Livro de Reclamações Eletrónico: sustenta o canal por onde chega uma reclamação sobre a recusa de suspensão.