Uma fatura certificada não se apaga nem se corrige. Para anular ou reduzir o valor emite-se uma nota de crédito, que é um documento novo a apontar para o original. Só assim podes regularizar o IVA que já entregaste. O prazo mais importante: quando o imposto foi liquidado a mais, a regularização a teu favor é facultativa e só pode ser feita no prazo de dois anos. E há uma condição que se esquece muito: precisas de ter prova de que o cliente tomou conhecimento da retificação, ou o IVA fica por regularizar mesmo com a nota emitida.
Neste artigo
É uma das situações mais comuns num ginásio e uma das piores de resolver à mão. O sócio pagou, a fatura saiu, e depois cancelou dentro do prazo, ou pagou duas vezes, ou o valor estava errado. Agora tens de devolver dinheiro que já foi faturado.
A tentação é apagar a fatura e emitir outra. Não dá, e ainda bem: é precisamente isso que a faturação certificada existe para impedir. O caminho é outro, e tem regras próprias e um prazo.
Este guia explica o que é a nota de crédito, quando a emites, como recuperas o IVA e qual é o passo que quase toda a gente falha.
Porque é que não se apaga uma fatura
Um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária tem de garantir que a sequência de documentos é inalterável. Uma vez emitida e comunicada, a fatura existe. Apagá-la partiria a série, e a série é exatamente aquilo que a certificação protege.
Por isso o mecanismo é aditivo, não destrutivo: emites um documento novo, a nota de crédito, que anula ou reduz o efeito do anterior. Fica o rasto dos dois, que é o objetivo. Se ainda não tens faturação certificada e queres perceber a obrigação, começa pelo artigo sobre faturação certificada em ginásios.
Quando emites nota de crédito num ginásio
Os casos do dia a dia são quase sempre estes cinco:
Cancelamento dentro do prazo. O sócio inscreveu-se, pagou, e desistiu dentro do período em que tem direito a devolução. Se a inscrição foi feita online, atenção: há um direito de livre resolução de 14 dias nos contratos celebrados à distância.
Pagamento duplicado. Pagou por engano duas vezes, ou pagou no multibanco depois de já ter sido cobrado por débito direto.
Valor errado. Faturaste o plano cheio a quem tinha desconto, ou trocaste o plano na renovação.
Devolução de produto. Vendeste um kimono ou um par de luvas ao balcão e a pessoa devolveu.
Serviço não prestado. A aula, o workshop ou a sessão de treino privado não chegou a acontecer e o valor tem de voltar.
O que muda no IVA, e o prazo de dois anos
Esta é a parte que custa dinheiro se for feita mal. Quando emitiste a fatura, liquidaste IVA e entregaste-o ao Estado. Se agora devolves o valor ao cliente sem regularizar, ficas a suportar do teu bolso um imposto sobre uma receita que já não tens.
A retificação de faturas está prevista no artigo 78.º do Código do IVA, e a assimetria entre os dois sentidos é o ponto a reter:
Se o imposto foi liquidado a menos, ou seja se cobraste IVA a menos do que devias, a retificação é obrigatória.
Se o imposto foi liquidado a mais, que é o caso de quase toda a devolução, a retificação é facultativa e só pode ser feita no prazo de dois anos. Ou seja: o Estado obriga-te a corrigir quando é a favor dele e dá-te uma janela limitada quando é a teu favor. Passados os dois anos, o IVA fica lá.
Na prática, para um ginásio isto quase nunca é um problema de prazo, porque as devoluções resolvem-se em dias. Torna-se um problema quando alguém descobre um erro antigo numa revisão de contas e já passaram dois anos.
O passo que quase toda a gente falha
Emitir a nota de crédito não chega para regularizar o IVA a teu favor. É preciso também ter prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação, ou de que foi reembolsado do imposto.
É a condição que apanha os ginásios em auditoria: a nota está emitida, o dinheiro foi devolvido, mas ninguém guardou nada que mostre que o cliente foi informado. Sem essa prova, a regularização não se sustenta.
A forma simples de resolver é não separar as duas coisas. A nota de crédito é enviada ao sócio no momento em que é emitida, por email, e fica registada como enviada. Isso é ao mesmo tempo a informação e a prova, sem ninguém ter de se lembrar.
Um detalhe técnico que o teu contabilista vai agradecer: o valor a reduzir tem de vir repartido entre a base e o imposto na própria nota de crédito, e não como um total único.
O reembolso e a nota de crédito são duas coisas, e têm de andar juntas
Há aqui duas operações distintas que se confundem sempre. O reembolso é o dinheiro a voltar para o cliente, e acontece no meio de pagamento. A nota de crédito é o documento fiscal, e acontece na faturação. Uma não substitui a outra.
Quando são geridas em sítios diferentes, e na maior parte dos ginásios são, o desencontro é inevitável: devolveu-se o dinheiro e ninguém emitiu a nota, ou emitiu-se a nota e o dinheiro nunca saiu. Ao fim do ano os dois números não batem certo e ninguém sabe qual está errado.
A regra é simples e vale a pena escrevê-la na parede: nunca devolvas dinheiro sem emitir o documento no mesmo gesto. É por isso que no Stryde o reembolso e a nota de crédito são a mesma ação: devolves a partir do pagamento e o documento sai com ele, em nome do teu espaço, sem acertos à mão. O mesmo vale para uma devolução na loja ao balcão.
E se ainda não tenho faturação certificada?
Se estás abaixo do limiar de faturação a partir do qual a certificação é exigida, continuas a poder devolver dinheiro e a documentar a devolução como já fazes hoje. O que este artigo descreve continua a aplicar-se no essencial, porque as regras do IVA são as mesmas, mas a mecânica da série e da comunicação à AT não.
Se estás acima do limiar, a nota de crédito é um dos documentos que tem de sair do programa certificado, com a numeração e a comunicação correspondentes. O artigo sobre SAF-T, prazos e coimas tem o calendário das obrigações.
Perguntas frequentes
Posso apagar uma fatura já emitida?
Não. Um programa de faturação certificado garante que a sequência de documentos é inalterável, e é essa inalterabilidade que a certificação protege. Para anular ou reduzir o valor emite-se uma nota de crédito, que é um documento novo a apontar para o original.
Qual é o prazo para emitir uma nota de crédito e recuperar o IVA?
Quando o imposto foi liquidado a mais, que é o caso de quase todas as devoluções, a regularização a favor do sujeito passivo é facultativa e só pode ser feita no prazo de dois anos. Quando foi liquidado a menos, a retificação é obrigatória. A assimetria está no artigo 78.º do Código do IVA.
Basta emitir a nota de crédito para regularizar o IVA?
Não basta. É também necessário ter na posse prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado do imposto. É a condição que costuma falhar em auditoria: a nota existe, o dinheiro foi devolvido, e não há registo de que o cliente foi informado.
Um sócio cancelou a inscrição online. Tenho de devolver o dinheiro?
Nos contratos celebrados à distância existe um direito de livre resolução de 14 dias, exercido por escrito e sem necessidade de justificação. Se a devolução se aplicar ao teu caso, o valor volta ao cliente e emite-se a nota de crédito correspondente. Confirma as condições do teu contrato e vê também as cláusulas que a Direção-Geral do Consumidor considera proibidas.
O reembolso e a nota de crédito são a mesma coisa?
Não. O reembolso é o dinheiro a voltar ao cliente, no meio de pagamento. A nota de crédito é o documento fiscal. Precisas dos dois, e o erro mais comum é fazer um e esquecer o outro, o que deixa a contabilidade a não bater certo no fim do ano.
Devolver dinheiro num ginásio é raro o suficiente para nunca haver um processo, e frequente o suficiente para dar sempre trabalho. O que resolve isto não é decorar o artigo 78.º, é o reembolso e a nota de crédito serem o mesmo gesto em vez de duas tarefas em dois sítios. É o que o Stryde faz com a faturação certificada ligada aos pagamentos. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Fontes
- Ordem dos Contabilistas Certificados, IVA e regularizações de faturas. Retificação obrigatória quando o imposto foi liquidado a menos e facultativa, no prazo de dois anos, quando foi liquidado a mais.
- APOTEC, IVA e regularizações do artigo 78.º. Situações abrangidas pelo artigo 78.º do CIVA: anulação e rescisão do contrato, abatimentos, devoluções de mercadoria e faturas inexatas.
- Ficha doutrinária sobre o artigo 78.º do CIVA. Necessidade de o adquirente ter tomado conhecimento da retificação ou de ter sido reembolsado do imposto, nos termos do n.º 5 do artigo 78.º, e repartição do valor entre base e imposto na nota de crédito.
- Portal das Finanças, consulta de programas de faturação certificados. Lista oficial dos programas certificados pela Autoridade Tributária, onde a nota de crédito é um dos documentos abrangidos pela numeração e comunicação.