Drop-ins de turistas na box: quanto cobrar e como faturar

O verão enche o Algarve e Lisboa de gente que treina o ano todo e não pára só porque está de férias. Um casal de Dublin que faz cross training três vezes por semana quer um WOD enquanto está em Lagos. Um alemão em Cascais durante um mês quer treinar sem trocar de box de férias. Isto bate-te à porta sozinho, todos os verões, e a maior parte das boxes trata-o mal: responde a uma mensagem de Instagram, cobra em dinheiro à porta, e não emite fatura nenhuma. Receita fácil, tratada como um favor.

Não tens de a tratar assim. O drop-in de turista é uma das poucas receitas que te chega sem esforço de captação: ele já treina, já quer pagar, e só precisa de saber o preço, como marcar e como paga. As três coisas resolvem-se com regras claras, e a fatura, que costuma ser o que trava o dono, é a parte mais simples de todas. Vamos por partes: primeiro quanto cobrar, depois como tirar o atrito da marcação, e por fim a fatura sem NIF que o angolano, o inglês ou o holandês precisam de levar.

Quanto cobrar por um drop-in de turista?

O drop-in tem um preço próprio, mais alto por aula do que a mensalidade dividida pelos treinos. Faz sentido: o turista usa a aula, o coach e o material uma vez, sem contrato e sem fidelizar. É a lógica do avulso em qualquer lado. A referência que interessa é o que as boxes portuguesas já cobram, e há aqui uma banda clara.

Lê-se assim. O drop-in de uma box em Portugal anda entre os 12,50 € e os 25 € por WOD, e a zona é que manda: no Algarve e em boxes mais pequenas fica nos 12,50 a 15 €, em Lisboa, Cascais e Porto sobe para os 20 a 25 €. O ponto de partida é sempre o preço da tua zona, não uma média do país. Se a box do lado cobra 20 € e tu 12 €, não estás a ser simpático, estás a deixar dinheiro em cima da mesa que o turista pagava na mesma.

Para quem fica mais tempo, o drop-in avulso sai caro e há uma jogada melhor: o cartão de treinos (o pack), pensado para nómadas digitais e estadias longas. Em vez de pagar 20 € por dia durante três semanas, o turista compra um pack e o preço por aula desce. A XXI vende packs de 3, 5 e 10 treinos (o de 10 fica a 150 €, ou seja 15 € por WOD contra os 20 € do avulso) (XXI CrossFit), e a Black Edition tem um pack de 10 aulas por 160 €, com seis meses de validade (CrossFit Black Edition). Para ti é receita antecipada e um turista que volta cinco ou dez vezes em vez de uma. Para ele, é mais barato por aula e não anda a pagar todos os dias.

Uma regra prática para fechar o preço: um único drop-in ao preço da tua zona, e um pack de 10 com desconto para quem fica. Não precisas de mais tabelas do que isto.

Como é que o turista te encontra e marca sem atrito?

O turista que treina a sério não improvisa. Antes de vir, procura onde treinar, e as boxes afiliadas têm uma vantagem que as outras não têm: aparecem no mapa oficial de afiliadas da CrossFit, a lista que ele abre para ver o que há à volta do alojamento (mapa oficial de afiliadas). É a mesma fonte que usámos para contar quantas boxes de CrossFit há em Portugal: se és afiliada, já lá estás. Garante só que a morada e o contacto no mapa estão certos, porque é por aí que ele te encontra.

Encontrar-te é metade. A outra metade é conseguir marcar sem falar contigo, e é aqui que a maioria das boxes deita a receita fora. Três coisas tiram o atrito ao turista:

• Google Business em inglês. A ficha do Google é o primeiro sítio onde ele cai depois do mapa. Horário certo, morada, e uma linha em inglês a dizer que aceitas drop-ins e o preço. Um turista que lê "drop-in welcome, 15 €" marca; um que encontra tudo em português e sem preço, hesita e vai à box do lado.
• Drop-in marcável e pagável online, sem criar conta pesada. Ele quer escolher o WOD das 10h de quinta e pagar ali, em dois toques, sem preencher um formulário de sócio com morada, contacto de emergência e número de contribuinte. Quanto mais leve a marcação, mais drop-ins fechas. Um checkout que aceita cartão internacional é obrigatório: o turista não tem MB Way nem Multibanco.
• Waiver digital, assinado no telemóvel. O termo de responsabilidade que qualquer atleta assina não pode obrigar o turista a imprimir e trazer papel. Manda-lho no ato da marcação, ele assina no telemóvel, e chega à box pronto a treinar. É a mesma marcação das aulas da casa, com o waiver colado ao passo do pagamento.

Repara que nada disto é sobre o treino. É sobre tirar os degraus entre "quero treinar aqui" e "está pago e marcado". Num software com app própria e faturação certificada como o Stryde, o drop-in é marcável e pagável online, com o waiver e a fatura colados ao mesmo passo, sem ninguém da tua equipa andar a responder mensagens uma a uma. Como desenhar as vagas para o turista não roubar o lugar a um sócio numa aula cheia é outra conversa, e está no guia das marcações de aulas na box.

Como faturo a um turista sem número de contribuinte?

Esta é a pergunta que trava metade das boxes, e a resposta é bem mais simples do que parece. Um turista estrangeiro que não tem NIF português é, para a lei, um consumidor final como qualquer outro. E a fatura a consumidor final não precisa de NIF: a AT diz que "a indicação, na fatura, da identificação e do domicílio do destinatário que seja um particular não é obrigatória, salvo quando aquele o solicite" (Portal das Finanças). Traduzido: emites a fatura sem NIF nenhum, e é válida.

O limite que interessa é este. Numa venda a consumidor final, podes emitir uma fatura simplificada até 1 000 €, sem NIF e sem morada do cliente, a não ser que ele peça (artigo 40.º do CIVA, Portal das Finanças). Um drop-in de 15 € ou um pack de 150 € estão muito abaixo desse tecto, por isso a fatura simplificada chega e sobra para todos os casos que te vão aparecer. Só acima de 1 000 € é que passa a exigir-se o nome e a morada do cliente, e isso não acontece num drop-in.

Duas notas para não escorregares:

• O 999999990 não vai na cara da fatura. Esse número, o "consumidor final", é um dado informático para o SAF-T, não para o papel que entregas. Na fatura, o campo do adquirente fica com tracejado ou com a expressão "consumidor final". Se o teu software mete o 999999990 à vista na fatura do turista, está mal configurado.
• Se ele pedir o NIF de casa, dá-lho. Um turista que queira meter o treino nas despesas da empresa pode pedir-te para pôr o número fiscal do país dele. Podes indicá-lo como NIF estrangeiro, e a fatura continua válida. Mas não é o normal nem o obrigatório: por regra, sai sem NIF.

E o IVA de um drop-in de turista, muda?

Não muda por ser turista. Um drop-in é uma aula de cross training com coach, ou seja uma prestação de serviços com professor, e essas vão à taxa normal de 23%, tal como as tuas aulas de grupo (artigo 18.º do Código do IVA, Portal das Finanças). O raciocínio completo, e porque é que o acompanhamento com instrutor não apanha a taxa reduzida dos 6%, está no guia do IVA das mensalidades de ginásio.

Há uma dúvida honesta que aparece aqui: "mas ele é estrangeiro, não devia ser sem IVA?" Não. A regra do IVA a zero para o estrangeiro aplica-se a exportações de bens e a serviços prestados a distância a outro país. O teu drop-in é o oposto: o serviço é consumido aqui, dentro da tua box, com o turista fisicamente presente na aula. Para efeitos de IVA, tanto faz de onde ele é. Treina em Portugal, logo paga IVA português, os 23%. A nacionalidade dele não mexe na taxa.

O preço que anuncias já deve incluir o IVA, como em qualquer preço a consumidor final. Se cobras 15 € pelo drop-in, esses 15 € já têm os 23% lá dentro; não somas o imposto por cima na hora de cobrar.

Como é que o turista paga, se não tem MB Way?

O turista estrangeiro não tem MB Way nem consegue pagar uma referência Multibanco: os dois meios que os portugueses usam todos os dias não existem para ele. Se o teu pagamento online só aceita esses, o turista não paga, e voltaste a perder a receita no último passo. Ele traz o que traz toda a gente lá fora: cartão, Visa ou Mastercard, e às vezes Apple Pay ou Google Pay ligados ao cartão.

Por isso, para o drop-in de turista, a ordem inverte-se em relação ao sócio português. O cartão internacional passa à frente, e o MB Way fica para os poucos casos de portugueses que também fazem drop-in. O que precisas é de um checkout que aceite cartão estrangeiro no ato da marcação, para o turista pagar à cabeça antes de aparecer. Pagamento antecipado tem uma vantagem extra: mata a falta. Quem já pagou o WOD aparece; quem ia pagar à porta, às vezes não vem. Qual meio compensa em cada cobrança, e quanto custam o MB Way e o Multibanco, está no guia dos meios de pagamento no ginásio.

Uma regra de bolso: drop-in de turista paga-se à cabeça, por cartão, no momento em que marca. Assim garantes a receita, matas a falta, e ele chega à box só para treinar.

Perguntas frequentes

O drop-in de turista é receita que te chega à porta sozinha, se não a tratares como um favor. Preço claro pela tua zona, marcação e pagamento online por cartão, e a fatura simplificada sem NIF que a lei já permite. Feito à mão, é a receção a responder mensagens e a cobrar em dinheiro. É isto que o Stryde te tira das mãos, da marcação à fatura simplificada emitida na hora. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• Portal das Finanças, elementos obrigatórios da fatura e fatura simplificada (artigos 36.º e 40.º do CIVA). A identificação e o domicílio do adquirente particular não são obrigatórios salvo se pedidos; a fatura simplificada cobre vendas a consumidor final até 1 000 €.
• Portal das Finanças, taxas de IVA do CIVA (artigo 18.º). Taxa normal de 23% no continente.
• XXI CrossFit, Lisboa (drop-in e packs)
• CrossFit Albufeira, Algarve (drop-in)
• CrossFit Black Edition, Cascais (drop-in e pack de 10)
• CrossFit Foz, Porto (drop-in)
• Squad Porto (drop-in)
• Mapa oficial de afiliadas da CrossFit