Dois professores na mesma turma: rotação semanal

São 17h30 de terça, catorze meninas na sala, e a pergunta chega por mensagem: "afinal quem dá a aula hoje, eu ou a Rita?". Se esta pergunta te aparece uma vez por mês, o problema não é a memória de ninguém. É que a ordem por que dois professores se alternam vive num quadro branco, num grupo de mensagens ou na cabeça de uma pessoa, e nenhum desses sítios está no horário que a escola consulta.

Partilhar uma turma por dois ou três professores é normal em escolas de dança, dojos, ginástica e em qualquer sítio onde a mesma turma se repete à mesma hora todas as semanas. O que não é normal é a escola inteira ter de se lembrar da ordem. Este artigo é sobre passar essa ordem para o horário, e sobre o que continua a ser trabalho teu.

A pergunta que não devia existir: quem dá a aula na terça?

Quando a rotação não está escrita no sítio certo, falha sempre da mesma maneira, e nunca na semana calma.

• Dois professores na sala, ou nenhum. Ambos acharam que era a vez do outro, ou ambos acharam que era a sua. Uma das versões custa-te uma hora paga a mais. A outra custa-te a aula.
• As presenças ficam por marcar. Quem apareceu não era quem estava à espera de aparecer, não tinha a lista à mão, e a aula fica sem registo. Ao fim do trimestre não sabes quem faltou a quê.
• Os pais perguntam e ninguém sabe responder. "Para a semana é a Rita?" é uma pergunta simples que, sem horário, obriga a três mensagens.

Nenhuma é grave sozinha. Juntas, são a razão pela qual muita escola desiste da rotação e passa a um professor fixo por turma, mesmo quando isso lhe complica os horários. Não precisa de ser assim.

Três formas de partilhar uma turma, e a que dá menos trabalho

Antes de configurares seja o que for, vale a pena dizer de nome o que estás mesmo a fazer, porque só um destes três modelos é que um sistema consegue correr sozinho.

Só o primeiro modelo é uma regra fixa: alterna, por esta ordem, todas as semanas. É por isso que é o único que se automatiza. O segundo é uma decisão de custo, não de horário, e vive na tua folha de horas. O terceiro é uma série de alterações pontuais, que se fazem à medida que as datas se confirmam.

Se ainda estás a decidir quantos professores a escola aguenta e como lhes pagas, essa conta faz-se antes desta: os três modelos de pagamento a professores e treinadores compara hora fixa, percentagem e avença, e a alternância semanal é precisamente a que torna a hora fixa fácil de repartir.

Montar a rotação: onde se faz e o que se escolhe

Na Stryde, a rotação define-se uma vez, quando crias o horário fixo da turma. Vais a Horário, abres Gerir serviços, escolhes a turma e carregas em Agendar horário fixo. O passo que interessa é o primeiro do formulário: em vez de escolheres um professor, escolhes dois ou três.

A ordem por que os escolhes é a ordem da rotação, e o formulário mostra-a numerada ao lado de cada nome (1., 2., 3.), com a explicação por baixo: as sessões vão alternar semanalmente entre os treinadores, pela ordem escolhida. Depois escolhes o dia da semana, a hora, a sala e durante quantas semanas queres gerar o horário. A duração e a lotação vêm da própria turma.

Há um aviso que convém ler em vez de ignorar. Se um dos professores escolhidos não tem disponibilidade definida para aquele dia e aquela hora, aparece um alerta com o nome dele. Não é um bloqueio: o horário fixo é criado na mesma, porque tu conheces a tua escola melhor do que uma grelha de disponibilidades. É só um lembrete para ires a Definições e Equipa acertar as horas dele, que é também onde o sistema já não te deixa guardar duas janelas de horário sobrepostas para o mesmo professor no mesmo dia.

O que a rotação faz sozinha, e o que não a desalinha

Criado o horário, três coisas passam a acontecer sem ti. Vale a pena saber quais são, porque são exatamente as três em que uma folha de cálculo falha.

Alterna pela ordem que escolheste. Semana 1 o primeiro nome, semana 2 o segundo, semana 3 o terceiro, e volta ao início. Cada aula gerada já nasce com o professor certo, e é esse nome que os alunos veem na app quando abrem o horário da semana.

Salta quem já está ocupado. Se a professora a quem calhava essa semana já tem outra aula à mesma hora, o sistema não deixa a aula sem ninguém: tenta os outros da rotação, pela mesma ordem, e coloca o primeiro que estiver livre. Só se todos estiverem ocupados naquele horário é que essa semana fica por gerar, e o buraco aparece no Horário com semanas de antecedência, não na véspera.

Não se desalinha com feriados. Esta é a parte que costuma partir as rotações feitas à mão. A vez de cada professor é calculada pela data da aula, não pela contagem das aulas já dadas. Marcas um encerramento no Natal, essa semana não gera aula nenhuma, e a semana seguinte cai a quem calhava de qualquer maneira. Ninguém "herda" a vez de outro por causa de um feriado.

Há ainda uma proteção que só notas se lhe tocares: podes editar a série, mudar o nome, a hora, a lotação ou a sala, e a rotação mantém-se intacta. Se tentares forçar um único professor numa série que tem rotação, o sistema recusa e diz-te para mexer na rotação em vez de mexer no professor daquela aula. É deliberado, e existe porque a alternativa, antes, era achatar a série toda para o nome que calhava estar aberto no ecrã.

A terça em que a professora adoece

A rotação resolve o previsível. Não resolve a chamada das nove da manhã a dizer que hoje não vai dar. Essa continua a ser uma decisão tua, e o que a Stryde te dá é a forma de a executar em segundos. São duas ações, consoante o que decidires.

Se alguém cobre, reatribuis. Em Horário abres Reatribuir treinador, escolhes o treinador atual, o novo, e o intervalo De e Até. As aulas desse professor naquele período passam todas para o outro, de uma vez. E há um detalhe que interessa: as séries recorrentes voltam ao professor original assim que o intervalo termina, por isso podes cobrir duas semanas de baixa sem ter de te lembrar de desfazer nada depois.

Se a aula não acontece, encerras o dia. Em Horário, Gerir encerramentos, novo encerramento com data De e Até. Nesses dias deixam de se criar aulas a partir dos horários recorrentes, as aulas já agendadas no período são canceladas e os alunos inscritos são avisados. É o mesmo sítio onde metes os feriados e as férias de verão, e o sistema recusa dois encerramentos que se sobreponham para não cancelares o mesmo dia duas vezes.

Uma nota de honestidade sobre a primeira: uma troca de professor não dispara aviso nenhum aos alunos. A aula continua no calendário, à mesma hora, com o mesmo lugar, e a Stryde trata isso como uma alteração e não como um cancelamento. Se para a tua turma a mudança de professor é notícia, avisa tu, ou pede a quem vai cobrir para o fazer a partir da aula, com o botão Avisar a turma. Para o resto do plano B de um dia mau, ficar sem professor de um dia para o outro percorre as opções todas, da troca ao cancelamento com aviso.

O que cada professor vê do lado dele

Uma rotação só se aguenta se cada professor souber, sem perguntar a ninguém, se esta semana é a dele. É isso que a app do treinador resolve: ele entra com a conta dele e abre em "A minha agenda", com as aulas da semana e quantos inscritos tem cada uma. Se esta semana não é a dele, a agenda está simplesmente vazia nessa hora. Não há ordem para decorar.

Dentro da aula tem a lista de quem vem, marca presenças em dois toques, abre a ficha de um aluno e pode escrever à turma toda. Vê também as outras aulas de hoje, as que estão atribuídas a colegas, e pode abrir uma para cobrir alguém à última hora. Aqui vale dizer o que essa cobertura é e o que não é: quem cobre consegue correr a aula, marcar presenças e avisar a turma, mas o horário continua a mostrar o professor original. Para o horário mudar mesmo, a reatribuição é a ação certa.

E há uma coisa que ele nunca vê. O acesso de treinador não chega a pagamentos, faturas nem definições do ginásio, e isso não é uma opção que alguém se possa esquecer de desligar: a separação está na própria base de dados, com o papel de treinador deliberadamente fora das permissões de gestão. Podes ter dez professores a rodar em turmas diferentes sem que nenhum deles veja quanto é que a escola faturou este mês. A app do treinador está incluída em todos os planos, sem limite de contas.

Os limites, ditos antes de os descobrires

Quatro coisas que é melhor saberes antes de montares o ano inteiro em cima disto.

• São dois ou três professores, não mais. O limite é propositado: uma rotação que se lê de relance ("semana 1 a Ana, semana 2 o Bruno, semana 3 a Carla") é uma rotação que a escola consegue seguir. Um quarto nome tira mais clareza do que acrescenta.
• A rotação não se edita depois de criada. Defines quem roda e por que ordem no momento em que crias o horário, e é isso. Para mudar a lista, paras a série e crias uma nova com a rotação certa. Faz isso com antecedência, porque parar uma série cancela as aulas futuras já marcadas.
• Cada aula tem um professor, um só. É o nome que os alunos veem e quem marca as presenças. O modelo de titular mais auxiliar funciona na sala, mas no horário continua a ser uma aula com um nome.
• Não há processamento salarial. A Stryde reparte as aulas, não os ordenados: não calcula vencimentos nem emite recibos aos teus professores. Para o lado do contrato e das exigências legais, que títulos profissionais exigir a um instrutor e o que avaliar ao contratar tratam do que a rotação assume como já resolvido.

Nenhum destes limites trava o caso normal: dois professores a alternarem numa turma durante um ano letivo inteiro.

Perguntas frequentes

Uma turma partilhada por dois professores não precisa de coordenação semanal. Precisa de a ordem estar escrita no mesmo sítio onde a escola já olha: o horário. A partir daí, a alternância acontece, os feriados não a baralham, e o esforço fica todo onde tem de ficar, na semana em que alguém adoece. Se a tua escola vive de turmas fixas e horários que se repetem, vê como isto encaixa no resto em software para escolas de dança e ginástica, e como convive com as marcações e listas de espera das aulas que continuam abertas a quem quer experimentar.