Dá para mudar da Regybox sem perder um atleta nem falhar uma cobrança. Exporta os dados dos atletas e o histórico, pede à Regybox o export completo e confirma o formato, e trata os débitos diretos com o teu banco ou prestador de pagamentos: os mandatos SEPA continuam válidos, o atleta não assina nada, só tem de ser avisado antes. Faz o corte logo a seguir à cobrança do mês e corre os dois sistemas em paralelo umas semanas. A checklist 30/15/0 dias está aqui em baixo.
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Mudar de software mete medo por uma razão boa. Não é a app nova nem aprender os botões. É o dinheiro. Tens anos de dados de atletas e, o pior de tudo, os débitos diretos a correr todos os meses. Se algo parte no dia da mudança, é a tua cobrança que para. É por isso que tanta box fica presa a um sistema que já não quer: o medo de sair custa mais do que o incómodo de ficar.
Não tem de ser assim. Uma migração é um trabalho de planeamento, não de sorte. Fazes as coisas por ordem, avisas quem tens de avisar, e cortas no dia certo. Este guia é o passo a passo: o que exportar da Regybox, como manter os mandatos SEPA vivos na passagem, quando cortar, e a rede de segurança que te deixa dormir descansado. No fim tens a checklist dos 30, 15 e 0 dias.
Uma nota antes de começar. A Regybox é quem manda nas boxes em Portugal há anos, com cerca de 350 boxes e estúdios a usá-la (Regybox), e as competições dela são o melhor que há cá. Sair só faz sentido se ela já não serve a tua box. Se ainda estás a decidir, vê primeiro as alternativas à Regybox. Este guia é para quem já decidiu, e quer sair sem partir nada.
O que é preciso tirar da Regybox antes de sair
Começa pelos dados, porque é a parte que só depende de ti. Antes de tocar em seja o que for, quero uma cópia de tudo o que é teu na Regybox, fora do sistema, na tua mão.
A Regybox deixa exportar e descarregar os dados pessoais e o histórico de treinos e assiduidade pela própria aplicação (política de privacidade da Regybox). Isso é o mínimo. Para uma migração a sério, o que queres é a base toda, não só o que a app te deixa descarregar numa página. E aqui vai a parte honesta: um export completo da base de atletas em formato de folha de cálculo não está documentado à frente para os donos. Por isso a regra é simples. Pede à Regybox o export e confirma o formato antes de contares com ele.
O que deves ter na mão antes de sair:
- Ficha de cada atleta: nome, contribuinte, morada, contacto, data de nascimento. É a base de tudo o que vem a seguir.
- Planos e mensalidades: que plano cada atleta tem, o valor, o dia de cobrança. Isto é o que mantém o dinheiro a entrar do outro lado.
- Dados dos mandatos de débito direto: IBAN, referência de cada mandato, data de assinatura. Sem isto não passas as cobranças.
- Histórico: presenças, resultados, marcações. Não é urgente para cobrar, mas é a memória da tua box, e depois de saíres não voltas lá buscá-lo.
- Faturação passada: cópia das faturas já emitidas, para o teu contabilista e para o SAF-T dos meses que já lá estão.
Pede tudo em folha de cálculo (Excel ou CSV), que é o formato que qualquer sistema novo lê. Se a Regybox só te der PDF de algumas coisas, não faz mal, mas confirma o que vem em que formato antes de marcares a data do corte. Um export que chega tarde ou incompleto é o que trava uma migração a meio.
Os débitos diretos: a parte que mete medo, explicada a sério
Esta é a peça que faz as boxes adiarem a mudança durante anos. E é, ao mesmo tempo, a mais mal compreendida. Vou ser claro: os teus mandatos de débito direto não morrem quando mudas de software. Continuam válidos. O atleta não tem de assinar nada de novo.
A regra é do próprio esquema SEPA. Quando as cobranças passam para um credor diferente, por fusão ou por uma entidade nova, os atletas não são obrigados a assinar mandatos novos (Banco de Portugal). Há uma condição, e é importante: antes de arrancar com as cobranças, o novo credor tem de avisar cada atleta, a tempo, da mudança. Avisar não é pedir autorização. É informar. O atleta não faz nada, só fica a saber.
Como é que os mandatos passam na prática? Não é uma folha de cálculo que abres e mexes à mão. É uma operação do lado do banco ou do prestador de pagamentos. Quem faz a migração leva os dados dos mandatos que já tens e o calendário das cobranças que vêm a seguir, e a passagem faz-se na primeira cobrança do novo sistema, com o novo ID de credor e a referência de mandato a viajar dentro dessa cobrança (GoCardless). O atleta é avisado, mas não tem de fazer absolutamente nada. Nem assinar, nem confirmar, nem clicar.
Três coisas para não te enganares aqui:
- Isto passa pelo banco ou pelo prestador de pagamentos, não pelo software sozinho. Nenhum programa "leva" mandatos por magia. O que muda é o ID de credor e a referência que vão dentro da cobrança, e isso trata-se com quem processa os teus débitos. Confirma com eles, por escrito, antes do corte.
- A primeira cobrança do novo sistema é a que carrega a mudança. É nesse momento que o mandato passa. Por isso é a cobrança onde tens de ter a certeza de que está tudo certo: ID de credor, referência, IBAN de cada atleta.
- O aviso ao atleta não é opcional. Uma mensagem simples, antes da primeira cobrança nova: "a partir do próximo mês a cobrança passa a sair pelo sistema X, não precisas de fazer nada". É o que a regra pede e o que evita devoluções por gente assustada.
Não fujas do trabalho de confirmar isto com o teu banco ou prestador. É meia hora ao telefone que te poupa um mês de cobranças falhadas. E é exatamente aqui que quem faz a migração por ti vale ouro: garantir, mandato a mandato, que nenhuma cobrança parte no dia da mudança.
Quando cortar: o timing certo é a seguir à cobrança do mês
O dia da mudança não é qualquer dia. Escolhe-lo mal e cais no pior cenário: uma cobrança a sair pela Regybox e outra pelo sistema novo, o mesmo atleta cobrado duas vezes, ou nenhuma. Escolhe-lo bem e a passagem nem se nota.
A regra é uma só. Corta logo a seguir à cobrança do mês, não antes. Deixa a Regybox fazer a cobrança do mês inteira, confirmas que entrou, e só depois arrancas com o sistema novo para o ciclo seguinte. Assim há sempre um mês fechado de um lado antes de o outro começar, e nunca dois sistemas a tentar cobrar o mesmo atleta na mesma janela.
Na prática:
- Marca o corte para depois do dia de cobrança. Se cobras dia 1, o novo sistema arranca para a cobrança do mês seguinte, não para a deste. A Regybox fecha o mês, tu confirmas, e passas.
- Não sobreponhas duas cobranças. Enquanto a Regybox cobrar o mês, o sistema novo não cobra ninguém. Um de cada vez, sempre.
- Escolhe um mês calmo. Foge de janeiro, de setembro e de qualquer altura de renovações em massa. Um mês normal, sem picos de inscrições, é o mês certo para mudar.
Deixa a Regybox aberta e paga mais um ciclo depois de arrancares com o novo. Sim, pagas os dois uns dias. É o preço da rede de segurança, e é barato ao pé de um mês de cobranças perdidas.
A rede de segurança: correr os dois em paralelo
Ninguém salta de um avião a voar para outro sem verificar que o segundo voa. Com o teu software é igual. O ensaio a seco e o período em paralelo são o que separa uma migração tranquila de uma noite mal dormida.
O ensaio a seco é isto: antes de o sistema novo cobrar fosse quem fosse, carregas lá os dados, montas os planos, e testas uma cobrança a fingir ou com um só atleta, para veres que a fatura sai certa, com os dados certos, no atleta certo. Se algo estiver mal, dás por isso aqui, com calma, e não no dia em que 200 atletas deviam ser cobrados.
O período em paralelo é manter a Regybox viva umas semanas depois de arrancares com o novo. Não para cobrar, para consultar. Se faltar um dado, se um atleta reclamar de uma marcação antiga, se o contabilista precisar de uma fatura de trás, ainda lá tens tudo. Só desligas a Regybox de vez quando tiveres a certeza, por dados e não por fé, de que não precisas mais dela. Costuma bastar um ciclo de cobrança completo do novo sistema a correr sem falhas.
O que confirmar antes de desligar a Regybox para sempre:
- A primeira cobrança do novo sistema entrou, atleta a atleta, sem devoluções estranhas.
- As faturas saíram certas, com os dados fiscais certos.
- Nenhum atleta ficou de fora na passagem dos dados.
- Tens uma cópia de tudo o que era teu na Regybox, guardada fora dela.
Só depois destes quatro é que cancelas a Regybox. Nem um dia antes.
A checklist 30 / 15 / 0 dias
Aqui está tudo o de cima em datas. Conta os dias a partir do dia do corte e segue por ordem.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| 30 dias antes | Pede à Regybox o export completo dos dados e confirma o formato. Confirma a data exata do próximo dia de cobrança. Escolhe um mês calmo para o corte. Fala com o teu banco ou prestador de pagamentos sobre a passagem dos mandatos. |
| 15 dias antes | Recebe e confere o export: nenhum atleta em falta, mandatos com IBAN e referência. Carrega os dados no sistema novo. Faz o ensaio a seco: uma cobrança de teste, uma fatura de teste. Prepara a mensagem de aviso aos atletas. |
| 0 dias (o corte) | Deixa a Regybox fechar a cobrança do mês e confirma que entrou. Avisa os atletas de que a cobrança passa a sair pelo sistema novo. Arranca o novo para o ciclo seguinte. Mantém a Regybox aberta para consulta. |
| Depois | Vê a primeira cobrança nova entrar, atleta a atleta. Confere as faturas. Quando o ciclo fechar sem falhas, desliga a Regybox. |
Segue esta ordem e a migração deixa de ser um salto no escuro. É só uma lista de tarefas com datas.
Faz tu ou entrega a migração
Podes fazer isto tudo sozinho. É trabalho, mas é trabalho conhecido: pedir o export, conferir os dados, falar com o banco, escolher a data, testar, avisar, cortar. Se tens tempo e cabeça para o gerir, o guia de cima leva-te lá. E se queres o passo a passo genérico para qualquer software, não só a Regybox, vê como mudar de software de gestão sem perder dados.
A outra via é não seres tu a carregar isto. No Stryde, a migração é feita pela equipa, de ponta a ponta: atletas, planos, horários e mandatos de débito direto, com o ensaio a seco antes de arrancar para garantir que nenhuma cobrança falha no dia do corte. Tu confirmas no fim, não fazes o meio. E como o Stryde é all-in-one, do outro lado chegas a um só sítio: gestão, app com a marca da tua box e faturação certificada nativa, sem uma segunda ferramenta de faturação por cima. Se queres perceber a diferença peça a peça antes de decidir, está tudo em Stryde vs Regybox.
Perguntas frequentes
Perco os atletas se sair da Regybox?
Não, se pedires o export dos dados antes de cortar. Nome, contribuinte, contacto, plano e valor de cada atleta saem para folha de cálculo e carregam-se no sistema novo. Pede à Regybox o export completo e confirma o formato antes de marcares a data da mudança.
Os débitos diretos param quando mudo de software?
Não têm de parar. Os mandatos SEPA continuam válidos numa mudança de credor e o atleta não assina nada, só tem de ser avisado antes (Banco de Portugal). A passagem faz-se com o teu banco ou prestador de pagamentos, não pelo software sozinho. Confirma com eles por escrito antes do corte.
Em que dia devo fazer a mudança?
Logo a seguir à cobrança do mês, nunca antes. Deixa a Regybox fechar a cobrança, confirma que entrou, e só depois arrancas o sistema novo para o ciclo seguinte. Assim nunca tens dois sistemas a cobrar o mesmo atleta na mesma janela. Escolhe um mês calmo, sem picos de inscrições.
Preciso de pedir aos atletas para assinar mandatos novos?
Não. Numa mudança de credor, o esquema SEPA dispensa mandatos novos; o atleta não faz nada (GoCardless). O que a regra exige é avisá-lo antes da primeira cobrança nova. Uma mensagem a dizer que a cobrança passa a sair pelo novo sistema chega.
Quanto tempo devo manter a Regybox aberta depois de mudar?
Até o novo sistema fechar um ciclo de cobrança completo sem falhas. Mantém a Regybox aberta para consulta, não para cobrar, umas semanas. Só a desligas quando a primeira cobrança nova tiver entrado atleta a atleta, as faturas saírem certas e teres cópia de tudo guardada fora dela.
Mudar da Regybox é isto: tira os dados, mantém os mandatos de débito direto vivos, corta no dia certo e corre os dois em paralelo até teres a certeza. Feito com método, não perdes um atleta nem falhas uma cobrança. É trabalho que dá para fazer sozinho, ou que o Stryde te tira das mãos, com a migração feita pela equipa e o ensaio a seco antes de arrancar. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Fontes
- Política de privacidade da Regybox. Confirma que os utilizadores podem exportar e descarregar os dados pessoais e o histórico de treinos e assiduidade pela aplicação.
- Regybox, página inicial. Diz cerca de 350 boxes e estúdios ativos.
- GoCardless, transferir mandatos SEPA para outro prestador. A transferência faz-se na primeira cobrança nova, com o novo ID de credor e a referência de mandato; o cliente é avisado mas não assina nem autoriza nada.
- Banco de Portugal, FAQ sobre débitos diretos. Numa mudança de credor por fusão ou nova entidade, os devedores não têm de assinar mandatos novos, mas o novo credor tem de os avisar a tempo.
- Vendus, RegiBox: Gestão de Boxes CrossFit. A faturação certificada da Regybox faz-se por integração com o Vendus, que exige o plano Pro.