Marcações de aulas na box: vagas, lista de espera e faltas

O WOD das 18h30 sempre cheio, com lista à porta. As 15h vazias. Faltas crónicas nas aulas de pico, e atletas que marcam três aulas "para garantir" e depois escolhem à hora. Conheces isto de cor. A tentação é ir ao software mudar um botão. Mas o botão não te resolve nada se a regra por trás dele estiver mal desenhada.

Primeiro decides a política: quantas vagas, até quando se cancela, quem entra quando alguém desmarca. Só depois o software executa. Fazer ao contrário, mexer no software à espera que ele pense por ti, é o erro que mantém a box num vaivém de mensagens no WhatsApp e vagas perdidas.

Este é o desenho de marcações próprio da box. As consequências das faltas repetidas, o aviso e o bloqueio temporário, têm o seu próprio guia: a escada de faltas às aulas de grupo serve para qualquer ginásio e não a vamos repetir aqui. O que a box tem de diferente é isto: o WOD do dia, o open gym ao lado das aulas, e os drop-ins de turistas que precisam de vaga. É disso que trata esta página.

Quantas vagas por aula? (o número que quase toda a gente erra)

A primeira decisão é a mais importante, e é onde a maioria das boxes falha: define as vagas pelo que consegues treinar bem, não pelo que cabe na sala. Uma sala grande não é um convite para meter 25 atletas numa aula. É um convite para partir a aula em dois horários.

O número certo sai de duas contas, e ganha a mais apertada das duas:

• Rácio coach por atleta. Acima de 15 atletas por coach começa a apertar; a partir daí um só coach já não consegue ver a técnica e a segurança de toda a gente (BoxLife, Class Sizes). Muitas boxes preferem ficar-se pelos 10 a 12. Vinte ainda se gere, mais do que isso deixa de se gerir com um coach só. Se queres classes maiores, precisas de um segundo coach ou de correr o WOD por heats, não de encolher a atenção.
• Equipamento e espaço. Tens 12 barras, 12 racks, 8 remos? As vagas param no equipamento, não no rácio. E dá espaço: cerca de 10 m² por atleta é uma referência sã para um WOD com deslocação (BoxLife). Uma sala apertada com barras a bater umas nas outras não é uma aula cheia, é um risco.

Escreve o número por tipo de aula, não um número só para tudo. Um WOD de ginástica com anilhas partilhadas comporta mais gente do que um dia de força com um rack por pessoa. Um Hyrox ou um metcon com trenó pede mais espaço. Define as vagas aula a aula, mete-as no software, e deixa de aceitar marcações à cabeça. É a política que decide, não o coach a olhar para a porta a ver se ainda cabe mais um.

Que janela de cancelamento faz sentido numa box?

A janela de cancelamento é a hora até à qual desmarcar é livre; depois disso, conta como falta. Numa box, esta janela deve ser mais curta do que num ginásio grande, e há uma razão prática para isso.

Num ginásio, uma aula de grupo é um evento no dia; se a de manhã ficar meia vazia, o lugar perdeu-se e pronto. Numa box, as aulas encadeiam-se de hora a hora. Uma vaga que se liberta às 17h ainda dá para encher o WOD das 18h30, se a lista de espera for avisada a tempo. Por isso a box não precisa de uma janela de 24h para proteger o lugar. Precisa de tempo suficiente para a lista de espera reagir, e nada mais.

A referência para uma box anda nas 6 a 12 horas. As boxes cá já trabalham nesta zona: a Matchbox, em Lisboa, exige cancelar com pelo menos 12 horas de antecedência, senão a visita conta e há taxa (Matchbox CrossFit, Urban Sports Club). Uma janela mais curta, tipo 4 a 6 horas, é mais amiga do atleta que vive a semana a semana, mas dá menos tempo à lista de espera. Uma de 12 horas protege melhor o lugar do pico. Escolhe uma, escreve-a no regulamento, e faz a app mostrá-la na hora de marcar: "cancela até às 12h para não contar como falta." A regra escondida numa cláusula não muda comportamento nenhum.

E há um detalhe da box que resolves aqui: o atleta que marca três aulas "para garantir" e escolhe à hora. Um limite de marcações em aberto por atleta, tipo duas aulas de cada vez, corta isto pela raiz sem chatear ninguém. Quem quer treinar continua a marcar; quem estava a bloquear vagas "por via das dúvidas" deixa de o fazer.

Lista de espera automática: a vaga volta a encher-se sozinha

Definir bem as vagas e a janela reduz o desperdício. A lista de espera recupera a vaga quando a desmarcação acontece à mesma. E numa box, com aulas de hora a hora, é a peça que mais rende, porque quase sempre há tempo de encher a vaga antes do WOD começar.

Automática quer dizer sem ninguém a gerir à mão. Mal um atleta desmarca, o sistema promove o primeiro da fila e avisa-o na hora. O Regybox, que é o que a maior parte das boxes cá usa, já faz isto: notifica quem está em lista de espera quando abre uma vaga (Regybox). Duas regras separam uma lista de espera útil de uma que irrita:

• Janela de confirmação curta. Quem é chamado tem 15 a 30 minutos para confirmar. Se não confirmar, passa ao seguinte. Sem isto, a vaga fica presa em quem já não pode ir, e o WOD começa com um buraco que dava para preencher.
• Ordem por chegada. Primeiro a entrar na lista, primeiro a ser chamado. É simples, é justo, e não se discute ao balcão.

Feita à mão, a lista de espera é o coach a lembrar-se de quem perguntou por vaga e a mandar mensagem entre séries. Não chega a tempo, e às tantas esquece-se. Feita pela app, a vaga que se liberta às 17h está preenchida às 17h02, e ninguém da tua equipa mexeu um dedo.

Open gym e drop-ins: as duas marcações que a box esquece

As aulas não são a única coisa que se marca numa box. Duas situações escapam quase sempre ao desenho, e dão problemas os dois.

Open gym ao lado das aulas. O open gym parece livre, mas não é. Se partilha a sala com uma aula a decorrer, tens de saber quantos atletas estão em open gym para o coach não ficar com meia box a treinar por conta própria enquanto tenta dar aula. Trata o open gym como uma marcação com vagas próprias, mesmo que sejam poucas. Assim o coach sabe com o que conta e a sala não fica sobrelotada por acumulação.

Drop-ins de turistas. Lisboa e Porto recebem atletas de férias que querem treinar um WOD. Isto é receita fácil, e a maioria das boxes gere-o por mensagem ou à porta, o que corre mal nas duas pontas: ou o turista aparece numa aula já cheia e não há vaga, ou marca-se por WhatsApp e ninguém desconta a vaga. As boxes cá já cobram por isto, o drop-in na XXI CrossFit, em Lisboa, custa 15 € (XXI CrossFit). Dá-lhe um slot marcável, com vaga real e pagamento à cabeça, e a vaga do turista deixa de tirar o lugar a um sócio ou de cair na aula errada. E há boxes cá que já limitam os inscritos por período de treino e obrigam tudo a passar pela marcação, precisamente para a sala nunca rebentar (CrossFit Odivelas).

Desenha estas duas como marcações a sério, com vagas, e param de ser a surpresa que estraga o WOD cheio.

O ritual semanal: lê o mapa de ocupação por hora

Desenhar as marcações uma vez não chega. As boxes mudam, os horários de pico deslocam-se, e uma aula que estava cheia esvazia-se sem tu dares conta. O ritual que segura tudo é semanal e leva dez minutos: olha para o mapa de ocupação por hora.

Um mapa de ocupação (um heatmap) mostra-te, hora a hora e dia a dia, quão cheias andam as aulas. É onde vês a verdade da tua box:

• O pico das 18h30 sempre a rebentar com lista à porta. Sinal de que precisas de abrir uma segunda aula à mesma hora, com um segundo coach, ou de correr por heats. A lista à porta não é procura para celebrar, é receita que estás a mandar embora.
• As 15h sempre vazias. Ou cortas a aula, ou testas outro formato nessa hora (uma aula de skill, um open gym guiado). Uma aula com dois atletas custa-te um coach e não te paga.
• Faltas concentradas numa aula ou num dia. Se as faltas se juntam todas no mesmo horário, o problema é da hora ou do formato, não dos atletas. Muda o horário antes de apertar com as pessoas.

Faz disto uma rotina de segunda-feira. Cinco minutos a ler o mapa da semana anterior valem mais do que qualquer regra nova, porque te dizem qual a regra que a tua box precisa mesmo agora. O software junta os números; a decisão é tua.

Perguntas frequentes

Gerir marcações na box é isto: desenhar bem as vagas, uma janela de cancelamento à medida das aulas de hora a hora, uma lista de espera que enche a vaga sozinha, e slots para o open gym e os drop-ins. Feito à mão, é o coach a viver no WhatsApp entre séries. É isto que o Stryde te tira das mãos, da marcação à lista de espera automática. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Para o resto do desenho da box: o software que faz estas marcações, o preço da mensalidade que sustenta tudo, e a escada de consequências para as faltas repetidas.

Fontes

• BoxLife, Class Sizes: How Big is too Big?. Referência para o rácio coach/atleta (acima de 15:1 aperta), o espaço por atleta (~10 m²) e o limite prático de um coach por aula.
• Matchbox CrossFit, Lisboa (Urban Sports Club). Janela de cancelamento de 12 horas com taxa numa box portuguesa.
• CrossFit Odivelas. Box cá que limita os inscritos por período e obriga a marcação de todas as aulas.
• XXI CrossFit, Lisboa. Drop-in a 15 €, com contacto prévio.
• Regybox. Notificação automática de vaga a quem está em lista de espera.