Grátis a sério existe, mas em pouco: uma folha de cálculo, os planos gratuitos internacionais (limitados e em inglês) e, em Portugal, os 90 dias da InnuxFit (até 50 sócios). Serve para arrancar, com poucos sócios e a faturação tratada à parte. Parte quando cresces: nenhum grátis te dá faturação certificada pela AT nem débitos diretos SEPA. E usar software de faturação, mesmo grátis, já te obriga a que ele seja certificado.
Neste artigo
"Há algum software de gestão de ginásio grátis que preste?" É uma pergunta honesta, sobretudo quando estás a abrir e cada euro conta. A resposta também tem de ser honesta: sim, há coisas grátis, e algumas até dão jeito no início. Mas o grátis tem um sítio onde parte, e em Portugal esse sítio chega mais cedo do que lá fora. Vale a pena saber onde, antes de montares o teu ginásio à volta de uma ferramenta que vais ter de trocar dentro de meia dúzia de meses.
Uma nota de casa, porque interessa que saibas de onde vem isto: o Stryde é nosso e já está disponível. Os factos aqui em baixo têm todos a fonte ao lado, e podes confirmá-los.
Afinal, o que é que existe mesmo grátis?
Grátis de verdade, sem letras pequenas escondidas, resume-se a três coisas. Nenhuma delas é um software de gestão completo e para sempre.
- A folha de cálculo. Excel ou Google Sheets. É o grátis de verdade que quase toda a gente usa a começar: uma lista de sócios, as datas de pagamento, umas fórmulas. Não te custa nada e faz mais do que parece.
- Os planos gratuitos internacionais. Algumas plataformas de fora têm um escalão grátis, sempre limitado: um teto baixo de sócios, sem app própria, muitas vezes sem processar pagamentos. Estão em inglês e pensados para outro mercado (categoria de software grátis, G2).
- O grátis português, que é um teste. Em Portugal, o que aparece como "grátis" é quase sempre um período de demonstração. A InnuxFit dá-te o plano gratuito até 50 sócios durante 90 dias, com acesso a tudo e o certificado da AT incluído (planos InnuxFit). Ao fim dos 90 dias, passas a pagar. É um teste bem feito, não um plano para viver nele (FAQ InnuxFit).
Repara na diferença. A folha de cálculo é grátis para sempre, mas não faz gestão nenhuma sozinha. Os planos grátis estrangeiros são para sempre, mas limitados e fora do nosso mercado. E o grátis português é completo, mas só por uns meses. Não há, hoje, em Portugal, um software de gestão de ginásio completo e grátis para sempre. Quem to prometer, está a chamar "grátis" a um teste.
Para quem é que o grátis chega mesmo?
O grátis não é uma armadilha. Há um ginásio para quem faz todo o sentido, e convém dizê-lo com clareza em vez de empurrar toda a gente para uma mensalidade. O grátis serve-te se te reveres nisto:
- Estás a arrancar. Abriste há pouco, ou ainda nem abriste, e queres testar a ideia antes de meter dinheiro em ferramentas.
- Tens poucos sócios. Abaixo de 30 ou 40 nomes, uma folha de cálculo bem feita dá conta do recado. O caos ainda não chegou.
- A faturação está resolvida por fora. Emites os recibos verdes ou passas as faturas noutro programa, e o "software" só te serve para teres a lista de sócios organizada.
Se é este o teu caso, não tenhas pressa de pagar. Uma folha de cálculo, ou os 90 dias da InnuxFit para experimentares como é ter tudo num sítio, chegam-te para já. Paga quando o grátis começar a doer, não antes. E ele vai começar a doer: a próxima secção é sobre isso.
Onde é que o grátis parte, e porquê
O grátis não parte por acaso. Parte em três pontos concretos, e todos eles chegam quando o teu ginásio começa a crescer. É a mesma história de sempre: a ferramenta que te serviu com 20 sócios passa a atrapalhar com 100.
Primeiro, o teto de sócios. Os planos grátis contam sócios, e o teto é baixo de propósito. Passas o limite, tens de pagar. A folha de cálculo não tem teto, mas tem o outro problema: com 80 ou 100 nomes, controlar pagamentos e renovações à mão passa a ser um trabalho a sério, e os erros começam a fugir.
Segundo, e este é o que apanha toda a gente em Portugal: a faturação certificada. Nenhuma ferramenta grátis para sempre te dá faturação certificada pela AT. E a lei portuguesa é clara sobre quando isso deixa de ser opcional. O Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga-te a usar um programa de faturação certificado quando cumpres pelo menos uma destas condições: volume de negócios acima de 50 000 € no ano anterior, contabilidade organizada, ou já usares software de faturação. Basta uma; a AT esclareceu-o no Ofício-Circulado n.º 30213/2019. Um ginásio com a sala a encher chega aos 50 000 € depressa: 80 sócios a 55 €/mês já lá estão. A partir daí, faturar por fora de um programa certificado dá coima de 1 500 € a 18 750 € (RGIT, artigo 128.º).
Terceiro, os débitos diretos SEPA. É a diferença entre andar atrás de quem não pagou e a mensalidade entrar sozinha todos os meses. Nenhum grátis to dá. É das primeiras coisas que passas a querer quando tens sócios que cheguem.
O grátis que sai caro: o all-in-one ao contrário
Há uma armadilha no grátis que quase ninguém vê a tempo, e é o oposto de juntar tudo num sítio. Um software de gestão grátis que não fatura certificado obriga-te a fazer as faturas noutro lado. Ou seja: ficas com a gestão num programa e a faturação noutro, a passar dados de um para o outro à mão, com dois sítios para manter e dois sítios onde algo pode falhar.
É o all-in-one ao contrário. Em vez de tudo num só sítio, ficas com o trabalho a dobrar, só que sem pagar a segunda ferramenta, porque a fazes tu, com o teu tempo. E o teu tempo não é grátis. É por isto que a conta certa nunca é "quanto custa o software", mas "quanto me custa manter isto tudo a funcionar", contando as horas que passas a ligar uma coisa à outra.
A maior parte do mercado, aliás, funciona assim mesmo quando pagas: a gestão, a app e a faturação certificada vivem em programas separados, com uma segunda mensalidade e o trabalho a dobrar. A InnuxFit é das poucas que inclui o certificado da AT já no plano de entrada (InnuxFit). O Stryde é a exceção que junta a gestão, a app com a marca do teu ginásio e a faturação certificada nativa num só sítio, sem um segundo programa por cima. É a pergunta certa a fazer a qualquer fornecedor: a faturação certificada vem de fábrica, ou faço-a por fora?
Grátis ou pago: a conta que resolve a decisão
Posto lado a lado, fica simples. O grátis ganha enquanto és pequeno e a faturação está resolvida à parte. O pago ganha no minuto em que a lei, o número de sócios ou a cobrança à mão te começam a pesar.
| Situação | O que te serve | Veredicto |
|---|---|---|
| A arrancar, menos de 30 sócios, sem faturação própria | Folha de cálculo ou teste grátis | Grátis chega |
| A crescer, 30 a 80 sócios, faturas por fora | Teste grátis a acabar, a pesar decisão | Grátis a rachar |
| Passaste os 50 000 € ou tens contabilidade organizada | Software com faturação certificada | Pago, é obrigação |
| Queres mensalidades a entrar sozinhas por SEPA | Software com débitos diretos | Pago, sem volta |
| Queres tudo (gestão, app, faturação) num só sítio | All‑in‑one com certificado nativo | Pago, sem segundo programa |
A conta do "upgrade" é mais amiga do que parece. Em Portugal, o único preço público é o da InnuxFit: o plano Start fica em 42,75 €/mês (200 sócios, com o certificado da AT incluído) (InnuxFit). Guarda uma coisa sobre esse "desde 42,75 €/mês": é o escalão de entrada, o mais barato, e raramente é a conta final. Confirma sempre o que fica de fora e a que preço sobe. Se quiseres o tema a fundo, escrevemos sobre quanto custa um software de gestão de ginásio.
O que interessa é isto: comparar o grátis com o pago pela etiqueta engana. O grátis que te obriga a faturar por fora tem um custo escondido, o teu tempo e o risco da coima; o pago com faturação incluída poupa-te essa segunda conta. A pergunta não é "quanto poupo em software", é "o que é que o grátis me está a custar por baixo".
Perguntas frequentes
Existe mesmo software de gestão de ginásio grátis para sempre em Portugal?
Completo e para sempre, não. O que aparece como "grátis" cá é quase sempre um teste: a InnuxFit dá 90 dias até 50 sócios e depois passas a pagar (InnuxFit). Grátis para sempre, só uma folha de cálculo ou planos internacionais limitados, sem faturação certificada portuguesa.
Um software grátis chega para o meu ginásio?
Chega se estás a arrancar, tens menos de 30 ou 40 sócios e resolves a faturação por fora. Deixa de chegar quando passas o teto de sócios, quando a lei te obriga a faturação certificada, ou quando queres mensalidades a entrar sozinhas por SEPA. Paga quando o grátis começar a doer.
O software grátis passa faturas certificadas pela AT?
Não. Nenhuma ferramenta grátis para sempre inclui faturação certificada portuguesa. E atenção: usar software de faturação, mesmo um grátis, já te obriga por lei a que ele seja certificado (DL 28/2019). Faturar por fora de um programa certificado, sendo obrigado, dá coima de 1 500 € a 18 750 €.
Uma folha de cálculo é suficiente para gerir um ginásio pequeno?
Para 20 ou 30 sócios, com paciência, é. Tens a lista, as datas e umas fórmulas, e não te custa nada. O problema chega ao crescer: controlar pagamentos, renovações e faltas à mão passa a ser trabalho a sério, e os erros começam a fugir. É o sinal de que está na hora de trocar.
Vale mais a pena um plano grátis internacional ou um pago português?
Para um ginásio em Portugal, o pago português, quase sempre. Os planos grátis estrangeiros são limitados, estão em inglês e não fazem faturação certificada pela AT nem débitos diretos SEPA. Andas a poupar na mensalidade e a criar dois problemas maiores: a compliance fiscal e a cobrança.
O grátis tem o seu lugar: a arrancar, com poucos sócios e a faturação resolvida por fora. O que ele nunca te dá é a faturação certificada que a AT exige, os débitos diretos e tudo num só sítio, e é aí que o teu ginásio a crescer bate primeiro. É isto que o Stryde te tira das mãos, sem um segundo programa por cima. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.
Fontes
- InnuxFit, planos de preços. Único fornecedor português com preços públicos: plano gratuito até 50 sócios durante 90 dias, Start 42,75 €/mês, Pro 63,96 €/mês, certificado da AT incluído em todos.
- InnuxFit, FAQ. Confirma que o plano gratuito é um período de demonstração de 90 dias, não um plano permanente.
- Decreto-Lei n.º 28/2019, texto consolidado (Diário da República). O artigo 4.º obriga a usar programa de faturação certificado quando se verifica uma de três condições (volume acima de 50 000 €, contabilidade organizada, ou uso de software de faturação); a AT confirmou no Ofício-Circulado n.º 30213/2019 que basta uma.
- RGIT, Lei n.º 15/2001, artigo 128.º (PGDL). Coima de 1 500 € a 18 750 € pela falta de uso de programa certificado quando obrigatório.
- Lista oficial de programas certificados da AT. Onde confirmar se um software está certificado.
- G2, categoria de software de gestão de ginásio grátis. Lista dos planos grátis internacionais, todos limitados e em inglês.
- Gymdesk. Exemplo de plataforma internacional com teste grátis e sem faturação certificada portuguesa.