Fechar o ginásio: o que deves aos sócios, ao senhorio e aos trabalhadores, e por que ordem

Ninguém abre um ginásio a pensar nisto. Mas fechar é uma operação como outra qualquer, e faz-se bem ou faz-se mal. Feita mal, custa-te queixas, devoluções bancárias e coimas que te chegam meses depois de entregares as chaves. Feita pela ordem certa, despacha-se em seis a oito semanas. Aqui tens essa ordem, com os prazos e a fonte de cada um.

Por que ordem se fecha um ginásio?

Pela ordem do dinheiro. Quem começa pelas Finanças e pelo senhorio deixa os débitos diretos a correr mais um mês, e depois passa semanas a devolver mensalidades e a responder a reclamações que se podiam ter evitado. Trava-se primeiro o que entra, trata-se depois de tudo o resto.

A tabela dá-te a sequência. Segue-a de cima para baixo.

Os passos 2 a 5 são os que te geram queixas se os trocares. Os passos 6 e 7 obrigam-te a começar cedo, porque os prazos correm contra ti.

Quanto tempo de pré-aviso tenho de dar aos sócios?

Não existe em Portugal um número legal fixo de dias para um ginásio avisar quem lá treina. O que te obriga é o contrato que assinaste com cada sócio, e é lá que tens de o ir buscar antes de mandares o primeiro email. Se o regulamento diz 30 dias, são 30 dias, e não te vale dizer que ninguém o lê.

Na prática, os fechos que correm bem dão trinta dias de aviso e mandam três comunicações: a primeira anuncia a data, a segunda diz-lhe quanto tem para receber, a terceira confirma que a transferência saiu. Manda-as por email, com registo de envio, e guarda-o. Se um dia tiveres de explicar isto a um advogado, é esse registo que te vale.

Duas coisas que convém teres presente:

• Fecho não é força maior. Fechaste porque quiseste ou porque as contas não deram. De qualquer forma, a quem não recebeu o serviço devolve-se a parte não prestada.
• O Livro de Reclamações continua ativo. Enquanto tiveres estabelecimento aberto, tens de o disponibilizar, e o Livro de Reclamações eletrónico recebe queixas mesmo depois de fechares a porta. Responde-lhes, não as deixes cair.

Tenho mesmo de devolver anuidades e packs por usar?

Tens. O sócio pagou por um serviço que já não lhe podes prestar. Isto vale para anuidades pagas de uma vez, para packs de aulas com créditos por gastar e para taxas de inscrição cobradas há duas semanas, e vale-te a pena fazer as contas antes de tas pedirem.

Faz as contas por dias ou por créditos, o que for mais favorável ao sócio, e escreve-o no email para toda a gente ver o mesmo critério. A hipótese abaixo montámo-la nós, não é um caso real, mas é o formato de mapa que te safa a conversa:

Paga por transferência para o IBAN que o sócio te indicar, nunca em numerário sem recibo. Cada transferência gera um comprovativo: guarda-os todos na mesma pasta. É essa pasta que te evita o "nunca me devolveram nada" daqui a um ano.

Porque é que cancelar os débitos diretos é o passo mais urgente?

Porque é aqui que se estraga um fecho limpo. Se a cobrança do mês seguinte sair, ficas com dois problemas ao mesmo tempo: dinheiro que não é teu e um sócio irritado com acesso direto ao banco.

Em Portugal, quem tem uma autorização de débito direto pode pedir ao banco a devolução de um débito autorizado até oito semanas depois de ser processado, e até treze meses se a operação não estiver autorizada, segundo o Todos Contam, do Banco de Portugal. Traduzido para o teu balcão: uma cobrança que saia depois da data de fecho pode voltar para trás durante mais de um ano, com comissões pelo caminho, e sem seres tu a decidir quando.

Faz assim, e faz antes de tudo o resto:

1. Desliga as renovações automáticas no software. Desliga-as todas, não só as dos sócios que já avisaste.
2. Cancela ou suspende os mandatos junto do teu prestador de cobrança, e pede-lhe confirmação por escrito.
3. Corre uma lista de controlo na véspera do ciclo seguinte, para veres que não sai nada.
4. Se ainda assim escapar uma cobrança, devolve-a no próprio dia e diz-lhe antes de ele dar por ela.

Como se corrigem as faturas já emitidas?

Com notas de crédito, não com apagar. Uma fatura certificada não se elimina, retifica-se. Cada devolução que fizeres leva atrás uma nota de crédito que aponta para a fatura original.

O artigo 78.º do CIVA dá-te dois anos para retificares o imposto a teu favor, mas exige-te uma coisa que muita gente ignora: só podes regularizar o IVA se tiveres prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado, como se lê no texto do artigo no Portal das Finanças. O email ao sócio não é cortesia, é prova. Guarda-o.

Falta o último ficheiro. Comunica as notas de crédito e as faturas do mês final como comunicas as outras, e não te esqueças do último SAF-T de faturação do período em que ainda estiveste aberto. Se o teu programa de faturação certificada só gera o ficheiro com a licença ativa, gera-o antes de cancelares a licença, não depois.

O que devo aos trabalhadores quando fecho?

Fechar por inteiro e em definitivo não é um despedimento qualquer. O artigo 346.º do Código do Trabalho manda aplicar o procedimento do despedimento coletivo ao encerramento total da empresa, com a compensação calculada nos termos do artigo 366.º.

Duas peças interessam-te já:

• Aviso prévio. Depende da antiguidade de cada um: 15 dias até um ano de casa, 30 dias entre um e cinco anos, 60 dias entre cinco e dez, 75 dias acima de dez anos, conforme as FAQ de despedimentos coletivos da DGERT. É por causa deste prazo que não podes deixar o staff para a última semana.
• Compensação. Desde a Lei n.º 13/2023, são 14 dias de retribuição base e diuturnidades por cada ano completo de antiguidade, com proporcional para as frações, segundo o Doutor Finanças. Paga-a com o acerto final de férias, subsídios e proporcionais.

Há um procedimento escrito a cumprir, com comunicação aos trabalhadores ou aos seus representantes, fase de negociação com um representante da DGERT à mesa e envio da ata e da lista final. Não o improvises: senta-te com o teu contabilista e, se tens mais de dois ou três colaboradores, com um advogado de trabalho.

Faltam três coisas pequenas que se esquecem sempre. Entrega-lhes a declaração de situação de desemprego, para poderem pedir o subsídio sem andarem atrás de ti. Comunica a cessação à Segurança Social. E se fizeste entregas para o Fundo de Compensação do Trabalho, pede o reembolso em fundoscompensacao.pt: podes pedi-lo até 20 dias antes da data de cessação e o valor chega-te em 10 dias.

Aos treinadores a recibo verde não lhes deves compensação, mas deves-lhes o pré-aviso que estiver no contrato de prestação de serviços e o pagamento do que já fizeram. Trata-os como tratas um fornecedor, por escrito.

E o arrendamento, o leasing e os contratos de serviços?

O arrendamento comercial rege-se primeiro pelo que assinaste. No arrendamento para fins não habitacionais, o Código Civil deixa às partes a liberdade de estipular a denúncia, e só na falta de estipulação se aplica o regime supletivo do arrendamento com prazo certo, cujos pré-avisos vão até 120 dias. Procura a cláusula de denúncia e lê-a antes de falares com o senhorio, porque a diferença entre um pré-aviso de 60 e de 120 dias são dois meses de renda.

O resto arruma-se com uma lista e um telefonema por linha:

• Leasing de equipamento. A locação financeira não se denuncia como quem cancela um serviço online. Pede à locadora o valor de liquidação antecipada e compara-o com o que te dão pelas máquinas em segunda mão.
• Seguro de acidentes pessoais e responsabilidade civil. Cancela-o com efeitos no dia seguinte ao último treino, nem antes nem muito depois.
• Software, música, água, alarme, internet, gestão de resíduos. Cada um tem pré-aviso próprio, quase sempre 30 dias. Manda-os todos no mesmo dia e guarda as confirmações.
• Protocolos e plataformas. Se tens acordos com empresas ou com agregadores de treino, avisa-os com a mesma antecedência que deste aos sócios.

Como se cessa a atividade nas Finanças?

A declaração de cessação entrega-se no prazo de 30 dias a contar da data da cessação, e está escrito assim no artigo 33.º do CIVA. Submete-a no Portal das Finanças, com o teu contabilista certificado.

Fica ainda cauda fiscal para trás. A declaração de rendimentos do período em que ocorreu a cessação entrega-se até ao último dia do terceiro mês seguinte à data da cessação, nos termos do artigo 120.º, n.º 3, do CIRC, e o mesmo prazo apanha a declaração do período anterior se ainda não a tiveres entregado. Se a tua estrutura é uma sociedade, atenção a um detalhe que a Ordem dos Contabilistas Certificados sublinha: a data que conta para estes prazos é a do registo do encerramento da liquidação, não o dia em que baixaste o estore.

Durante quanto tempo tenho de guardar tudo isto?

Guardar de mais é quase tão mau como guardar de menos, porque os dados dos sócios não são teus para os guardares numa drive para sempre. Arruma-os por família:

O RGPD não te dá um número de meses: dá-te um princípio, o da limitação da conservação. Se guardas a fatura, guardas o nome e o NIF que estão nela, porque a lei fiscal manda. O que não guardas é a ficha de treino, a fotografia de perfil, o histórico de check-ins e o cartão do sócio. Apaga-os por escrito, com data, e diz-lhes que foi feito. Se nunca puseste isto no papel, o artigo sobre dados dos sócios e RGPD tem o mapa completo.

Perguntas frequentes

É isto que a Stryde te tira das mãos: saber, em qualquer dia, quem tem mandato ativo, quem tem saldo por usar e onde está cada fatura. Vê-a a funcionar no teu espaço enquanto ainda tens tempo. Marcar demo

Fontes

• Artigo 33.º do CIVA, Portal das Finanças: prazo de 30 dias para entregar a declaração de cessação de atividade.
• Artigo 120.º do CIRC, Portal das Finanças: declaração de rendimentos até ao último dia do terceiro mês seguinte à cessação.
• Artigo 78.º do CIVA, Portal das Finanças: regularizações, prazo de dois anos e prova de conhecimento do adquirente.
• Artigo 52.º do CIVA, Portal das Finanças: arquivo de livros, registos e documentos durante 10 anos.
• FAQ de despedimentos coletivos, DGERT: procedimento e prazos de aviso prévio de 15, 30, 60 e 75 dias.
• Direitos na execução de débitos diretos, Todos Contam, Banco de Portugal: devolução em oito semanas e correção até treze meses.
• Decreto-Lei n.º 156/2005, PGDL: obrigação de arquivar os livros de reclamações encerrados por um mínimo de três anos.
• Fundo de Compensação do Trabalho: pedido de reembolso até 20 dias antes da cessação e pagamento em 10 dias.
• Cessação de atividade, Ordem dos Contabilistas Certificados: a data relevante é a do registo do encerramento da liquidação.
• Regulamento (UE) 2016/679, RGPD, EUR-Lex: princípio da limitação da conservação dos dados pessoais.
• Cessação de contrato de trabalho, Doutor Finanças: compensação de 14 dias por ano completo desde a Lei n.º 13/2023.