Fotos de sócios nas redes sociais: o que o RGPD permite

Postas a foto da aula cheia, o vídeo do atleta a bater o recorde, o miúdo a receber a faixa. Toda a gente faz isto: box, escola de dança, academia de BJJ, ginásio de bairro. É a melhor montra que tens. O problema é que cada uma dessas caras é um dado pessoal, e há regras sobre quando as podes mostrar. A boa notícia: as regras são simples e uma ficha bem feita resolve-as quase todas de uma vez.

Este guia é a camada da imagem. Para o resto dos dados do sócio, o contrato, os pagamentos, o questionário de saúde, vê o RGPD no ginásio: como tratar os dados dos sócios. Aqui trata-se só de uma coisa: quando é que podes pôr a cara de alguém à frente de toda a gente. Não é aconselhamento jurídico, é o mapa que um dono precisa para não levar uma queixa à CNPD por causa de um post.

A cara de uma pessoa é um dado pessoal?

É. E isso muda tudo. Uma foto ou um vídeo em que se reconhece a pessoa é um dado pessoal como o nome ou o telemóvel, porque permite identificá-la (art. 4.º do RGPD). Não é uma imagem qualquer que podes usar à vontade só porque foi tirada dentro do teu espaço.

E há uma segunda camada por cima do RGPD. Em Portugal, o retrato de uma pessoa não pode ser exposto nem posto a circular sem o consentimento dela (art. 79.º do Código Civil). É o chamado direito à imagem, e é anterior ao RGPD. Ou seja, para publicar a foto de um sócio tens de acertar as duas coisas ao mesmo tempo: a proteção de dados e o direito à imagem. Na prática, uma coisa resolve as duas. Um consentimento bem pedido cobre-te dos dois lados.

A pergunta certa, então, não é "posso publicar isto?". É "com que fundamento?". E para fotos de sócios nas redes o fundamento é quase sempre o mesmo: o consentimento da pessoa. Vamos a ele.

Consentimento ou interesse legítimo: qual é a base?

Aqui muita gente tenta poupar trabalho e engana-se. O RGPD deixa tratar dados com base no interesse legítimo do negócio (art. 6.º-1-f), sem pedir autorização, e é tentador encaixar aí as fotos de marketing. Não encaixa bem. O interesse legítimo obriga a um teste de equilíbrio entre o teu interesse e os direitos da pessoa, e a divulgação da cara de alguém nas redes, para promover o teu ginásio, pende para o lado da pessoa. Junta-lhe o direito à imagem do Código Civil, que pede consentimento por si só, e a conta é simples.

Por isso, para fotos e vídeos de sócios nas redes, a base sólida é o consentimento (art. 6.º-1-a do RGPD). Não é uma escolha de gosto, é a base que te aguenta uma queixa. O interesse legítimo pode servir para coisas internas e discretas (uma foto de grupo num relatório interno, por exemplo), mas para pôr caras à frente de milhares de pessoas nas redes, o que te protege é o sim de cada uma.

E "consentimento" tem um significado apertado. Não é qualquer sim. A CNPD é clara: tem de ser uma manifestação de vontade livre, específica, informada e inequívoca, resultado de um ato positivo (CNPD, consentimento). Traduzido para o balcão, são quatro coisas, e é aqui que a maioria dos ginásios tropeça.

Porque é que a cláusula no contrato não chega

Este é o erro mais comum do país. Metes uma linha no contrato de inscrição, "autorizo o uso da minha imagem para fins promocionais", a pessoa assina, e ficas descansado. Não ficas. Esse consentimento é fraco e cai à primeira queixa, por três razões.

• Não é livre. Se o sim à imagem está no meio do contrato que a pessoa tem de assinar para treinar, ela não escolheu de livre vontade. Assinou tudo em bloco. A CNPD diz que o consentimento não pode ser condição de um serviço quando não é preciso para o prestar, e ninguém precisa de sair no Instagram para poder treinar. Consentimento amarrado ao contrato não é livre.
• Não é específico. "Fins promocionais" não diz nada. Redes sociais? Publicidade paga? Cartazes? Site? Cada finalidade é sua e a pessoa tem de poder dizer sim a umas e não a outras. Um sim genérico a tudo não é específico.
• Não é destacável. O sim à imagem tem de ser um passo próprio, com a sua própria caixa, separado do "li e aceito o regulamento". Nada de caixas já marcadas de fábrica: o silêncio não vale como sim.

Em resumo: a cláusula no contrato dá-te a sensação de estares coberto, e não estás. O que te cobre a sério é uma autorização à parte, feita para isto. É rápida de montar e trata-te o problema de uma vez.

A ficha de autorização que funciona

Uma boa ficha de imagem resolve-te o assunto para anos. Má, dá-te uma falsa segurança. A diferença está em ser granular: em vez de um sim a tudo, a pessoa escolhe finalidade a finalidade. Assim o sim é específico, como a lei pede, e tu ficas a saber exatamente o que podes fazer com cada foto.

Na prática, a ficha separa as finalidades em caixas próprias:

• Treino e aulas. Fotos e vídeos usados dentro do serviço: acompanhamento do treino, correção de técnica, o teu registo interno. Muita gente diz sim a isto e não ao resto.
• Eventos e comunidade. As fotos do open day, da competição, da festa de fim de ano, partilhadas no grupo da comunidade ou no site.
• Redes sociais. Instagram, Facebook, TikTok. É a caixa que aqui interessa, e a que mais gente hesita em marcar. Respeita a hesitação.
• Publicidade paga. Anúncios, cartazes, campanhas. É o uso mais sério e o que mais gente recusa. Merece uma caixa só dele.

Três detalhes fazem a ficha valer alguma coisa:

• Diz para que serve e onde. "Estas fotos podem aparecer no nosso Instagram e Facebook." A pessoa tem de saber o destino antes de dizer sim. Informada é uma das quatro exigências.
• Data e validade. Regista quando foi dada e mantém-na atual. Se mudas de rede ou começas a fazer anúncios pagos, é uma finalidade nova e precisas de novo sim para ela.
• Guarda o registo. É a ti que compete provar que tinhas a autorização (art. 7.º do RGPD). Um sim que não consegues mostrar é como não o teres. Guarda quem autorizou o quê, e quando.

Feito em papel, isto vira uma gaveta de fichas que ninguém encontra quando um sócio se queixa. Num software de gestão, o sim de cada sócio a cada finalidade fica na ficha dele, datado e à mão. É a diferença entre provar em segundos e passar a tarde à procura.

E as fotos dos menores?

Aqui o cuidado sobe, e é onde as escolas de dança e as academias de BJJ com miúdos têm de ter mais atenção. A imagem de uma criança é um dado com proteção reforçada, e o sim não é dela: é de quem exerce as responsabilidades parentais, o encarregado de educação.

A idade que separa as águas em Portugal é os 13 anos (art. 16.º da Lei n.º 58/2019). Abaixo dos 13, o consentimento para serviços digitais é sempre dado pelos pais ou pelo encarregado de educação, nunca pela criança. Como as fichas de dança e de artes marciais são quase todas de crianças abaixo dessa idade, a regra prática é direta: para publicar a foto de um menor, o sim é do encarregado de educação, por escrito.

O que isto muda no teu dia a dia:

• A autorização de imagem entra na matrícula do aluno. Quando o encarregado de educação inscreve o filho, é aí que dá (ou não) o sim às fotos, com as mesmas caixas por finalidade dos adultos. Separado do resto da inscrição, para ser livre.
• Redobra o cuidado com as redes. Muitos pais dizem sim às fotos de treino e não às redes sociais. Respeita isso à letra. Um vídeo de aula que mostra a cara de um miúdo cujos pais recusaram as redes é o tipo de post que te traz uma queixa depressa.
• O aluno cresce, o sim não se renova sozinho. A autorização dada pelos pais aos 8 anos não vale para sempre. À medida que o aluno cresce, e sobretudo quando passa a decidir por si, vale a pena rever. Se preparas as matrículas de setembro, é o momento certo para pedir a autorização atualizada de cada aluno, e a época de inscrições de setembro na escola de dança é onde isto encaixa sem trabalho extra.

Na dúvida com um caso concreto (uma criança sob medida de proteção, pais separados com desacordo), é destes casos que se fala com um jurista ou com a CNPD, não se resolve com uma caixa de checkbox.

O sócio pediu para tirar a foto. E agora?

Vai acontecer, e tens de estar pronto. O consentimento pode ser retirado a qualquer momento, e a CNPD é clara: retirar tem de ser tão fácil como foi dar (CNPD, direitos dos titulares). Não podes complicar a saída de quem entrou com um toque.

Quando um sócio (ou o encarregado de educação de um menor) pede para tirar uma foto:

• Tiras, e sem discussão. A partir do momento em que retira o consentimento, deixas de ter base para manter a foto no ar. Não é um favor teu, é um direito dele.
• Inclui os posts antigos. Não chega parar de publicar daqui para a frente. O pedido apanha o que já está online: tens de ir aos posts antigos onde a pessoa aparece e retirá-los. Vale também para as stories guardadas em destaque e para as fotos no site.
• Tens um prazo, não é "quando der jeito". O RGPD dá-te um mês para responder a estes pedidos, prorrogável em casos complexos (CNPD, direitos dos titulares). Na prática, uma foto tira-se em minutos; não há desculpa para arrastar.

Um aviso honesto: o que já foi partilhado, descarregado ou reposto por terceiros foge-te das mãos. Não controlas o print que outra pessoa fez. O que controlas é o que está nas tuas contas e no teu site, e isso tiras sem hesitar. Retirar depressa e sem chatice é, muitas vezes, o que impede uma queixa de avançar.

Quem aparece atrás? O problema da foto de grupo

Este é o caso que apanha toda a gente e ninguém pensa nele. Tiras a foto da sala cheia na aula das 18h30. Em primeiro plano estão os teus três sócios que assinaram a autorização. Atrás deles, meia dúzia de caras reconhecíveis que nunca disseram nada. Ao publicar, estás a tratar a imagem dessas pessoas também, e delas não tens sim nenhum.

Não há aqui uma regra mágica, mas há bom senso que te tira do risco:

• Enquadra para os autorizados. Aponta a câmara a quem disse sim. Se dá para tirar a foto sem apanhar caras reconhecíveis atrás, tiras. Meia dúzia de centímetros no enquadramento resolve metade dos casos.
• Desfoca ou corta o fundo. Se a foto boa apanha gente que não autorizou, desfoca as caras de trás ou corta-as antes de publicar. As ferramentas de edição do próprio telemóvel fazem isto em segundos.
• Avisa antes de filmar num espaço aberto. Se vais gravar uma aula ou um evento onde vai aparecer muita gente de passagem, um aviso à porta ("hoje há gravação para as redes, avisa se não quiseres aparecer") dá a quem não quer a hipótese de sair de cena. Não substitui o consentimento, mas mostra cuidado.

A regra de ouro para os grupos é a mesma da videovigilância: quanto menos gente não autorizada apanhas, menos problema tens. E por falar em câmaras, se tens videovigilância no espaço, ela tem um regime próprio e mais apertado do que as fotos das aulas. Vê as regras da CNPD para a videovigilância no ginásio, porque aí os erros custam mais caro.

Perguntas frequentes

Publicar fotos dos sócios é a tua melhor montra, e não tens de fugir dela. Tens de a fazer com um sim claro por trás: uma ficha de imagem granular, o consentimento dos pais para os menores, e a mão pronta para tirar uma foto quando alguém pede. Feito em papel, é uma gaveta que ninguém encontra na hora da queixa. Com tudo na ficha do sócio, o sim de cada um está datado e à mão. É isto que o Stryde te tira das mãos. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• RGPD, artigo 4.º, Definições. Define dado pessoal como qualquer informação que permita identificar uma pessoa, o que inclui uma foto ou vídeo em que a pessoa é reconhecível.
• RGPD, artigo 6.º, Licitude do tratamento. A alínea a) do n.º 1 é a base do consentimento; a alínea f) é o interesse legítimo, sujeito a teste de equilíbrio e frágil para divulgação de imagem nas redes.
• RGPD, artigo 7.º, Condições do consentimento. Cabe ao responsável provar que obteve o consentimento, o sim tem de ser destacável, e retirá-lo tem de ser tão fácil como dá-lo.
• CNPD, Consentimento. O consentimento tem de ser livre, específico, informado e inequívoco, resultado de um ato positivo; não pode ser condição de um serviço quando não é necessário para o prestar.
• CNPD, Direitos dos titulares. Direito de retirar o consentimento e de apagamento, com prazo de resposta de um mês, prorrogável em casos complexos.
• Código Civil, artigo 79.º, Direito à imagem (Diário da República). O retrato de uma pessoa não pode ser exposto, reproduzido ou posto no comércio sem o seu consentimento.
• Lei n.º 58/2019, execução do RGPD em Portugal (Diário da República). O artigo 16.º fixa em 13 anos a idade a partir da qual o menor pode dar consentimento para serviços da sociedade da informação; abaixo disso, consentem os representantes legais.