Mudar de software de gestão do ginásio sem perder dados

Trocar de software de gestão mete medo, e o medo tem nome: perder os sócios, o histórico, e os débitos diretos a meio do mês. É esse o receio que te prende a uma ferramenta que já não serve. Faz sentido. Mas quase tudo o que te assusta resolve-se com uma exportação bem feita e um corte na altura certa. Este guia é o caminho, sem marca no meio: o que tirar de lá, como os débitos diretos sobrevivem, quanto tempo tens de guardar as faturas, e como fazer o corte sem partir nada.

Se estás a sair especificamente da Regybox, há um guia só para esse caso, com o importador e os passos certos: como migrar da Regybox sem perder dados. Esta página é a versão genérica, para quem sai de qualquer sistema.

O que é que eu tenho mesmo de exportar antes de sair?

Antes de cancelar o que quer que seja, tira tudo o que é teu para fora. Depois de fechares a conta no fornecedor antigo, o acesso pode desaparecer, e com ele o histórico de anos. A regra é simples: exporta primeiro, cancela depois, e confirma que abriste os ficheiros antes de dizer adeus a alguém.

O que tens de levar contigo, e no formato que interessa:

• Sócios. Nome, contactos, NIF, data de inscrição, estado (ativo, suspenso, cancelado). Em CSV ou Excel, uma linha por pessoa. É o ficheiro que o novo sistema vai importar.
• Planos e mensalidades. Que plano tem cada sócio, o preço, o ciclo de cobrança, a data de início e de fim. Sem isto, entras no novo sistema sem saber quem paga o quê.
• Histórico de marcações e presenças. Nem sempre migra para dentro do novo sistema, mas vale a pena guardar o teu (em CSV) para não perderes anos de dados de quem vem e quem não vem.
• Documentos assinados. Termos de responsabilidade, declarações de saúde, consentimentos de RGPD. São PDF; descarrega-os um a um ou em lote. Estes não se recriam, e alguns são obrigatórios teres.
• Mandatos de débito direto. A autorização que cada sócio assinou para lhe cobrares a mensalidade. Guarda os comprovativos e a referência de cada mandato; são a chave da secção a seguir.
• Faturas e recibos já emitidos. Todos os documentos fiscais que passaste no sistema antigo, em PDF e, se der, o ficheiro SAF-T. Não é só para migrar: é uma obrigação legal guardá-los, e já lá vamos.

Se o teu fornecedor atual não te deixa exportar isto de forma limpa, isso por si só é um sinal. Um bom sistema tem exportação num clique, sempre disponível, porque os teus dados são teus. Guarda tudo numa pasta com data antes de avançares para o passo seguinte.

Perco os débitos diretos se mudar de sistema?

Esta é a pergunta que trava a maior parte das mudanças, por isso vamos a ela a direito. Na maioria dos casos, não perdes. Um débito direto SEPA assenta num mandato, a autorização que o sócio te deu para cobrares na conta dele. Esse mandato pode passar para o novo sistema sem o sócio ter de assinar nada de novo, desde que quem recebe o dinheiro, o credor, continue a ser o mesmo.

O que manda aqui é uma distinção que tens de perceber bem, porque é ela que decide se dormes descansado:

• Muda só o software ou o fornecedor de pagamentos, o credor é o mesmo. É o caso normal. A autorização que o sócio deu mantém-se válida; o que muda são dados técnicos do mandato (o identificador de credor, a referência do mandato). O sócio não assina nada, só tem de ser avisado antes da cobrança seguinte (European Payments Council). É uma alteração ao mandato, não um mandato novo (GoCardless).
• Muda o credor em si. Se a conta que recebe o dinheiro passa a ser outra entidade (mudaste a sociedade, ou o novo sistema cobra em nome dele e não no teu), aí sim, é outra história, e pode ser preciso pedir nova autorização aos sócios. Este caso é mais raro, mas é o que dá surpresas se não o vires a tempo.

Ou seja: a pergunta certa a fazer ao novo fornecedor não é "aceitas débitos diretos?". É "os mandatos que já tenho passam com o mesmo credor, ou os meus sócios vão ter de autorizar tudo outra vez?". A resposta a essa pergunta muda-te o plano todo.

E há um passo que depende do banco. A passagem dos mandatos costuma envolver o teu banco ou o prestador de pagamentos, que tem de reconhecer os mandatos existentes no novo circuito. Não é magia do software; é uma coordenação entre quem sai, quem entra e o banco. Marca essa conversa cedo, não na véspera do corte. Feito com antecedência, os sócios nem dão por nada: a mensalidade sai na mesma data, pelo mesmo valor.

Quanto tempo tenho de guardar as faturas antigas?

Aqui não há margem para escolha, e é a parte que mais gente esquece. As faturas e recibos que emitiste no sistema antigo têm de ser guardados durante 10 anos, mesmo depois de saíres desse software. A obrigação está no artigo 19.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 28/2019: os documentos de faturação e os seus registos de suporte conservam-se em boa ordem durante dez anos.

O prazo conta-se a partir do fim do ano a que os documentos dizem respeito. Uma fatura de março de 2026 tem de ficar guardada até ao fim de 2036 (Ordem dos Contabilistas Certificados). Não chega o novo sistema ter os documentos daqui para a frente: os antigos são teus para guardar, e a responsabilidade é tua, não do fornecedor que abandonaste.

O que isto quer dizer na prática, para não seres apanhado:

• Antes de cancelar a conta antiga, exporta todas as faturas em PDF e o SAF-T de faturação e guarda-os num sítio seguro (com cópia).
• Confirma com o teu contabilista que ele tem, ou vai ter, o arquivo completo. O SAF-T mensal que ele comunica à AT é parte disto.
• Se o teu fornecedor antigo só te deixa aceder às faturas enquanto pagas, descarrega tudo antes de fechar a conta. Depois de fechada, pode ser tarde.

Não é preciso emitir nada de novo por causa da mudança. É preciso não perder o que já emitiste. Trata deste arquivo no mesmo dia em que exportas os sócios, para não ficar para trás.

Como faço o corte sem partir nada?

Mudar de sistema não é um botão que carregas de manhã. É uma passagem com três marcos, e o segredo está em nunca teres o pé em terra nenhuma. Corre os dois sistemas em paralelo um bocado, testa a seco, e faz o corte na data certa do mês.

Duas regras acima de tudo:

• Corta a seguir à cobrança, não antes. Se mudas a meio do ciclo, arriscas cobrar duas vezes ou nenhuma. Espera que a mensalidade do mês saia pelo sistema antigo, e só depois passas o próximo ciclo para o novo. Assim ninguém é cobrado a dobrar, e ninguém escapa.
• A revisão final não é opcional. Antes do corte, corre uma cobrança de teste (ou uma validação de mandatos) para confirmar que os débitos vão sair certos. É a diferença entre uma mudança que ninguém notou e um mês de reclamações.

Feito assim, o sócio não dá por nada: a app muda, mas a mensalidade sai na mesma data e a aula está lá na mesma. É esse o objetivo, que a mudança seja invisível para quem paga.

O que perguntar ao novo fornecedor antes de assinar

A mudança corre bem ou mal consoante o que perguntas antes de fechar contrato, não depois. A maior parte dos softwares faz uma parte bem e deixa-te a montar o resto por fora: a gestão num sítio, a faturação certificada noutro, a app noutro ainda, cada um com a sua mensalidade e trabalho a dobrar. O que é raro é tudo num só sítio. Faz estas perguntas, por esta ordem, e a resposta separa quem te ajuda de quem te vende:

• A migração é feita pela vossa equipa ou fico eu a fazer o trabalho? "Importa o ficheiro" não é migração. Uma migração feita pela equipa do fornecedor, com mapeamento dos campos e um relatório de validação, é outra coisa.
• Os mandatos de débito direto que já tenho passam com o mesmo credor, ou os sócios vão ter de reautorizar? É a pergunta da secção dos débitos. Se hesitarem, cuidado.
• A faturação certificada está integrada, com ATCUD, QR code e SAF-T, ou tenho de faturar por um programa à parte? Se for à parte, é uma segunda mensalidade e faturas emitidas duas vezes. Um programa certificado tem de estar na lista da AT (confirma o ATCUD e as séries no Portal das Finanças).
• Consigo exportar os meus dados quando quiser, num clique? A exportação livre é o teste de confiança. Quem te prende os dados hoje é quem te vai prender amanhã.
• Deixam-te rever tudo antes de alguém ser cobrado? Se a resposta é "corre bem, não te preocupes", não é resposta. Queres rever tudo, não uma promessa.

Se ainda estás a escolher entre opções, o passo anterior a este tem página própria: como escolher o software de gestão do ginásio. E se queres ver as opções lado a lado, com a app, a faturação certificada e o esforço de migração de cada uma, está tudo aqui: o melhor software de gestão de ginásio em Portugal.

Perguntas frequentes

Mudar de software corre bem quando exportas tudo a tempo, percebes que os débitos diretos passam com o credor certo, guardas as faturas os 10 anos que a lei manda, e cortas logo a seguir à cobrança, depois de reveres tudo. Feito à mão, é o mês mais stressante do ano. Na Stryde, a equipa importa os sócios, os planos e o horário, os mandatos de débito direto passam com a Stripe (dependem de o sistema atual entregar os dados, e não prometemos um número de dias) e tu revês tudo antes de alguém ser cobrado. Vê o processo completo. Marca uma demo e vê a Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• Decreto-Lei n.º 28/2019, texto consolidado (Diário da República). O artigo 19.º, n.º 1, obriga a conservar as faturas e os registos de suporte em boa ordem durante dez anos.
• Ordem dos Contabilistas Certificados, arquivo de documentos. O prazo de conservação conta-se a partir do fim do ano a que os documentos dizem respeito.
• Portal das Finanças, FAQ sobre séries e ATCUD. O que um programa de faturação certificado tem de cumprir.
• European Payments Council, regras dos mandatos de débito direto SEPA. Ao alterar dados do mandato, o devedor tem de ser avisado, mas não tem de dar novo consentimento.
• GoCardless, transferir mandatos SEPA entre fornecedores. Mudar de fornecedor de pagamentos é uma alteração ao mandato, não um mandato novo, quando o credor se mantém.