O prazo para comunicar as faturas à AT (o SAF-T da faturação) é o dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Faturas de maio comunicam-se até 5 de junho. Quem submete pode ser o teu software, sozinho e em tempo real, ou o teu contabilista, que carrega o ficheiro à mão no Portal e-Fatura. A responsabilidade fiscal é sempre tua. Falhar o prazo é contraordenação grave, com coima de 200 € a 10 000 € (RGIT, artigo 117.º).
Neste artigo
"Isso trata o contabilista." Tratas, e ainda bem. Mas quando a coima chega, chega ao teu NIF, não ao dele. Delegar a comunicação das faturas não te tira a responsabilidade de cima. Tira-te o trabalho, não o risco. Por isso vale os cinco minutos que te vamos pedir: perceber o que é o SAF-T da faturação, qual é o prazo, quem carrega no botão e o que fazer todos os meses para dormir descansado.
Não precisas de te tornar contabilista. Precisas de saber o suficiente para fazer uma pergunta certa quando algo não bate certo. É isso que vais ter no fim.
O que é o SAF-T da faturação, sem jargão
O SAF-T da faturação é um ficheiro. Um só. O teu programa de faturação junta todas as faturas e recibos que emitiste num mês, mete tudo num ficheiro com um formato que a AT definiu, e esse ficheiro segue para a Autoridade Tributária. É assim que a AT sabe o que faturaste, sem ter de te pedir os papéis um a um.
Repara na diferença para não baralhares duas coisas. O ATCUD e o QR code vão dentro de cada fatura, no momento em que a emites (é o tema do ATCUD e QR code nas faturas do ginásio). O SAF-T é o resumo do mês inteiro, que sai depois e vai à AT. Um é por documento, o outro é por mês. São peças diferentes do mesmo sistema.
E há mais que um SAF-T. Existe o SAF-T da contabilidade, que é outra história e outro prazo. Aqui falamos só do SAF-T da faturação, o das tuas faturas de mensalidades, drop-ins e o resto. É esse que tem o prazo mensal que apanha os ginásios.
Qual é o prazo para comunicar as faturas à AT?
O prazo é o dia 5 do mês seguinte ao da emissão da fatura (Portal das Finanças). Regra simples: o que faturaste num mês, comunicas até ao dia 5 do mês a seguir.
| Faturas emitidas em | Comunicadas à AT até |
|---|---|
| Maio | 5 de junho |
| Junho | 5 de julho |
| Julho | 5 de agosto |
| Dezembro | 5 de janeiro |
Este prazo tem vindo a apertar. Já foi o dia 25, depois o dia 15, depois o dia 12, e desde 2023 é o dia 5, com a Lei n.º 12/2022 a fixá-lo aí. O caminho é claro: a AT quer os dados cada vez mais perto do tempo real. Um mês de folga já não há; hoje tens cinco dias.
Uma nota que te poupa um susto no fim do ano. Quase todos os anos, por causa das festas, o Governo dá uns dias extra para comunicar as faturas de dezembro, sem coima. É uma tolerância pontual, publicada em despacho, não uma mudança da regra. Não contes com ela como se fosse garantida: o prazo continua a ser o dia 5, e a tolerância é um favor, não um direito.
Quem submete mesmo: o software sozinho ou o contabilista à mão
Há três formas de o ficheiro chegar à AT, e a diferença entre elas decide se isto é uma dor de cabeça mensal ou uma coisa que nem dás por ela (Portal das Finanças):
- Webservice, em tempo real. O teu programa de faturação fala diretamente com a AT e comunica cada fatura no momento em que a emites, sozinho. Não há ficheiro para ninguém carregar, não há dia 5 para lembrar. É a forma moderna, e é para onde a lei está a empurrar toda a gente.
- Upload do ficheiro SAF-T no Portal e-Fatura. O software gera o ficheiro do mês, alguém o descarrega e vai ao Portal das Finanças submetê-lo à mão. Esse alguém costuma ser o teu contabilista. É aqui que o prazo do dia 5 pesa, porque depende de uma pessoa se lembrar e ter tempo.
- Inserção manual no Portal. Metes as faturas uma a uma, à mão, no site. Só faz sentido para quem emite pouquíssimos documentos. Para um ginásio com dezenas ou centenas de mensalidades por mês, nem penses.
Na prática, os ginásios dividem-se em dois grupos. Ou o software comunica sozinho por webservice, e não há nada a fazer todos os meses. Ou o software só gera o ficheiro, e o contabilista carrega-o no Portal até ao dia 5. No primeiro caso, o risco de esquecimento é quase zero. No segundo, o prazo depende de uma pessoa não se esquecer num mês cheio, e é aí que as coimas nascem.
Sabe em qual dos dois estás. É a pergunta mais útil que podes fazer ao teu contabilista esta semana: "as minhas faturas vão à AT sozinhas, ou és tu que carregas o ficheiro todos os meses?"
E se o prazo falhar? A coima, em números
Comunicar as faturas fora de prazo, ou não as comunicar, é uma contraordenação grave. A coima está no artigo 117.º, n.º 9, do RGIT e vai de 200 € a 10 000 € (RGIT, artigo 117.º). O valor concreto depende de teres agido por descuido ou de propósito, de seres pessoa singular ou empresa, e de ser a primeira vez ou repetição.
| Situação | Coima (RGIT, artigo 117.º) |
|---|---|
| Falta ou atraso na comunicação das faturas (SAF‑T) | 200 € a 10 000 € |
| Falta de entrega de outras declarações fiscais (n.º 1) | 150 € a 3 750 € |
Duas coisas a reter. Primeira: mesmo um atraso conta, não é preciso "esconder" nada para haver coima. Passou o dia 5 e o ficheiro não foi, já estás em falta. Segunda: se corrigires depressa e por tua iniciativa, a coima aplicada tende a ficar no fundo da tabela, perto dos 200 €, e não no topo. O regime prevê reduções para quem regulariza cedo. Ou seja, dar por um atraso ao dia 6 e resolvê-lo logo é muito melhor do que descobri-lo numa inspeção seis meses depois.
O que fazes com isto: não é para viveres com medo da coima, é para saberes que ela existe e que quem a paga és tu. Isso chega para justificar a verificação de cinco minutos da secção a seguir.
A tua verificação mensal de cinco minutos
Delegas a comunicação, mas a responsabilidade fica contigo. A forma de conciliar as duas coisas é simples: uma vez por mês, confirmas com os teus próprios olhos que as faturas foram. Não estás a fazer o trabalho do contabilista. Estás a fechar o teu próprio risco.
- Entra no Portal e-Fatura. Vai a faturas.portaldasfinancas.gov.pt e autentica-te com as credenciais da atividade do ginásio (ou pede acesso ao teu contabilista). É o mesmo portal, do lado de quem emite.
- Vê o mês anterior. Escolhe o mês que já fechou e olha para os documentos comunicados como emitente. As faturas que passaste devem estar todas lá, com os valores certos.
- Confirma que os totais fazem sentido. Não precisas de somar tudo ao cêntimo. Precisas de ver se o número de documentos e o valor batem, mais ou menos, com o mês que tiveste. Um mês cheio com meia dúzia de faturas comunicadas é um alarme.
- Se algo não bate, pergunta já. Uma mensagem ao contabilista: "vi o e-Fatura e faltam faturas de junho, está tudo comunicado?" Feita ao dia 6, esta pergunta resolve-se numa tarde. Feita em outubro, já é um problema com coima em cima.
Cinco minutos, uma vez por mês. É o preço de delegares com segurança em vez de delegares às cegas. E se usas um software que comunica sozinho por webservice, esta verificação é ainda mais rápida: só confirmas que o sistema esteve a funcionar, porque o envio não depende de ninguém carregar um ficheiro a tempo.
Perguntas frequentes
Qual é o prazo para comunicar as faturas à AT (SAF-T)?
O dia 5 do mês seguinte ao da emissão. As faturas de maio comunicam-se até 5 de junho, as de junho até 5 de julho, e assim por diante. O prazo foi apertando ao longo dos anos (já foi o dia 25, depois o 15, depois o 12) e desde 2023 é o dia 5, com o caminho a apontar para a comunicação em tempo real.
Se o meu contabilista trata do SAF-T, a responsabilidade é dele?
Não. Podes delegar a comunicação, mas a responsabilidade fiscal é sempre do sujeito passivo, ou seja, do ginásio. Se as faturas não forem comunicadas a tempo, a coima recai sobre ti, não sobre o contabilista. Por isso vale confirmar uma vez por mês, no Portal e-Fatura, que tudo foi comunicado.
Qual é a coima por não comunicar as faturas à AT?
É uma contraordenação grave, punida com coima de 200 € a 10 000 €, pelo artigo 117.º, n.º 9, do RGIT. O valor depende de ter sido descuido ou intenção, de seres pessoa singular ou empresa, e de ser a primeira vez. Regularizar depressa e por iniciativa própria costuma reduzir a coima aplicada.
O meu software comunica o SAF-T sozinho ou tenho de fazer alguma coisa?
Depende do software. Um programa com comunicação por webservice envia cada fatura à AT em tempo real, sem ninguém carregar nada. Outros só geram o ficheiro SAF-T, que alguém (em geral o contabilista) tem de submeter à mão no Portal até ao dia 5. Pergunta ao teu fornecedor em qual dos dois casos estás.
Como confirmo, sozinho, que as minhas faturas foram comunicadas?
Entra no Portal e-Fatura com as credenciais do ginásio, escolhe o mês já fechado e vê os documentos comunicados como emitente. Confirma que o número de faturas e os valores batem com o mês que tiveste. Se faltar alguma coisa, pergunta ao contabilista logo, não em cima de uma inspeção.
Comunicar o SAF-T da faturação é uma daquelas obrigações que ou acontece sozinha e nem pensas nela, ou depende de alguém se lembrar todos os meses até ao dia 5. Delegar tira-te o trabalho, não o risco: a coima é sempre tua. É isto que o Stryde te tira das mãos, com a faturação certificada nativa e o SAF-T a ir à AT sozinho, à medida que emites. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Para o resto do puzzle fiscal, vê se o teu ginásio é obrigado a faturação certificada em 2026 e como escolher um software de ginásio com faturação certificada.
Fontes
- Portal das Finanças, comunicação dos elementos das faturas (e-Fatura, emitentes). O prazo de comunicação é o dia 5 do mês seguinte para os documentos emitidos a partir de 1 de janeiro de 2023, por uma de três vias: webservice em tempo real, upload do ficheiro SAF-T no Portal, ou inserção manual.
- RGIT, Lei n.º 15/2001, artigo 117.º (Portal das Finanças). O n.º 9 classifica a falta de comunicação dos elementos das faturas (artigos 3.º e 3.º-A do Decreto-Lei n.º 198/2012) como contraordenação grave, com coima de 200 € a 10 000 €.
- Decreto-Lei n.º 198/2012, texto consolidado (Diário da República). Estabelece a obrigação de comunicar à AT os elementos das faturas e o respetivo prazo.
- Portal das Finanças, séries e ATCUD. Enquadra o ATCUD e o QR code, distintos do SAF-T mensal.