O ginásio está cheio às 19h: gerir o pico sem perder sócios

Isto é sobrelotação a sério ou só parece?

A sensação chega sempre primeiro. Um sócio diz-te ao balcão que às sete está impossível, tu olhas para a sala e dás-lhe razão. Não chega para decidires nada, porque a sala cheia às 19h05 e a sala cheia das 18h30 às 20h30 são dois problemas com contas diferentes.

Puxa os check-ins dos últimos vinte e um dias e agrupa-os de quinze em quinze minutos. Na maioria dos espaços que fazem isto pela primeira vez, o pico não são as sete: são quarenta e cinco minutos entre as 18h45 e as 19h30, e às 20h15 a sala já respira. Um pico de quarenta e cinco minutos resolve-se com organização. Um pico de três horas não se arruma assim.

O Google dá-te uma segunda leitura sem te cobrar nada. O gráfico de horas de maior afluência do perfil de empresa monta-se a partir de dados de localização agregados e anonimizados de quem te visita, e aparece sem tu carregares em nada (Google). Compara-o com os teus check-ins. Se os dois desenharem a mesma corcova, já sabes onde tens de trabalhar, e convém teres a taxa de ocupação medida antes de mexeres nos horários.

Qual é o número que tens de saber de cor?

O teu alvará de autorização de utilização tem lá escrita a capacidade máxima de utilização, discriminada por espaço. Quem o exige é o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 141/2009, que obriga o alvará a indicar as atividades previstas e essa capacidade, incluindo nos estabelecimentos de manutenção da condição física, ou seja, nos ginásios (DRE). Vai buscá-lo à pasta e lê-o com atenção, porque é o número que te defende se um dia tiveres de o explicar a quem te vier fiscalizar.

Se o alvará não te esclarecer, há um segundo número. O regulamento técnico de segurança contra incêndio fixa o índice de ocupação de uma zona de atividades gimnodesportivas em 0,15 pessoas por metro quadrado, no quadro XXVII da Portaria n.º 1532/2008 (DRE). Numa sala útil de 400 m2, dá-te sessenta pessoas. E o mesmo artigo acrescenta que, se for previsível uma ocupação maior do que a tabelada, é essa a que conta.

Guarda-os bem, estes dois números, porque mudam a conversa toda. Enquanto o pico ficar abaixo da capacidade do alvará, a sobrelotação é conforto e expectativa. Quando a ultrapassa, passa a ser outra coisa: a ASAE pode determinar a suspensão imediata do funcionamento da instalação, no todo ou em parte, quando a segurança dos utentes está em risco.

Como se põem limites de marcação sem parecer castigo?

Um limite mal explicado lê-se como castigo. O mesmo limite, escrito no regulamento e anunciado por ti duas semanas antes de entrar em vigor, lê-se como justiça. A diferença não está na regra, está em quem a comunica e quando.

Regras que costumam aguentar-se em salas cheias:

• Uma marcação por sócio na faixa de ponta, por dia. Quem quiser a segunda aula, apanha-a fora do pico ou entra em lista de espera.
• Lista de espera com libertação automática. Vaga que aparece, o sistema oferece-a ao primeiro da fila por email e dá-lhe um prazo curto para confirmar.
• Janela de cancelamento de quatro horas. Depois disso, conta como falta.
• Três faltas em trinta dias, uma semana sem poder marcar com antecedência. Escreve-a no regulamento antes de a aplicares a alguém.

Nada disto se aguenta em papel nem no WhatsApp, porque a regra tem de correr às sete da manhã de domingo sem estares tu acordado. Se ainda andas a gerir marcações por mensagem, é por aqui que te fogem as vagas, e as marcações com lista de espera tratam da fila sem seres tu a arbitrá-la. As faltas em si tratam-se à parte, e já as destrinçámos noutro artigo.

Vale a pena abrir aulas nas horas adjacentes?

Vale, se não for às cegas. Abrir uma aula às 20h15 sem saberes quanta gente lá aparece custa-te um treinador e enche-te a sala de eco. Antes de a marcares no mapa, vê quantos sócios do pico já fizeram check-in depois das 20h no último mês.

O que costuma resultar é mover, não acrescentar. Passa a aula mais cheia das 19h para as 19h30 e deixa as 19h para sala aberta, ou parte o grupo em dois turnos. Se acrescentares mesmo uma aula, dá-lhe um nome que se perceba de fora.

Uma aula nova só se paga acima de um certo número de presenças, e esse número muda com o que pagas ao treinador. Faz-lhe a conta antes, com o custo real da hora, e não com a esperança de que encha.

Preços diferentes por faixa horária: dá para fazer cá?

Dá, e é mais comum do que parece: mensalidade de manhã, mensalidade até às 17h, mensalidade completa. Não estás a castigar quem treina às sete, estás a dar um desconto a quem treina com a sala vazia. A diferença parece-te de discurso, mas é ela que decide se aceitam ou se se queixam.

Três cuidados, antes de mexeres na tabela:

• Escreve a faixa horária no contrato, à hora e ao minuto. Um horário reduzido sem horas escritas não se defende em lado nenhum.
• Não mudes o preço a quem já cá está sem lhe dares aviso e escolha. As regras de aumento aplicam-se na mesma, contrato a contrato.
• Se o desconto de fora de ponta for grande demais, ganhas manhãs cheias e perdes receita. Testa-o numa faixa só, durante um trimestre, e mede-o antes de o alargares.

E as máquinas que toda a gente quer às 19h15?

Nunca é o ginásio inteiro que está cheio. São três passadeiras, um rack e a máquina de remo. O resto da sala está livre, e é por isso que a queixa parece exagerada a quem a ouve do lado de dentro do balcão.

Regras simples, afixadas onde se leem e escritas no regulamento de funcionamento:

• Vinte minutos por pessoa no cardio em hora de ponta, com folha ou ecrã à vista.
• Racks partilham-se entre séries. Um treinador na sala às 19h fá-las cumprir melhor do que qualquer cartaz.
• Material de aula não ocupa o chão livre entre as 18h30 e as 20h. Arruma-o antes.

Esse regulamento não é opcional. O Decreto-Lei n.º 141/2009 obriga-te a entregar uma cópia do regulamento de funcionamento à câmara com a declaração de abertura, e a falta ou indisponibilização do documento é contraordenação leve, punida com coima entre 1000 e 2500 euros para pessoas coletivas. Se vais impor regras de utilização, é lá que elas moram.

Que travão puxar primeiro?

Antes de assinares um orçamento, arruma-os por ordem de esforço e começa pelo que se monta numa tarde.

Quando a queixa já está nas avaliações do Google

Enquanto a queixa fica no balcão, ainda é tua. Quando aparece escrita numa avaliação, passa a ser a primeira coisa que um interessado lê antes de te ligar. Um "bom ginásio, mas às 19h não se treina" custa-te mais inscrições do que qualquer campanha te traz num mês.

Responde a todas, sem exceção e sem te defenderes. Diz o que já mudaste, com data. Dizeres que abriste mais uma aula às 20h15 desde março vale mais do que dez desculpas, e há um guião para responder sem te queimares.

Depois olha para os cancelamentos do trimestre. Se quem saiu treinava às 19h, o pico já te está a comer a base de sócios, e o preço não tem culpa nenhuma. Os motivos de cancelamento medem-se, não se adivinham.

A partir de que ponto já não é organização, é investimento?

Há um ponto em que mais regras só te chateiam os sócios. A grelha abaixo montámo-la nós para te servir de bitola, não é um caso real nem uma média do mercado. Põe-lhe os teus números ao lado e conta as cruzes:

• [ ] O pico ultrapassa a capacidade do alvará em mais de metade dos dias úteis.
• [ ] As listas de espera da ponta ficam por servir há mais de dois meses.
• [ ] Já moveste aulas para as horas adjacentes e a ponta não baixou.
• [ ] O desconto de fora de ponta corre há um trimestre e mexeu menos de 5% dos check-ins da noite.
• [ ] Os cancelamentos de quem treina à noite subiram dois trimestres seguidos.

Se te aparecerem três cruzes ou mais, a conversa muda de sítio. Passa a ser sobre metros quadrados, sobre uma segunda sala ou sobre equipamento, e essa decisão faz-se com o plano de caixa aberto, não depois de leres uma avaliação de duas estrelas.

E convém dizer-te isto com todas as letras: a Stryde mostra-te o pico, limita as marcações e trata da lista de espera, mas não te faz a sala maior. Se o problema já é betão, nenhum software to resolve.

Perguntas frequentes

É isto que a Stryde te tira das mãos: o pico medido ao quarto de hora, as marcações limitadas e a fila a andar sem ti. Vê-a a funcionar no teu espaço. Marcar demo

Fontes

• Decreto-Lei n.º 141/2009, de 16 de junho (DRE) - artigo 17.º, capacidade máxima de utilização no alvará; artigo 18.º, entrega do regulamento de funcionamento; artigos 23.º e 24.º, coima de 1000 a 2500 euros para pessoas coletivas; artigo 27.º, suspensão imediata pela ASAE.
• Portaria n.º 1532/2008, de 29 de dezembro, regulamento técnico de SCIE (DRE) - artigo 51.º e quadro XXVII, índice de ocupação de 0,15 pessoas/m2 em zonas de atividades gimnodesportivas e regra da ocupação previsível superior.
• Horas de maior afluência no perfil de empresa do Google (Google) - como se geram os dados de afluência, tempos de espera e duração da visita.