Um contrato público não se paga contra um PDF enviado por email. Precisas de três coisas: o número de compromisso que a entidade te dá antes de prestares o serviço, a fatura em formato estruturado CIUS-PT e a entrega no canal daquela entidade. Sem compromisso, a lei diz que a obrigação é nula e ninguém ta paga.
Neste artigo
- Porque é que a câmara não te paga a fatura que enviaste em PDF?
- O que é o número de compromisso e quem to dá?
- Até quando é que o PDF ainda me serve?
- O que é o CIUS-PT, em português de quem tem de o cumprir?
- Por onde entrego a fatura, afinal?
- Em quanto tempo é que te têm de pagar?
- E do lado do meu programa de gestão, o que muda?
- Checklist antes de assinares o protocolo
- Perguntas frequentes
- Fontes
Porque é que a câmara não te paga a fatura que enviaste em PDF?
Dás AEC de dança num agrupamento, alugas duas horas de sala à junta ou fechaste um protocolo com uma escola pública. Emites a fatura como a emites a qualquer sócio, mandas-la por email para a secretaria e sentas-te à espera. Passa outubro, passa novembro, e ninguém ta paga.
Não te zangues com a secretaria, que má vontade não há. A fatura entrou noutro circuito, o da contratação pública, e nesse circuito ela só anda se a despesa tiver sido comprometida antes e se o documento chegar pelo canal que a entidade usa, no formato que a entidade lê. Falha uma das duas coisas e a fatura fica a apanhar pó sem que alguém te avise.
Vale a pena separares dois assuntos que muita gente mistura. Uma coisa é o teu programa emitir faturas certificadas pela AT, com ATCUD, código QR e SAF-T, e isso trata-se por dentro do teu negócio. Explicámo-lo em detalhe em faturação certificada para ginásios. Outra coisa é a obrigação B2G, que é a que te trava o dinheiro à entrada da tesouraria da entidade.
O que é o número de compromisso e quem to dá?
É o número que o sistema de contabilidade da entidade emite quando cativa a verba para te pagar. A Lei n.º 8/2012 exige que esse número seja válido e sequencial e que apareça na ordem de compra, na nota de encomenda ou em documento equivalente. Depois vai mais longe: sem ele, "o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos".
O mesmo artigo admite que um tribunal sane essa nulidade quando a considerar desproporcionada, e a lei responsabiliza pessoalmente quem assume compromissos fora das regras, que respondem perante ti pelos danos que te causarem. Nada disso te resolve o mês. O que te resolve é pedires o número antes de dares a primeira aula.
Quem to dá é sempre a entidade. Pede-lho por escrito, guarda-o no processo e escreve-o na fatura, no campo que a plataforma indicar. Se a escola te disser "começa já que depois trata-se", estás a trabalhar a crédito até alguém se lembrar de comprometer a verba. Os municípios validam mesmo o número: o Município de Viseu avisa os fornecedores de que rejeita as faturas cujo compromisso não confira.
Até quando é que o PDF ainda me serve?
A obrigação de faturar em formato estruturado nos contratos públicos vem do Decreto-Lei n.º 111-B/2017 e já se aplica às grandes empresas desde 2021. Para micro, pequenas e médias empresas, o prazo foi outra vez empurrado: a Lei n.º 73-A/2025, o Orçamento do Estado para 2026, deu-lhes até 31 de dezembro de 2026, ficando o CIUS-PT obrigatório a 1 de janeiro de 2027.
Convém teres presente que esse prazo é um teto legal, não é a prática do balcão. A entidade continua a poder exigir-te a entrega pela plataforma dela, e o compromisso é exigido hoje, não em 2027. Se já trabalhas com uma câmara ou com um agrupamento, o que te espera em janeiro não é uma novidade, é a formalização do que muitas tesourarias já te pedem.
O mesmo Orçamento manteve a aceitação de faturas em PDF como faturas eletrónicas para efeitos fiscais até 31 de dezembro de 2026. A partir daí, um PDF só vale com assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado. São regras diferentes com o mesmo prazo, e é fácil confundi-las. Não as mistures.
O que é o CIUS-PT, em português de quem tem de o cumprir?
CIUS-PT é o modelo de dados que a Administração Pública portuguesa aceita, publicado pela eSPap e assente na norma europeia, com as sintaxes UBL 2.1 e CEFACT. Em cristão: um ficheiro XML que a máquina do outro lado lê sozinha, sem ninguém copiar valores à mão. Um PDF, mesmo bonito, não conta como fatura eletrónica neste circuito.
Cada entidade acrescenta requisitos ao seu manual de fornecedores. A Universidade do Porto, por exemplo, exige a referência da nota de encomenda, a data de vencimento até 60 dias e a data em que o serviço foi concluído. Antes de emitires seja o que for, pede-lhes o manual de fornecedores e lê-o de ponta a ponta.
Por onde entrego a fatura, afinal?
| Canal | Como funciona | O que te custa | Veredicto |
|---|---|---|---|
| Portal FE‑AP da eSPap | Registas‑te, preenches a fatura no editor online e anexas o PDF original. O manual sublinha que o compromisso é essencial e que a falta dele leva a rejeição | Trabalho manual por fatura. O manual não publica preço | Serve bem volumes muito baixos |
| Plataforma do município ou do agrupamento | A entidade contrata um operador e manda‑te aderir. Viseu, por exemplo, recebe XML em UBL 2.1 com imagem do PDF | Depende do operador que a entidade escolheu | Não escolhes, aceitas e adaptas‑te |
| Operador de faturação eletrónica ligado ao teu programa | O ficheiro sai do teu sistema e entra no da entidade sem ninguém copiar nada | Mensalidade ou custo por documento do operador | Compensa com faturas todos os meses |
Se dás aulas a uma escola por ano letivo, são nove ou dez faturas. Preencheres à mão no portal é chato, mas aguenta-se. Se tens três agrupamentos, uma câmara e uma junta, o manual come-te as horas mortas do mês inteiro e mais vale montá-lo em condições de uma vez.
Em quanto tempo é que te têm de pagar?
O Decreto-Lei n.º 62/2013 fixa 30 dias como regra para as entidades públicas. O contrato pode alargar o prazo quando isso se justifique pela natureza do serviço, nunca além de 60 dias, e as entidades de saúde têm 60 por defeito. O relógio só se conta a partir da fatura validamente recebida, e é exatamente aí que a maioria dos atrasos nasce: a fatura nunca chegou a ser recebida, ficou pendurada.
Se o prazo estourar, tens direito a juros comerciais, que a lei manda calcular pela taxa de referência do BCE acrescida de pelo menos oito pontos percentuais, e a um mínimo de 40 EUR de indemnização por custos de cobrança. Poucos ginásios e estúdios os cobram a uma câmara com quem querem continuar a trabalhar, e compreende-se. Por isso é que o remédio está a montante, no compromisso, e não na carta de juros.
E do lado do meu programa de gestão, o que muda?
Aqui vamos-te dizer as coisas de frente, porque há muita treta a circular. Um programa de gestão de ginásios, o nosso incluído, resolve-te a faturação certificada do dia a dia: mensalidades, packs, inscrições, vendas ao balcão, tudo com ATCUD, código QR e SAF-T. Na Stryde isso vem incluído a partir do plano Growth, e tens os detalhes em faturação certificada e nos preços.
O que a Stryde não faz é substituir-te o canal B2G. A fatura em CIUS-PT entregue no portal da câmara continua a passar pelo portal da entidade ou por um operador certificado para o efeito. Dizemo-lo assim, sem rodeios, porque descobrires isto em dezembro sai-te muito mais caro do que leres isto hoje. O que ganhas do lado do programa é o resto: o cliente institucional tratado como cliente, o serviço registado aula a aula, o documento emitido com os dados certos e o histórico guardado se um dia tiveres de o justificar.
Checklist antes de assinares o protocolo
- Pergunta quem é a entidade adjudicante e pede-lhe o manual de fornecedores por escrito.
- Exige o número de compromisso antes da primeira aula e guarda-o com o contrato.
- Confirma o canal de entrega, portal FE-AP, plataforma própria ou operador, e regista-te antes de faturares.
- Escreve no contrato o prazo de pagamento e o prazo de vencimento da fatura, que muitas entidades limitam a 60 dias, e fá-lo antes de assinares.
- Trata o IVA antes de emitires, porque as aulas de dança podem cair numa isenção. Vê IVA nas aulas de dança.
- Mete o dinheiro institucional no plano de tesouraria com o atraso real, não com o prazo do papel. A sazonalidade da caixa já te dá que fazer sem isto.
Quem trabalha com protocolos privados conhece metade destes passos, mas só metade: um clube de empresa paga-te por transferência e ponto final, e essa mecânica está em protocolos com empresas. Com uma entidade pública, o processo manda mais do que a boa relação.
Perguntas frequentes
A fatura em PDF é ilegal nos contratos públicos?
Não é ilegal até 31 de dezembro de 2026 para micro, pequenas e médias empresas, por força da Lei n.º 73-A/2025. A partir de 1 de janeiro de 2027 passa a ser exigido o formato estruturado CIUS-PT. Mas a entidade pode, já hoje, obrigar-te ao canal dela e recusar o email.
Posso emitir a fatura antes de ter o número de compromisso?
Podes emiti-la, mas arriscas que ninguém ta pague. A Lei n.º 8/2012 diz que a obrigação assumida sem compromisso válido é nula para todos os efeitos. Pede o número antes de começares o serviço e guarda o email onde to deram.
Uma junta de freguesia também está obrigada a isto?
Sim, as freguesias são entidades públicas abrangidas pelas regras de compromisso e de contratação pública. Muitas trabalham com valores baixos e ajuste direto simplificado, o que agiliza a adjudicação, mas não te dispensa do número de compromisso nem do canal de entrega que elas usarem.
Quanto tempo tenho de guardar estes documentos?
Aplica-se o prazo geral de arquivo dos documentos de faturação, que é de 10 anos. Guarda-os todos: o ficheiro estruturado, o comprovativo de entrega no canal e a comunicação com o número de compromisso, porque é esse conjunto que te defende numa auditoria.
E se a entidade nunca me responder sobre o compromisso?
Insiste por escrito e escala para o serviço de contratação pública ou para a direção do agrupamento. Enquanto não tiveres o número, não prestes o serviço se o puderes evitar, porque estás a financiar a entidade com dinheiro teu e sem garantia de o receberes.
É isto que a Stryde te tira das mãos no dia a dia, para que só te sobre a parte pública. Vê-a a funcionar no teu espaço. Marcar demo
Fontes
- Lei n.º 8/2012, Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso: artigo 5.º, número de compromisso válido e sequencial e nulidade da obrigação assumida sem ele.
- Lei n.º 73-A/2025, Orçamento do Estado para 2026: diploma que voltou a alargar os prazos da fatura eletrónica e da aceitação do PDF.
- Decreto-Lei n.º 62/2013: prazos de pagamento de 30 e 60 dias, juros de mora comerciais e indemnização mínima de 40 EUR.
- Manual do Portal FE-AP da eSPap: registo do fornecedor, submissão da fatura e aviso de que a falta do compromisso leva a rejeição.
- Município de Viseu, adesão ao envio da fatura eletrónica: exemplo real de município que recebe XML em UBL 2.1 e rejeita compromissos inválidos.
- Manual de fornecedores da Universidade do Porto: requisitos técnicos por entidade, nota de encomenda e data de vencimento até 60 dias.
- Cegid, prazos da faturação eletrónica: leitura das datas de 31 de dezembro de 2026 e 1 de janeiro de 2027 para PME e microempresas.
- Saphety, o que é o CIUS-PT: origem do CIUS-PT na eSPap e sintaxes UBL 2.1 e CEFACT.