Como escolher o software de gestão do teu ginásio

Vais ver três ou quatro demos e todas vão parecer boas. É o trabalho delas parecerem boas. A pessoa do outro lado conhece o software de cor, clica onde sabe que impressiona e desvia-se do que não faz. Sais da demo com a sensação de que "faz tudo", e só descobres o que não faz quando já assinaste e estás a usá-lo todos os dias.

Aqui tens a defesa: 12 perguntas para levar a cada demo. Cada uma tem a resposta que queres ouvir e o sinal de alarme, a resposta que devia acender-te uma luz. Não te ensinam qual é o melhor software. Ensinam-te a ver o que a demo esconde. Se quiseres a lista dos que existem em Portugal, comparados um a um, tens o ranking do melhor software de gestão de ginásio. Aqui é para saberes escolher.

Uma nota antes de começar. O Stryde é nosso, e os critérios abaixo são os que usamos para o construir. Não os inventámos para te vender: são o que separa uma ferramenta que te tira trabalho de uma que te dá mais. Podes verificá-los em qualquer demo, com qualquer fornecedor.

Antes das perguntas: o que decide mesmo o teu dia

A tentação é escolher pela lista de funcionalidades mais comprida. É o pior critério que há. Metade das funcionalidades de qualquer software não vais usar nunca, e a lista não te diz o que interessa: se a faturação é certificada de raiz ou colada por fora, quem faz a mudança do teu sistema atual, quanto custa mesmo ao fim do mês.

Repara numa coisa que quase ninguém te diz na demo. A maior parte das ferramentas neste mercado não é tudo-em-um. A gestão vive num sítio, a faturação certificada noutro, a app dos sócios noutro ainda, cada um com a sua mensalidade e o seu login. Pagas duas ou três vezes e fazes o trabalho a dobrar, a passar dados de um lado para o outro à mão. Por isso a primeira coisa a perceber em cada demo é: isto é uma ferramenta ou são três disfarçadas de uma?

As 12 perguntas abaixo estão agrupadas por aquilo que decide o teu dia: faturação, cobranças, a app, o preço, a migração, o suporte e a saída. Leva-as escritas. Faz uma de cada vez e não deixes o vendedor mudar de assunto antes de responder à que fizeste.

As 12 perguntas, num relance

Esta é a tua folha para levar à demo. Cada linha é uma pergunta, a resposta que queres ouvir e o sinal de alarme. As secções a seguir explicam cada uma.

Faturação: é vossa ou colada por fora? (perguntas 1 e 2)

Esta é a primeira e a mais importante, porque é a que mais dinheiro e chatice te poupa ou custa. Em Portugal, acima de 50 000 € de faturação por ano és obrigado a emitir faturas com programa certificado pela Autoridade Tributária (Portal das Finanças). Cada fatura leva ATCUD e código QR, e todos os meses sai um ficheiro SAF-T para a AT e para o teu contabilista. Isto não é opcional. É lei.

Pergunta 1: a faturação certificada é vossa ou de outro? A resposta que queres é simples: é nativa, certificada pela AT, e vem incluída. Uma fatura, um clique, feita dentro do mesmo sítio onde geres o sócio. O sinal de alarme é a palavra "integra-se". "Integra-se com o Vendus", "integra-se com o InvoiceXpress" quer dizer que a faturação não é deles. É outro software, com outra mensalidade e outro login, e és tu que ficas no meio a ligar os dois e a resolver quando desligam.

Pergunta 2: o ATCUD e o SAF-T saem daqui? Queres ouvir que sim, e que o SAF-T mensal para o contabilista sai sozinho, sem tu exportares nada à mão. O sinal de alarme é empurrarem-te o problema: "isso trata o teu contabilista", "isso exportas tu". Se a fatura sai do software mas o SAF-T tens de o montar noutro lado, a faturação não está resolvida, está partida em dois.

A diferença entre nativa e por integração não é um pormenor técnico. É a diferença entre emitir uma fatura sem pensar e passar o fim do mês a conciliar dois sistemas que não falam. Se quiseres perceber isto a fundo, tens o guia do software de ginásio com faturação certificada. Na demo, basta a pergunta 1. A cara de quem responde diz-te logo o resto.

Cobranças: os débitos saem sozinhos? (perguntas 3 e 12)

Um ginásio vive de mensalidades. Se cada mensalidade é uma cobrança que alguém tem de ir buscar à mão, ou uma referência que o sócio às vezes paga e às vezes esquece, estás a perder dinheiro todos os meses sem dar por isso.

Pergunta 3: fazem débitos diretos SEPA? O débito direto é o que te tira isto das mãos: autorizas uma vez, e a mensalidade sai da conta do sócio no dia certo, mês após mês, sem ele ter de fazer nada (SEPA na União Europeia). A resposta que queres é sim, com gestão dos mandatos e com retentativa quando um débito falha. O sinal de alarme é "só temos MB Way e Multibanco" ou "o débito direto está a caminho". MB Way e referências são úteis, mas põem a decisão de pagar nas mãos do sócio todos os meses. O débito direto não.

Pergunta 12: o que acontece se um sócio não paga? Aqui queres ver o software trabalhar por ti: o débito falha, o sistema tenta outra vez, avisa o sócio por conta própria e volta a cobrar, tudo sozinho. O sinal de alarme é perceberes que quem anda atrás do incumprimento és tu, ou a rapariga da receção, com uma folha de Excel e o telemóvel. Se a cobrança falhada não se resolve sozinha, compraste uma base de dados, não um sistema de cobranças.

Pede para verem, na demo, o caminho completo de uma cobrança falhada. Não a cobrança que corre bem, essa faz toda a gente. A que falha.

A app: com a marca de quem? (perguntas 4 e 9)

Muitos softwares têm app para os sócios. A pergunta certa não é "têm app", é "de quem é a app".

Pergunta 4: a app é com a minha marca ou com a vossa? Queres uma app com o teu logo, as tuas cores, o teu nome na loja, onde o software desaparece e o sócio vê só o teu ginásio. O sinal de alarme é a app abrir com o nome e o logo do fornecedor, e o teu ginásio ser só mais um lá dentro, a par de centenas de outros. Não é um detalhe de vaidade. A app é a cara do teu ginásio no telemóvel do sócio todos os dias. Se essa cara é de outra marca, estás a construir a casa deles, não a tua.

Pergunta 9: o suporte é em português e com pessoas? Quando algo falha, e vai falhar, queres do outro lado alguém que fala português e percebe do teu problema, não um chat em inglês com respostas automáticas ou um email que responde daqui a três dias. A resposta que queres é suporte em português, com pessoas, com um tempo de resposta que te dizem à frente. O sinal de alarme é não conseguires descobrir, na demo, quem te vai atender quando o débito não sair na véspera do fim de semana.

Preço: o de entrada ou o real? (perguntas 5 e 6)

O preço que vês no site é quase sempre o de entrada. O que interessa é o outro, o que pagas mesmo ao fim do mês depois de somar tudo o que o plano base deixa de fora.

Pergunta 5: o que é que o plano base NÃO inclui? Esta é a pergunta que mais odeiam responder, e por isso a mais importante. Queres uma resposta clara e curta: o plano base inclui isto, e fica de fora aquilo. O sinal de alarme é a resposta vaga, o "depende" ou a mudança de assunto. Fica de fora a faturação? A app? Os débitos diretos? Cada peça que falta é uma segunda mensalidade que ainda não te disseram.

Pergunta 6: quanto pago mesmo ao fim do mês? Pega no teu caso, o teu número de sócios, as funcionalidades que precisas mesmo, e pede o total. Um número. Queres um preço real, com os extras já somados. O sinal de alarme é o vendedor ficar-se pelo "desde 42,75 €/mês" e não conseguir chegar ao total do teu caso. "Desde" é o preço da porta de entrada. O teu é sempre mais alto, e a diferença mora nas peças que compras à parte.

É aqui que a conta de somar te salva. Se a gestão é 40 €, a faturação certificada por integração é mais 25 €, e a app com marca própria é mais um extra, o "desde 40 €" já vai em 80 € e ainda estás a ligar três sistemas à mão. Um tudo-em-um verdadeiro tem tudo isto num preço só. Faz esta conta para cada demo; o guia de quanto custa o software de gestão de ginásio mostra-te as parcelas que costumam ficar escondidas.

Migração: quem faz a mudança? (perguntas 7, 8 e 11)

Se já tens um sistema, esta é a parte que te tira o sono, e com razão. Uma migração mal feita parte cobranças, perde histórico de sócios e deixa-te às escuras no primeiro mês. É também onde os fornecedores mais gostam de ser vagos.

Pergunta 7: quem faz a migração dos meus dados? A resposta que queres é clara: fazemos nós, de ponta a ponta, com um ensaio a seco antes de ir para o ar. O sinal de alarme é "exportas do teu sistema e importas para o nosso", que quer dizer que a migração é trabalho teu, num formato que ninguém te explica, com o risco todo do teu lado.

Pergunta 8: os débitos partem-se na mudança? Esta separa os fornecedores a sério dos outros. Queres ouvir que os mandatos de débito direto passam com a migração, sem os sócios terem de reautorizar nada. O sinal de alarme é o silêncio, ou "vais ter de pedir aos sócios para remandatarem". Remandatar mil sócios um a um é meses de cobranças perdidas. Um sistema que trata disto por ti vale a diferença toda.

Pergunta 11: quanto tempo até estar a trabalhar? Queres uma data, ou pelo menos um intervalo, dias a semanas, com quem faz o quê. O sinal de alarme é "depende de ti", sem prazo, que é a maneira educada de dizer que és tu que vais fazer o trabalho todo e demorar o tempo que demorares.

A mudança de sistema feita à mão é o pesadelo que faz os donos ficarem anos numa ferramenta que já não gostam. Feita pelo fornecedor, com ensaio a seco e os mandatos preservados, deixa de ser motivo para não mudar. O guia de como mudar de software sem perder dados mostra-te o processo passo a passo, e o que tens de exigir a quem o faz.

Saída: e se um dia quiseres sair? (pergunta 10)

A última pergunta é a que mais separa quem confia no seu produto de quem te quer prender. Fá-la mesmo que adores a demo.

Pergunta 10: consigo exportar os meus dados se sair? Os teus sócios, o histórico, as faturas, tudo, num clique, quando tu quiseres, sem pedir licença a ninguém. Essa é a resposta que queres. O sinal de alarme é "fala com o comercial", "isso depende do plano", ou não haver exportação nenhuma. Se sair custa perder os teus próprios dados, não escolheste um software, entraste numa armadilha.

Isto não é só bom senso, é a lei. O Regulamento Geral de Proteção de Dados dá-te direito à portabilidade: os dados que puseste lá são teus e tens direito a levá-los (CNPD, portabilidade dos dados). Um fornecedor que dificulta a saída está a apostar que a dor de mudar te vai prender mais do que a qualidade do produto. É o oposto de quem constrói algo em que confia.

Perguntas frequentes

Fontes

• Portal das Finanças, programas de faturação certificados. Lista oficial e regras dos programas certificados pela AT; obrigatório acima de 50 000 € de faturação anual.
• Portal das Finanças, faturação e obrigações da fatura (ATCUD, QR, SAF-T)
• CNPD, direito à portabilidade dos dados (RGPD)
• A tua Europa, débitos diretos SEPA
• Regime de bens e serviços / faturação, texto legal