Software de ginásio com faturação certificada: como escolher

Muitos softwares de gestão de ginásio fazem a marcação e a app muito bem, e depois deixam-te a faturação a meio. "Isso liga-se a outro programa", dizem-te na demonstração. Parece detalhe. Não é. É a diferença entre um sistema que trata das tuas faturas e um sistema que te obriga a fazer o trabalho duas vezes, com a coima a cair do teu lado se algo correr mal.

Este guia é sobre a escolha. Não sobre se és obrigado a faturar certificado, isso está resolvido noutro sítio (vê já a seguir). Aqui vês o que um programa certificado tem de fazer, como confirmas isso em cinco minutos, o que perguntar ao fornecedor na demonstração, e a armadilha da faturação "por fora" que apanha tanta gente. No fim tens uma tabela dos softwares que um dono de ginásio em Portugal de facto pesa.

Antes de mais, e sem rodeios: o Stryde é nosso e já está disponível. Os critérios e os factos abaixo confirmam-se todos, e onde a concorrência é mais forte do que nós, dizemos. Escolhes com os olhos abertos, não com a nossa conversa.

A obrigação, em três frases (e onde ler o resto)

Em Portugal, usar um programa de faturação certificado pela AT é obrigatório se tiveste volume de negócios acima de 50 000 € no ano anterior, se já usas software de faturação, ou se tens contabilidade organizada. Basta um destes (Vendus). Usar um programa não certificado quando és obrigado dá coima de 1 500 € a 18 750 €.

Quem é obrigado, os limites ao pormenor e as coimas do RGIT ficam no guia dedicado: faturação certificada em ginásios, quem é obrigado em 2026. Aqui damos por assente que faturas certificado (ou vais faturar) e tratamos só de uma coisa: como escolher o software que faz isso bem.

O que um programa certificado tem mesmo de fazer

"Faturação certificada" não é um autocolante. É um conjunto de coisas concretas que o programa emite, e que tu podes ver e verificar. São quatro. Se um software não faz as quatro por dentro, não é uma opção para quem é obrigado, por mais bonita que seja a app.

• ATCUD. É o código único que aparece em cada documento, ligado a uma série que foi comunicada à AT antes de ser usada. Sem série comunicada, não há ATCUD válido.
• QR code. Vai em cada fatura e recibo. Por lei, o QR code só é exigido nos documentos de software certificado, por isso a sua presença é, por si só, um sinal.
• Ficheiro SAF-T. O programa gera o ficheiro que comunica a tua faturação à AT. A comunicação faz-se até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão (Portal das Finanças). Um bom software dá-te esse ficheiro pronto para o teu contabilista, ou envia-o sozinho.
• Comunicação à AT. As séries e os documentos chegam à Autoridade Tributária como a lei manda. É isto que fecha o círculo: o documento existe, tem código, e a AT sabe dele.

A base legal disto é o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e a Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, que define como o ATCUD é montado (Portal das Finanças). Não precisas de decorar os diplomas. Precisas de saber que estas quatro peças ou estão lá, ou não estão. E de confirmar qual dos dois casos é o teu, antes de assinar.

Como confirmas em cinco minutos, sem acreditar em ninguém

A parte boa é que não tens de acreditar na palavra do vendedor. A AT tem uma lista pública, e tu podes conferir sozinho. São três passos.

1. Abre a lista oficial da AT. Vai à consulta de programas certificados da AT e procura o nome do software (ou da empresa que o faz). Se está certificado, aparece ali. Se não aparece, não está certificado, por muito que o site do fornecedor sugira o contrário.
2. Pede o número de certificado por escrito. Um programa certificado tem um número, no formato "n.º XXXX/AT". Esse número aparece no rodapé de cada fatura que emite. Pede-o ao fornecedor num email antes de decidir. Quem tem, responde em minutos. Quem hesita, está a dizer-te alguma coisa.
3. Pede uma fatura de exemplo. Uma fatura real emitida pelo sistema, não um mockup. Confirma que traz ATCUD, QR code e a menção do software certificado no rodapé. Vês tudo num documento só.

Estes três passos poupam-te a conversa toda. Se o software passa nos três, a faturação está tratada. Se falha num, sabes exatamente onde carregar na demonstração.

A armadilha da faturação "opcional" ou "por fora"

Aqui é onde muito dono de ginásio se engana, e o engano custa dinheiro e horas. Muitos sistemas de gestão fazem tudo bem menos faturar: tratam as marcações, a app, as mensalidades, e depois "ligam-se" a um programa de faturação à parte. A faturação, dizem, é "opcional" ou faz-se "por fora". Traduzido: vais ter dois sistemas.

O que isto te custa na prática:

• Trabalho a dobrar. Uma marcação e o seu pagamento ficam num sistema. A fatura desse pagamento fica noutro. Tens de passar a informação de um para o outro, à mão ou por uma ligação que às vezes falha. O que devia ser um registo passam a ser dois.
• Duas subscrições. Pagas o software de gestão e pagas o programa de faturação. A Regybox, por exemplo, faz a faturação certificada através de uma ligação ao Vendus, que exige o plano Pro do Vendus à parte (Vendus). Não é mau, funciona, mas é uma segunda conta e um segundo custo.
• O risco fica contigo. Se a ligação falha, se uma fatura não é comunicada, se o SAF-T sai com erros, a coima cai no teu NIF, não no do fornecedor. "Faturação opcional" quer dizer, na prática, "a responsabilidade é toda tua".

Não é que faturar por fora seja ilegal. Não é. Muita gente trabalha assim e cumpre. Mas é o desenho de mercado que tens de perceber antes de escolher: a maior parte das ferramentas que um dono de ginásio pesa não é all-in-one. A gestão, a app e a faturação certificada vivem em programas separados, e quem escolhe essas paga uma segunda mensalidade e faz o trabalho a dobrar. Quando a faturação vive dentro do mesmo sistema onde já tratas das mensalidades, a fatura sai sozinha quando o pagamento entra, e é um registo só. Menos peças, menos pontos de falha, uma conta só.

As perguntas para levar à demonstração

Leva estas cinco à demonstração, escritas, e não saias sem respostas claras. São as que separam um software que resolve a faturação de um que a empurra para o teu colo.

1. "Qual é o vosso número de certificado da AT?" Se a faturação é feita por dentro, há um número. Se te dizem que "usam o programa X", a faturação não é vossa, é do X, e o custo e a gestão do X são teus.
2. "A fatura é emitida sozinha quando o pagamento entra, ou tenho de a passar para outro lado?" Um registo só contra dois. É esta a pergunta que revela a armadilha da secção acima.
3. "O SAF-T sai daqui pronto para o meu contabilista?" Queres o ficheiro à mão, todos os meses, sem trabalho. Se tens de o ir buscar a outro programa, voltámos aos dois sistemas.
4. "O que é que fica de fora do plano base?" A faturação certificada é módulo à parte em muitos sistemas, com preço próprio. Confirma se o valor que te dizem já a inclui, ou se é extra.
5. "Emitem notas de crédito e faço a gestão de séries aqui dentro?" Vais precisar de estornar e corrigir. Se isso obriga a sair do sistema, a faturação não está mesmo resolvida.

Se o fornecedor responde às cinco sem rodeios, a faturação está tratada. Se empata em duas ou três, já sabes onde vais ter trabalho depois.

Os softwares, lado a lado

O que interessa aqui é uma coisa só: como cada um trata a faturação certificada. Não a app, não as competições, isso está nos guias por vertente. "Sem dados públicos" quer dizer que o fornecedor não põe o valor à frente e tens de o pedir. Os factos vêm dos sites de cada um.

Uma nota por cada um, para não ficares só com a linha da tabela:

• InnuxFit. É a portuguesa mais forte na parte fiscal. Plataforma aprovada pela AT, com a faturação certificada e o SAF-T no centro, e, ao contrário de quase toda a concorrência, com os preços na página: plano gratuito, Start a 42,75 €/mês e Pro a 63,96 €/mês, todos com o certificado da AT incluído (InnuxFit, Planos). Se a faturação certificada com preço claro é o que te importa, começa por aqui.
• Regybox. Faz a faturação certificada, mas através da ligação ao Vendus, que pede o plano Pro do Vendus à parte (Vendus). Ou seja, é um segundo sistema e um segundo custo. Se a AT te obriga a certificado, pede o número de certificado por escrito e confirma o que fica dentro e o que fica no Vendus.
• AimHarder. App espanhola muito boa para boxes, mas não está feita para a parte fiscal portuguesa: em lado nenhum encontrámos faturação certificada pela AT, ATCUD, QR code ou SAF-T (AimHarder). Para uma box portuguesa obrigada a certificado, isto quer dizer faturar por fora, com o trabalho e o risco que isso traz.
• Stryde. O que o distingue na faturação é uma coisa: ATCUD, QR code, SAF-T e comunicação à AT dentro do mesmo sistema onde tratas marcações e mensalidades, sem faturar por fora. É all-in-one, tudo num só sítio: a gestão, a app com a marca do ginásio e a faturação certificada nativa não são três programas com três contas, são um. A fatura sai quando o pagamento entra. A InnuxFit é a portuguesa com mais histórico na parte fiscal e, se é isso que pesa mais para ti hoje, resolve-te já. Se queres faturação e gestão no mesmo sítio, sem um segundo programa por cima, marca uma demo.

Fica com o essencial: se és obrigado a faturação certificada, corta já qualquer opção que não a faça por dentro, por muito boa que seja no resto. E confirma sempre na lista da AT antes de assinar, não na palavra de quem te vende.

Perguntas frequentes

Para o resto da escolha, vê o melhor software de gestão de ginásio em Portugal e quanto custa um software de gestão de ginásio.

Fontes

• Portal das Finanças: Lista de programas certificados pela AT
• Portal das Finanças: ATCUD, séries e âmbito de aplicação (DL 28/2019, Portaria 195/2020)
• Vendus: Software de faturação certificado, obrigatório para quem?
• Vendus: Regibox e a gestão da box de CrossFit (integração de faturação)
• InnuxFit: Planos de preços
• InnuxFit: Página inicial (aprovado pela AT)
• AimHarder: Software para boxes