Com dois ou três espaços mudam quatro coisas ao mesmo tempo: precisas de ver os números somados e separados, a mesma pessoa tem de poder treinar nos dois sítios, a equipa tem de ter acesso só ao seu, e a faturação tem de sair certa conforme tenhas uma ou várias entidades. Antes de escolher software, faz três perguntas: cobram por espaço ou por conta, o sócio é um só ou um por unidade, e o relatório soma. É a segunda que costuma matar, porque duplicar sócios parte o histórico e a faturação ao mesmo tempo.
Neste artigo
O segundo espaço é o momento em que a gestão de um ginásio deixa de ser gestão de um ginásio e passa a ser outra coisa. Quase todos os donos descobrem isto tarde, quando já assinaram o arrendamento.
O sistema que servia bem uma unidade costuma aguentar-se durante uns meses e depois começa a doer sempre nos mesmos sítios: o sócio que quer treinar nos dois, o relatório que não soma, a equipa que vê o que não devia, e a fatura que sai com o nome errado.
Este artigo é sobre o que muda mesmo, e sobre as perguntas concretas a fazer a um fornecedor antes de comprometeres a segunda unidade.
As quatro coisas que mudam ao abrir o segundo espaço
1. Precisas dos números das duas formas. Somados, para saberes como vai o negócio. Separados, para saberes qual das unidades está a puxar a outra. Um sistema que só sabe mostrar um espaço de cada vez obriga-te a exportar tudo para uma folha de cálculo todos os meses, e a folha passa a ser o teu verdadeiro sistema de gestão.
2. O sócio tem de ser um só. Esta é a que parte mais coisas. Se cada unidade tem a sua base de dados, a mesma pessoa passa a existir duas vezes, com dois históricos, dois cartões e potencialmente duas cobranças. Quando ela cancelar, vais cancelar um e não o outro.
3. A equipa não pode ver tudo. Quem trabalha na unidade A não tem de ver os sócios, os pagamentos e os relatórios da unidade B. Não é desconfiança, é higiene: reduz erros e é a postura certa em matéria de dados pessoais.
4. A faturação depende da tua estrutura. Se as duas unidades são a mesma empresa e o mesmo NIF, a faturação é uma só e o problema é apenas de organização. Se são entidades diferentes, com NIF diferente, cada uma tem de emitir em nome próprio, com a sua série. Confirma com o teu contabilista em qual dos dois casos estás antes de escolher software, porque muitos não sabem lidar com o segundo.
As três perguntas a fazer a um fornecedor
Fazem-se em cinco minutos numa demonstração e poupam um ano de arrependimento.
"Cobram por espaço ou por conta?" É a pergunta do dinheiro. Muitos preçários são desenhados para uma unidade e a segunda duplica a conta. Se abrires a terceira, triplica. Pergunta o valor exato para três espaços, não o valor de um.
"O sócio é um só nos dois espaços?" É a pergunta da arquitetura, e a mais importante. Se a resposta for que se cria o sócio em cada unidade, não é multiunidade, são duas instalações separadas com a mesma marca. Vais ter dados duplicados para sempre.
"O relatório soma?" Pede para ver, na demonstração, o mesmo ecrã com os dois espaços somados e com cada um em separado. Não aceites a descrição, pede o ecrã. É onde a diferença entre o que é anunciado e o que existe aparece mais depressa.
E uma quarta, se estiveres a mudar de sistema: o histórico vem todo? A migração é o momento em que se perdem anos de dados, e há um artigo inteiro sobre isso.
O erro de tratar a segunda unidade como uma cópia da primeira
Há uma tentação natural, sobretudo em quem abre a segunda unidade com orgulho: replicar tudo. O mesmo horário, os mesmos planos, os mesmos preços, o mesmo tudo.
Raramente funciona, porque as unidades quase nunca são iguais. Uma é maior, tem outra sala, outro bairro e outro público. O horário que enche às sete da tarde num sítio pode estar vazio no outro.
O que deve ser igual é o que define a marca: a identidade, o tom das comunicações, as regras de cancelamento, a qualidade do acolhimento. O que pode ser diferente é o horário, a lotação, os treinadores e até os planos.
Um sistema decente deixa-te partilhar o primeiro conjunto e variar o segundo. Um mau obriga-te a escolher: ou tudo igual, ou dois sistemas.
Quando é que o segundo espaço faz sentido
Vale a pena dizer a parte incómoda, porque o software não resolve isto. O segundo espaço não é a solução para um primeiro que não está a funcionar. Duplica-se o que existe, incluindo os problemas.
Os sinais que costumam justificar a expansão são concretos: o primeiro espaço está consistentemente cheio nas horas de ponta e a lista de espera é real, a retenção está estável em vez de a ser apenas em meses bons, e existe alguém na equipa capaz de dirigir a unidade sem seres tu a estar lá todos os dias.
Esse último é o que mais falta. A maior parte dos segundos espaços que correm mal não corre mal por falta de clientes, corre mal porque o dono passou a estar a meio tempo em dois sítios em vez de a tempo inteiro num.
Se ainda estás a avaliar o mercado, o artigo sobre quantos ginásios existem em Portugal ajuda a enquadrar a densidade da tua zona.
Como o Stryde trata vários espaços
Uma conta, vários espaços, com os sócios e a equipa a viverem no mesmo sítio. Vês o painel somado do conjunto e entras em qualquer unidade para ver a dela, sem sair nem voltar a entrar. A equipa de cada espaço vê o seu; quem gere o conjunto vê tudo.
Está no plano Pro, com até 3 espaços na mesma conta, sem taxa por sócio. Se geres mais do que três, falamos contigo e desenhamos a conta. Tens os planos e os valores em stryde.pt/precos.
Perguntas frequentes
O que muda no software quando abro um segundo ginásio?
Quatro coisas: precisas dos números somados e separados, o mesmo sócio tem de existir uma só vez nos dois espaços, a equipa de cada unidade deve ver apenas a sua, e a faturação tem de acompanhar a tua estrutura societária, que pode ser uma entidade ou várias.
Devo ter um sistema por espaço ou um sistema para todos?
Um para todos, desde que ele saiba separar. Dois sistemas significam sócios duplicados, históricos partidos e relatórios que só se juntam à mão numa folha de cálculo, que passa a ser o teu verdadeiro sistema de gestão.
O mesmo sócio pode treinar nos dois espaços?
Deve poder, e essa é a pergunta que separa um sistema multiunidade de duas instalações separadas com a mesma marca. Se o fornecedor te disser que se cria o sócio em cada unidade, vais ter dados duplicados e cobranças duplicadas.
Preciso de NIF diferente para cada ginásio?
Depende da tua estrutura societária, não do software. Se as unidades são a mesma empresa, a faturação é uma só. Se são entidades diferentes, cada uma emite em nome próprio e com a sua série. Confirma com o teu contabilista antes de escolher software, porque nem todos lidam com o segundo caso.
Quanto custa um software de ginásio para vários espaços?
Varia muito com o modelo de preço, e é a pergunta a fazer primeiro: cobram por espaço ou por conta. Pede sempre o valor para o número de espaços que queres ter, não o de um. No Stryde, o plano Pro inclui até 3 espaços na mesma conta, sem taxa por sócio.
Abrir o segundo espaço é uma decisão de gestão, não de software, mas é o software que decide se ela te custa uma folha de cálculo por mês. As três perguntas do início resolvem quase tudo: cobram por espaço ou por conta, o sócio é um só, e o relatório soma. Se quiseres ver como isso funciona na prática, os planos estão em stryde.pt/precos. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Fontes
- Instituto Nacional de Estatística. Estatísticas oficiais sobre atividades desportivas e de bem-estar físico em Portugal, base para enquadrar a densidade de mercado por região.
- Portal das Finanças, consulta de programas de faturação certificados. Lista oficial dos programas certificados, relevante quando cada unidade emite em nome de uma entidade própria e com série própria.
- Comissão Europeia, cláusulas contratuais abusivas. Enquadramento aplicável quando o mesmo contrato de sócio passa a valer para mais do que um espaço.