Escola de dança: cobrar mensalidades em atraso aos pais

Uma mensalidade que não entrou há dois meses, e a mãe da aluna à tua frente na saída de quinta-feira, a sorrir, a perguntar como correu a aula. Conheces esta cena. Numa escola de dança, cobrar não é como cobrar num ginásio, e quem trata os dois da mesma maneira estraga uma relação que devia durar anos.

Três coisas tornam isto diferente. A criança continua na aula enquanto o pai não paga, e é ela que sofre se fizeres asneira. O pagador não é o aluno: quem deve é o encarregado de educação, uma pessoa adulta com quem falas todas as semanas à porta. E a comunidade é pequena: numa escola de bairro toda a gente se conhece, os pais falam entre si, e uma cobrança mal dada corre a turma inteira num dia. Este guia é a parte da relação. A parte legal, os prazos, os juros e a injunção, tem regras próprias e vive noutro sítio: cobrar uma mensalidade em atraso, a escada legal.

Porque é que a cobrança na escola de dança é diferente

Num ginásio, o sócio que não paga é um adulto que decide por si. Se suspenderes o acesso, quem fica de fora é quem devia o dinheiro. Numa escola de dança não é assim. O aluno é uma criança que ama a aula, e o devedor é o pai dela. Castigar a criança pela dívida do pai é injusto, e vira-se contra ti: perdes a família, perdes a boa vontade da turma, e ganhas fama de escola que põe miúdos na rua.

Há outra diferença que muda tudo. Vês o devedor toda a semana. Não é um nome numa lista, é a cara que te cumprimenta na saída. Isso é uma vantagem, não um problema: uma dívida entre duas pessoas que se conhecem resolve-se quase sempre com uma conversa, se a tiveres cedo e no tom certo. O erro é deixar o silêncio crescer até já ser embaraçoso falar. Fala antes de chegares aí.

A escada da cobrança amiga, degrau a degrau

Como no ginásio, a cobrança sobe por degraus. Só que aqui os degraus não são de dureza crescente, são de proximidade crescente: começas no canal mais discreto e distante, e aproximas-te só se for preciso. Faz o primeiro, dá-lhe uns dias, e só passas ao seguinte se não houver resposta.

Degrau 1: o lembrete suave

A maior parte das mensalidades falhadas não é má-fé. É um multibanco esquecido, um débito devolvido, o mês que fugiu. Por isso o primeiro toque é leve, discreto e cedo, dois ou três dias depois de a mensalidade falhar, nunca dois meses.

Manda uma mensagem privada, no registo de quem avisa, não de quem cobra:

Olá, [nome]. A mensalidade da [nome da aluna] deste mês ainda não entrou, deve ter sido distração. Consegue regularizar por aqui quando puder? Obrigada.

Repara no que esta mensagem faz. Trata a falha como esquecimento, não como falta. Não pede desculpa por cobrar, mas também não ameaça. E é privada: nada de mensagens no grupo de WhatsApp da turma. Se não houver resposta em quatro ou cinco dias, um segundo toque no mesmo tom resolve a larga maioria dos casos.

Degrau 2: o telefonema

Duas mensagens sem resposta e a mensalidade na mesma por pagar? Liga. Um telefonema não é mais duro do que uma mensagem, é mais próximo, e muda a conversa. Ao telefone ouves o outro lado: às vezes é um problema de dinheiro que a pessoa tinha vergonha de escrever, e que se resolve com um plano de pagamento que tu nem sabias que ela precisava.

O tom do telefonema é de quem quer ajudar a resolver, não de quem exige. "Reparei que a mensalidade da [nome] ficou por pagar, está tudo bem? Se calhar houve algum problema, vamos ver como resolvemos." Deixas a porta aberta para a pessoa te dizer a verdade. Muitos pais em aperto não fogem por má-fé, fogem por vergonha. Um telefonema calmo tira-lhes essa vergonha, e o pagamento aparece.

Degrau 3: a conversa presencial bem feita

Vês esta pessoa toda a semana, por isso o degrau seguinte é o mais natural de todos e, feito bem, o mais eficaz: uma conversa cara a cara. Mas tem uma regra de ouro, e é a que a maioria falha. Nunca à frente de outros pais nem das crianças. À porta da sala, com a turma a sair e os outros encarregados de educação a ouvir, não. Chama a pessoa de lado, um instante no teu gabinete ou num canto sossegado, e fala em privado.

A conversa presencial serve para o que a mensagem e o telefone não resolveram: um caso que se arrasta e precisa de ser fechado. Sê direta e humana ao mesmo tempo. "Tenho de falar consigo sobre as mensalidades atrasadas, são já três. Preciso de perceber como vamos resolver isto, porque quero que a [nome] continue connosco." Note-se o que esta frase diz: o problema é a dívida, o objetivo é manter a criança. Sais da conversa com um acordo concreto, uma data, um plano, não com um "depois vejo".

Degrau 4: a carta formal, o último passo

Se nada disto deu, e só então, sobe ao registo formal: uma carta ou email formal, com o valor em dívida, os meses em causa e um prazo concreto para regularizar. Este é o degrau que abre a porta à via legal, e é onde a parte da relação encosta na parte legal. A carta registada é o que marca a mora e o que dá base a uma eventual injunção. Como se faz, os prazos e os custos estão tratados em detalhe no guia da cobrança legal de mensalidades: as mensalidades prescrevem em cinco anos, e a injunção no Balcão Nacional de Injunções custa a partir de 51 € de taxa de justiça. Faz as contas antes de avançar. Numa mensalidade de escola de dança, o custo e a chatice da via judicial raramente compensam por um ou dois meses soltos.

O que nunca deves fazer

Chegas irritado a este ponto, e é aqui que se cometem os erros que estragam uma escola. A lei protege quem deve tanto como quem cobra, e há jogadas que, além de injustas, são ilegais. Fica longe destas:

• Envergonhar a criança. Nunca dizes a uma criança que a mãe não pagou, nunca a pões de parte na aula, nunca a deixas de fora de uma apresentação por causa de uma dívida dos pais. A criança não deve nada a ninguém.
• Expor a dívida em público. Falar da dívida à frente de outros pais, ou pô-la no grupo de WhatsApp da turma, viola o direito ao bom nome, mesmo num grupo fechado. Os tribunais e a CNPD já o disseram (ver a parte legal). A dívida é entre ti e o encarregado de educação, mais ninguém.
• Ameaçar. "Se não pagar, a sua filha não entra" dito como ameaça é o caminho errado. Suspender a inscrição pode ser legítimo, com regras, e é o ponto seguinte, mas ameaçar para pressionar não é.

Quando pausar a inscrição, e como fazê-lo sem punir a criança

Há um ponto em que a dívida se arrasta e tens de tomar a decisão dura: pausar a inscrição do aluno. É legítimo, um serviço que não é pago pode ser suspenso, desde que a regra esteja escrita no regulamento que a família aceitou e que avises antes. As escolas portuguesas fazem-no por etapas: aviso individual ao fim do primeiro mês em atraso, e suspensão da inscrição só ao fim de três meses, comunicada por escrito (regulamento IT'S DANCE). Escreve esta escada no teu regulamento, antes de precisares dela.

Mas a forma como pausas decide se sais desta com dignidade ou com um escândalo. A regra é uma só: a decisão é entre adultos, a criança nunca a sente em público.

• Comunica sempre ao encarregado de educação, em privado e por escrito. Nunca à criança, nunca à porta com a turma a ouvir. A criança não é parte na conversa.
• Dá um prazo e uma saída antes de pausar. "A partir do dia X a inscrição fica suspensa, mas prefiro resolver isto consigo antes disso." Muita gente paga quando percebe que é a sério, se lhe deres a hipótese com aviso.
• Se tiveres mesmo de pausar, protege a criança da vergonha. Nada de a mandar embora da aula à frente dos colegas. Fala com o pai fora do horário e combina como a ausência é explicada à criança, se chegar a esse ponto.

A pausa é a última carta, não a primeira ameaça. Na prática, se deste os degraus anteriores a tempo, quase nunca chegas aqui.

Prevenir vale mais do que cobrar

Toda esta escada existe para os casos que correm mal. O melhor trabalho é o que faz com que quase não haja casos. Duas jogadas, ambas decididas antes de a época começar, tiram-te a maioria destas conversas de cima.

A matrícula que segura o compromisso. Como desenhas a inscrição e a anuidade muda quanta gente te deixa pendurado. Uma jóia de inscrição real, um modelo de anuidade ou uma inscrição mais pesada à cabeça fazem a família comprometer-se com a época toda, em vez de desistir a meio e deixar a mensalidade por pagar. Isto decide-se em julho, quando fechas horários e preçário, não em novembro a apagar fogos. O desenho da época, renovações, anuidade e preçário, está montado mês a mês em como preparar as inscrições de setembro na escola de dança.

O débito direto que tira o atraso da origem. A causa número um de mensalidades atrasadas é banal: o pai esquece-se de fazer a transferência. Se a mensalidade sair sozinha da conta no mesmo dia, todos os meses, por débito direto, o esquecimento desaparece e tu deixas de perseguir pagamentos. Tem regras, um mandato válido, um pré-aviso, e uma janela de devolução que convém conhecer, tudo em como funciona o débito direto SEPA nas mensalidades. Montado bem, é o que separa uma tesouraria calma de um mês de cobranças à mão.

Perguntas frequentes

Cobrar numa escola de dança é isto: falar cedo, subir de tom com cuidado, proteger sempre a criança e falar só com quem paga, e desenhar a época para quase não precisares de cobrar. Feito à mão, é um mês de mensagens e conversas incómodas. Os lembretes, as novas tentativas de cobrança e o débito direto podem correr sozinhos, e é isto que o Stryde te tira das mãos. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• Regulamento IT'S DANCE (escola de dança). Escada de cobrança de uma escola portuguesa: aviso individual ao fim do primeiro mês em atraso e suspensão da inscrição, comunicada por escrito, ao fim de três meses.
• Regulamento IT'S DANCE (versão Mundo Encantado). Mesma escada de prazos e comunicação da suspensão ao encarregado de educação.