Regime simplificado ou contabilidade organizada no ginásio?

O teu contabilista pergunta-te "queres ficar no simplificado ou passar para contabilidade organizada?" e tu ficas sem saber o que responder. Faz sentido. É uma escolha fiscal que parece igual em qualquer negócio, mas não é: num ginásio, com renda alta, máquinas caras e pessoal, a conta pende de um lado muito claro. Este guia é sobre esse lado, aplicado à economia de um ginásio, não a conselhos genéricos de freelancer.

Antes de tudo, uma coisa que decide metade dos casos sozinha: a forma jurídica. Se o ginásio é uma sociedade (o típico "Lda" ao fim do nome), não escolhes nada. A contabilidade organizada é obrigatória por lei, e podes saltar direto para a secção sobre isso. A escolha só existe para quem tem o ginásio em nome individual, como empresário em nome individual. É para esse que os próximos números contam. E é sempre com o contabilista que fechas a decisão: aqui damos-te a lógica, não a assinatura.

Primeiro: o que muda entre os dois regimes?

São duas formas de o Estado saber quanto do que faturas é lucro, e por isso quanto imposto pagas.

No regime simplificado, ninguém olha para as tuas despesas uma a uma. A lei presume o teu lucro: pega no que faturaste e aplica-lhe um coeficiente. Para as prestações de serviços de um ginásio, esse coeficiente é 0,35 (artigo 31.º do CIRS). Traduzido: a AT assume que 35% do que faturas é lucro e os outros 65% são custos, sem te pedir uma única fatura para o provar. Simples de gerir, sim. Justo, só se os teus custos reais forem mesmo à volta desses 65%.

Na contabilidade organizada, é o contrário. Contas tudo o que faturas, contas tudo o que gastas com fatura, e pagas imposto sobre a diferença, o lucro real. Dá mais trabalho e obriga a contabilista certificado, mas tributa o que ganhaste de verdade, não uma presunção.

A pergunta que resolve a escolha é uma só: os custos reais do teu ginásio ficam abaixo ou acima de 65% da tua faturação? É à volta dessa linha que tudo se decide, e num ginásio ela cai quase sempre para o mesmo lado.

O coeficiente 0,35: é este número que muda tudo

Vale a pena parar neste 0,35, porque é onde a maioria das pessoas se engana com o ginásio.

Há vários coeficientes conforme a atividade. As vendas de mercadorias e a restauração têm 0,15. As profissões liberais da lista do artigo 151.º do CIRS (médicos, advogados, engenheiros e afins) têm 0,75. E há o 0,35 para as "restantes prestações de serviços", as de carácter empresarial que não cabem nas outras caixas (artigo 31.º do CIRS).

Um ginásio cai no 0,35. Não é restauração nem hotelaria, por isso o 0,15 não é para ti, por muito que dê jeito. E não é uma profissão liberal da lista do 151.º: explorar um ginásio, vender acesso a um espaço com máquinas e aulas, é uma prestação de serviços de carácter empresarial. A Ordem dos Contabilistas Certificados diz isto mesmo para a atividade de ginásio: sendo um serviço de carácter empresarial, aplica-se o coeficiente de 0,35 (OCC, rendimentos empresariais e profissionais).

Um aviso, porque isto apanha muita gente: o coeficiente não se decide pelo CAE, decide-se pela natureza do rendimento. Um personal trainer em nome individual, sem espaço próprio, pode até discutir se cai no 0,75. Mas um ginásio, um espaço com renda, equipamento e pessoal, é serviço empresarial, e é o 0,35 que conta. Na dúvida sobre o teu caso concreto, o contabilista pode pedir uma informação vinculativa à AT. Para o que interessa aqui, fixa isto: 0,35 quer dizer que o regime simplificado assume 65% de custos por ti.

Porque é que a economia de um ginásio parte a lógica do simplificado

O regime simplificado é um bom negócio para quem tem custos baixos. Um tradutor, um consultor, um programador em casa: faturam muito, gastam pouco, e uma presunção de 65% de custos é generosa, tributa-os como se gastassem mais do que gastam. Ficam a ganhar.

Um ginásio é o oposto disto, e é aqui que a lógica se parte. Um ginásio é um negócio de custos fixos pesados:

• A renda. Um ginásio vive de área, e a renda sai igual todos os meses, cheio ou vazio. É das maiores linhas da conta.
• O equipamento. Máquinas de cardio, pesos, aparelhos. Custam à cabeça e continuam a custar em manutenção e substituição.
• O staff. Na maioria dos ginásios é a maior fatia de todas, com a TSU patronal e os subsídios por cima do salário. Como pagas os treinadores, a contrato ou a recibos verdes, muda o custo e o risco, e o guia dos treinadores a recibos verdes ou com contrato trata disso.

Junta energia, água, seguros, software, limpeza e contabilista, e os custos reais de manter um ginásio aberto passam quase sempre os 65% da faturação que o simplificado presume. Quando isso acontece, o simplificado tributa-te sobre um lucro que não tiveste. Pagas imposto sobre 35% da faturação quando o teu lucro real é mais baixo, às vezes muito mais baixo. Quanto é a conta ao certo, linha a linha, está no guia de quanto custa manter um ginásio aberto por mês. O que interessa reter é a direção: num ginásio a sério, os custos reais são altos, e a contabilidade organizada é que os deixa entrar na conta do imposto.

O mesmo estúdio nos dois regimes: a conta lado a lado

Nada mostra isto melhor do que números. Toma um estúdio em nome individual que fatura 80 000 € por ano e cujos custos reais, com fatura, somam 60 000 € por ano (renda, um funcionário, equipamento, energia, seguros, software, contabilista). É um estúdio pequeno mas real, dentro do limite do simplificado. As bandas destes custos vêm do guia de custos mensais linkado acima.

Exemplo ilustrativo, com o coeficiente 0,35 do artigo 31.º do CIRS. Simplifica os detalhes (dedução de contribuições, IVA, escalões de IRS) para mostrar a mecânica; a conta fina é com o contabilista.

Repara no fundo da tabela. O simplificado tributa-te 28 000 €, porque presume que só gastaste 52 000 €. A verdade é que gastaste 60 000 €, e a contabilidade organizada tributa-te sobre os 20 000 € que sobraram de facto. São 8 000 € de rendimento tributável a menos todos os anos, só porque os teus custos reais passaram os 65% que o coeficiente assumia. Nos escalões de IRS, isso é dinheiro a sério que fica no teu bolso em vez de ir para imposto.

Vira a conta ao contrário e vês quando o simplificado ganha. Se o mesmo estúdio faturasse 80 000 € mas gastasse só 40 000 € reais (custos baixos, sem funcionário, espaço barato), a contabilidade organizada tributaria 40 000 € e o simplificado continuaria nos 28 000 €. Aí o simplificado é que fica mais barato. Tudo depende da linha dos 65%.

Quando é que o regime simplificado ainda ganha?

Não é nunca. Há um perfil claro em que o simplificado é a escolha certa, e vale a pena reconhecê-lo para não passares a organizada só por hábito:

• O micro estúdio de custos baixos. Um espaço pequeno, renda baixa, sem funcionários, pouco equipamento. Se os teus custos reais ficam abaixo de 65% da faturação, o simplificado tributa-te sobre menos do que ganhaste. Ganhas tu.
• O personal trainer em nome individual. Quem treina clientes sem espaço próprio, ou num espaço alugado à hora, tem custos baixíssimos. É o caso-tipo do simplificado, e muitas vezes nem chega perto do limite de faturação.
• Quem está a começar e ainda fatura pouco. Nos primeiros meses, com poucos sócios e custos ainda por estabilizar, a simplicidade do regime simplificado compensa a papelada que a organizada exige. Revês a decisão quando o negócio assentar.

O fio condutor é sempre o mesmo: custos reais abaixo de 65% da faturação, fica no simplificado; acima, a organizada paga menos. Um ginásio a sério, com sala, máquinas e equipa, quase sempre está acima. Um estúdio enxuto de uma pessoa, quase sempre abaixo.

E se o ginásio é uma empresa? Aí não há escolha

Aqui a conversa acaba antes de começar. Tudo o que está acima, coeficientes, o simplificado, a linha dos 65%, é do IRS e vale só para quem tem o negócio em nome individual. A maior parte dos ginásios com alguma dimensão não é isso: são sociedades, quase sempre uma sociedade por quotas, a tal Lda ou Unipessoal Lda.

Uma sociedade paga IRC, não IRS, e é obrigada a ter contabilidade organizada (artigo 17.º do Código do IRC). O regime simplificado da categoria B, o dos coeficientes, é só para pessoas singulares; a uma Lda não se aplica. Se abriste o ginásio como sociedade, a contabilidade organizada não é uma opção que ponderas, é uma obrigação que já tens.

Há um pormenor que confunde: existe também um regime simplificado próprio do IRC (artigo 86.º-A do CIRC), com limite de faturação de 200 000 €. É outra coisa, com regras próprias, e mesmo esse presume custos por coeficientes, o que traz de volta o mesmo problema para um ginásio de custos altos. Poucas sociedades o usam. Se és uma Lda, é conversa a ter com o contabilista, mas a regra de base mantém-se: sociedade quer dizer contabilidade organizada.

E há uma consequência que muita gente não liga a esta escolha. A contabilidade organizada, seja por obrigação seja por opção, obriga-te a faturação certificada. É uma das condições do Decreto-Lei n.º 28/2019: quem tem contabilidade organizada é obrigado a emitir com programa certificado pela AT, mesmo abaixo do limite de volume de negócios. Ou seja, no minuto em que passas a organizada, ganhas de brinde a obrigação do software certificado. Quem é obrigado e o que isso exige está no guia de faturação certificada para ginásios em 2026.

Como se muda de regime, e até quando

Se as contas acima te dizem que estás no regime errado, mudar tem prazos, e falhá-los custa-te um ano inteiro no regime que não querias.

• Quando abres. Escolhes o regime na declaração de início de atividade, no momento em que registas o ginásio nas Finanças. Se não disseres nada e a tua faturação prevista ficar abaixo dos 200 000 €, cais por defeito no simplificado.
• Depois de aberto. Para trocar, entregas uma declaração de alterações até ao fim do mês de março do ano em que queres que a mudança valha (artigo 28.º do CIRS). Depois de março, já é para o ano seguinte. É o prazo que mais gente falha por deixar para depois.
• Quando passas o limite. O simplificado deixa de te servir se ultrapassares os 200 000 € de faturação em dois anos seguidos, ou num único ano em mais de 25% (artigo 28.º do CIRS). Aí passas a organizada de forma automática, quer queiras quer não.

Já não há período mínimo de permanência: ficas no regime que escolheste até fazeres nova opção. O passo prático é um só: marca março no calendário e leva a decisão ao contabilista com um mês de antecedência, com os teus números de custos à frente. Ele fecha a escolha; tu já sabes para que lado ela pende.

Perguntas frequentes

Escolher entre regime simplificado e contabilidade organizada num ginásio resume-se a uma linha: os teus custos reais passam dos 65% da faturação ou não? Num ginásio com renda, máquinas e equipa, quase sempre passam, e a organizada paga menos. A escolha é sempre fechada com o teu contabilista, mas metade do trabalho dela é juntar e organizar os números todos os meses. É isso que o Stryde te tira das mãos, com as mensalidades, as faturas certificadas e as despesas num só sítio. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• Artigo 28.º do Código do IRS (Portal das Finanças). Limite de 200 000 € de rendimento anual ilíquido para o regime simplificado; opção pela contabilidade organizada; cessação quando o limite é ultrapassado em dois períodos consecutivos ou num só em mais de 25%; opção na declaração de início ou por alterações até ao fim de março.
• Artigo 31.º do Código do IRS (Portal das Finanças). Coeficientes do regime simplificado: 0,15 para vendas e restauração/hotelaria, 0,75 para as atividades do artigo 151.º, 0,35 para as restantes prestações de serviços.
• OCC, IRS: rendimentos empresariais e profissionais. A atividade de ginásio, sendo prestação de serviços de carácter empresarial, aplica o coeficiente 0,35; a classificação atende à natureza do rendimento, não ao CAE.
• Artigo 17.º do Código do IRC (Portal das Finanças). As sociedades apuram o lucro tributável com base na contabilidade organizada.
• Artigo 86.º-A do Código do IRC (Portal das Finanças). Regime simplificado próprio do IRC, com limite de 200 000 € de rendimento e apuramento por coeficientes.
• Decreto-Lei n.º 28/2019, texto consolidado (Diário da República). A contabilidade organizada é uma das condições que obriga ao uso de programa de faturação certificado pela AT.