Despesas do ginásio: registar recibos sem Excel

Chega o dia 3 do mês e a pergunta é sempre a mesma: quanto é que o ginásio gastou? A resposta honesta, na maior parte dos ginásios, é "não sei ainda". Os recibos estão num envelope atrás do balcão, a renda e o seguro estão na cabeça do dono, e o número só aparece semanas depois, quando o contabilista fecha o mês.

O problema não é a contabilidade. Essa é dele e continua a ser. O problema é que tu, dono, ficas sem saber a tua própria situação durante seis semanas, e é nessas seis semanas que decides se aumentas a mensalidade, se contratas mais uma hora de limpeza ou se compras o rack novo.

O fim do mês que te apanha sempre

Quase toda a gente faz isto da mesma maneira. Os recibos vão para uma gaveta, uma vez por mês vão para o contabilista, e o extrato bancário serve de verdade provisória. Funciona para cumprir a lei. Não funciona para gerir.

Falha em três sítios, sempre nos mesmos:

• O atraso. Só sabes o que gastaste em setembro em meados de outubro, quando já não podes mexer em setembro.
• Os fixos são invisíveis. A renda, o seguro e o software não geram um recibo que tu apanhes na gaveta. Saem por débito direto e desaparecem do teu radar, apesar de serem a maior fatia do que gastas.
• O extrato não é uma resposta. Uma linha de 380 € não te diz se foi equipamento, manutenção ou consumíveis. Sem categoria, não vês onde é que o dinheiro se vai.

Se ainda não puseste os custos todos em cima da mesa, começa por aí: quanto custa manter um ginásio aberto por mês mostra as rubricas típicas de um espaço em Portugal, com bandas de valores. Depois disso, o que falta é uma rotina de registo que não te consuma o mês.

Custos fixos e despesas variáveis: a divisão que te poupa o mês

Toda a poupança de trabalho está nesta divisão, e ela é mais simples do que parece.

Um custo fixo é o que se repete todos os meses com o mesmo valor, ou muito perto dele: a renda, os seguros, o software, o contabilista, os salários. Se o lançares mês a mês, estás a escrever a mesma coisa doze vezes por ano, e mais tarde ou mais cedo alguém se esquece.

Uma despesa variável é o que acontece quando acontece: os halteres novos, a reparação da passadeira, os produtos de limpeza, os anúncios de janeiro. Essa tem mesmo de ser registada uma a uma, porque nenhum sistema adivinha o que compraste.

Na prática, a maior parte do que um ginásio gasta cai do lado fixo, e é por isso que este é o lado que se automatiza primeiro.

As categorias da tabela são as que escolhes no formulário ao registar uma despesa. Ter sempre a mesma lista é o que te deixa, meses depois, ver quanto foi para manutenção sem somar linhas à mão.

Os custos fixos: configuras uma vez, entram todos os meses

Esta é a parte que muda o teu mês. Em vez de lançares a renda em janeiro, em fevereiro, em março, descreves a renda uma vez e ela passa a aparecer sozinha.

Na Stryde, isso vive no separador Custos fixos do ecrã Despesas. Carregas em "Adicionar custo fixo" e preenches: o nome, o valor mensal, o IVA incluído, a categoria, o método de pagamento, o dia do mês em que sai, o fornecedor e, se quiseres, o NIF dele. O dia vai até 28, de propósito, para o custo cair no mesmo dia em fevereiro e em julho.

A partir daí, cada mês que abres o ecrã Despesas já tem a renda, o seguro e o software lá dentro, com uma etiqueta "Por confirmar" e um aviso no topo do género "3 custos fixos entraram por confirmar". Esse "por confirmar" é deliberado e é a parte honesta da coisa: o valor que entrou é o que configuraste, não o que veio na fatura deste mês. A luz de agosto não é a luz de fevereiro. Quando tiveres a fatura à frente, corriges o valor e confirmas, ou confirmas todos de uma vez se estiverem certos.

Quando um custo fixo acaba, por exemplo o seguro que mudaste de companhia, carregas em "Terminar". Deixa de entrar a partir do mês seguinte e os meses já registados ficam exatamente como estavam, porque o histórico de um ano atrás tem de continuar a bater certo.

Os recibos: fotografar em vez de guardar na gaveta

Fica a outra metade, a variável. Aqui não há automatismo possível, porque ninguém sabe o que compraste. O que há é reduzir o registo a trinta segundos, para acontecer quando sais da loja em vez de ficar para "logo à noite".

São dois caminhos, ambos no botão "Registar despesa":

• À mão. Fornecedor, data, valor total, IVA incluído, categoria, método de pagamento. Se quiseres detalhar o que vinha no recibo, há uma lista de itens opcional, com quantidade e preço unitário.
• Fotografar o recibo. Tiras a fotografia, ou carregas o PDF, e a app propõe o fornecedor, o NIF, a data, o valor, o IVA e a categoria já preenchidos.

Sobre a fotografia, uma linha que não deve ser lida de outra maneira: confirmas sempre antes de guardar. A leitura preenche o formulário e nada mais; nenhum valor lido entra no registo sem tu o veres no ecrã "Confirma os dados" e carregares em guardar. Quando o recibo está amarrotado ou o papel térmico já desbotou, a app deixa o campo em branco em vez de inventar um número, e tu escreves à mão o que falta. Se a leitura falhar de todo, tens sempre o "Preencher à mão" à frente, com a fotografia já anexada.

Há ainda um aviso útil quando registas o mesmo recibo duas vezes: se já existir uma despesa desse fornecedor, nessa data e com esse valor, aparece um "Este recibo parece já estar registado". É um aviso, não um bloqueio, porque uma entrega repetida do mesmo fornecedor no mesmo dia acontece de verdade.

A fotografia fica anexada à despesa. Deixa de ser um papel numa gaveta que desbota até ninguém o conseguir ler.

Ponto de equilíbrio: quantos sócios cobrem os custos fixos

Registar despesas só por registar é burocracia. O que faz o trabalho valer a pena é a pergunta do fim: quantos sócios são precisos para pagar a renda deste mês?

A conta é simples e não precisa de ser complicada. Pegas nos custos fixos do mês e divides pela mensalidade média que os teus sócios ativos pagam hoje. Se os fixos dão 4 200 € e a mensalidade média do teu ginásio é de 42 €, precisas de 100 sócios só para chegar ao zero nos fixos. O sócio número 101 é o primeiro que traz alguma coisa.

Na Stryde, esse número aparece no Resumo do mês, em "Ponto de equilíbrio", com a formulação exata: precisas de pelo menos X sócios para cobrir os custos fixos deste mês, provavelmente menos com PT, pacotes e loja. Duas coisas a reter sobre ele. A mensalidade média é a tua, calculada a partir dos planos que os teus sócios ativos pagam, não uma média de mercado tirada de um estudo. E o número cobre os custos fixos, não os custos todos, por isso é um mínimo, nunca um objetivo.

Esta leitura precisa também do módulo de previsão financeira, que é o que traz o lado da receita ao ecrã. Se ele não estiver ativo, o registo de despesas funciona na mesma e o cartão do ponto de equilíbrio fica bloqueado, à espera. Nos planos, os dois entram juntos a partir do Growth.

Se quiseres perceber a matemática por trás antes de olhares para o teu painel, quantos sócios precisa um ginásio para dar lucro faz a conta com margens e cenários.

Receita menos despesas, mês a mês

Com as despesas registadas de um lado e a receita a ser cobrada do outro, aparece a vista que quase nenhum dono tem sem um contabilista por perto: os dois números lado a lado, mês a mês.

Em Relatórios e indicadores há um separador Resultado. Escolhes 6, 12 ou 24 meses e vês, para cada mês, a receita, as despesas separadas em fixas e variáveis, o resultado desse mês, que é a receita menos as despesas, e a margem. Por baixo, as despesas do período por categoria, para veres onde é que o dinheiro se foi. Tudo exportável em CSV.

Convém dizer o que este número não é. Não é o teu lucro líquido. É a subtração entre o que entrou e o que registaste que saiu. Um lucro fechado leva também o teu próprio ordenado, amortizações do equipamento e o que o teu contabilista sabe do teu caso. Se queres a conversa completa sobre isso, está em margens reais e quanto sobra para o dono.

O valor desta vista aparece ao fim de alguns meses. Doze meses lado a lado mostram-te o verão a apertar sem que ninguém te avise, e é com esse desenho na mão que se prepara o ano seguinte, como no plano de caixa mês a mês. Um mês isolado não ensina quase nada; doze ensinam-te o ginásio inteiro.

O que isto não é, e é bom saberes antes

Um registo destes tem limites claros, e vale mais dizê-los agora do que à segunda semana de uso.

Não se liga ao teu banco

Não há ligação a contas bancárias nem importação automática de movimentos. Cada despesa entra porque tu a registaste ou porque configuraste um custo fixo. Quem procura conciliação bancária automática não vai encontrar isso aqui, e é melhor saber já.

Não é a tua faturação certificada

São coisas em direções opostas e confundem-se com facilidade. As despesas são documentos que o ginásio recebe dos seus fornecedores. A faturação certificada trata dos documentos que o ginásio emite aos sócios, certificada pela AT através de um parceiro, emitida dentro da Stryde, incluída a partir do Growth, com um extra de 20 € por mês no Starter. Fotografar o recibo do eletricista não emite nada às Finanças, nem tem de emitir.

Não substitui o contabilista

Continuas a precisar dele para o que é dele. O que muda é a qualidade do que lhe entregas: em vez de um envelope de papéis, exportas um CSV do mês, com cabeçalhos em português, uma linha por item quando o recibo os tem. O ficheiro leva só as despesas confirmadas, porque um valor estimado que ainda não foi validado contra a fatura real não pode ir para dentro de uma soma que ele vai usar.

Nem tudo entra sozinho

As taxas de processamento dos pagamentos, por exemplo, não aparecem sozinhas como uma linha de despesa. Se as quiseres no registo, entram à mão como qualquer outra. E o acesso a este ecrã, como ao separador Resultado, é só do dono e dos administradores. Treinadores e receção não veem nada disto.

Está no Growth, não no Starter

O registo de despesas entra a partir do Growth, 129 € por mês, sem custo adicional, e no Pro. No Starter, 69 € por mês, não existe nem se compra à parte. Os planos completos estão em stryde.pt/precos.

Perguntas frequentes

Nada disto é contabilidade, e é bom que não seja. É o registo do teu próprio dinheiro, mantido por ti, para responderes no dia 3 àquilo que hoje só sabes a 15 do mês seguinte. Os custos fixos entram sozinhos, os recibos entram por fotografia, e o que sai do outro lado é o total do mês e quantos sócios cobrem os custos fixos. Marca uma demo e vê a Stryde a funcionar com os números do teu ginásio.