Software para um ginásio pequeno: o que precisas mesmo

Tens 90, 120 sócios e um comercial a mostrar-te um painel cheio de gráficos, módulos e "relatórios avançados" que nunca vais abrir. É fácil sair dali a achar que precisas de tudo aquilo. Não precisas. Um ginásio pequeno vive de meia dúzia de coisas que têm de funcionar todos os dias, e paga caro por muita coisa que só faz sentido com dez vezes mais sócios e várias salas.

Este guia separa as duas pilhas. De um lado, o essencial, aquilo sem o qual o teu dia trava ou a lei te apanha. Do outro, o dispensável a este tamanho, que é bom ter um dia mas não hoje. E, no meio, a parte que ninguém te diz na demo: a mensalidade anunciada é o escalão de entrada, não a conta final.

Uma nota de casa, porque interessa que saibas de onde vem isto: o Stryde é nosso e já está disponível. Os factos sobre a concorrência aqui em baixo têm todos a fonte ao lado, e podes confirmá-los.

O que é mesmo essencial num ginásio pequeno

Corta o barulho. Estas são as quatro coisas que um ginásio abaixo dos 150 sócios usa todos os dias, ou de que a lei não o deixa fugir. Se um software falha numa delas, não serve, por muito bonito que seja o resto.

• Faturação certificada pela AT. É a única que não se discute. Não é uma funcionalidade "avançada", é a lei. O Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga-te a faturar com um programa certificado quando cumpres pelo menos uma de três condições: volume acima de 50 000 € no ano anterior, contabilidade organizada, ou já usares software de faturação. Um ginásio pequeno chega aos 50 000 € depressa: 80 sócios a 55 €/mês já lá estão. A partir daí, é obrigatória, ponto.
• Débitos diretos SEPA. É a diferença entre andares atrás de quem não pagou e a mensalidade entrar sozinha todos os meses. Num ginásio pequeno, tu és a receção, o gestor e quem cobra. Cada cobrança à mão é tempo teu que não tens. O SEPA tira-te isso das mãos.
• Marcações de aulas. Se dás aulas de grupo, os sócios têm de marcar sem te ligar nem mandar mensagem. Tira o WhatsApp da equação e liberta-te a receção. Não precisa de ser um motor de agendamento de cadeia; precisa de funcionar e de caber na app.
• Uma app decente para os sócios. Marcar, ver o horário, pagar, receber um lembrete. É o balcão do ginásio no telemóvel de cada sócio. Num ginásio pequeno, uma app que os sócios usem com gosto vale mais do que dez módulos que só tu vês.

Repara no que estas quatro têm em comum: são coisas que acontecem todos os dias, ou que te tiram uma multa de cima. Se um fornecedor te cobra caro por elas ou te obriga a um segundo programa para a faturação, é aí que a conta se estraga, não nos módulos que ele te oferece de borla.

O que é dispensável a este tamanho

Agora a outra pilha. Isto não é lixo, é bom software, mas resolve problemas que um ginásio de 120 sócios ainda não tem. Pagar por isto agora é pagar por um tamanho que não és. Deixa para quando fizer falta.

• Módulos de cadeia (multi-espaço, gestão entre lojas). Servem para gerir vários ginásios de uma vez, com stocks e horários partilhados. Tens uma sala. Não precisas de gerir dez.
• BI pesado e "relatórios avançados". Painéis com dezenas de métricas e forecasting. Num ginásio pequeno, olhas para a lista de sócios e sabes de cor quem está a faltar. O relatório de 40 páginas fica por abrir.
• Controlo de acessos caro (torniquetes, leitores biométricos). É hardware e manutenção que faz sentido num ginásio de 24 horas com centenas de entradas por dia. Numa sala pequena com receção, muitas vezes basta um check-in na app. Podes sempre juntar depois.
• CRM de vendas. Funis, sequências de emails automáticos, lead scoring. É maquinaria para quem trata dezenas de leads por semana. A este tamanho, as vendas fazem-se na conversa e num bloco de notas simples, não num CRM.

O erro comum não é comprar de menos, é comprar de mais. Um plano caro cheio de módulos de cadeia sai mais caro e não te resolve melhor o dia do que um plano certo com os quatro essenciais lá dentro. A pergunta certa nunca é "quantas funcionalidades traz", é "quantas destas eu uso esta semana".

Essencial vs dispensável, lado a lado

Posto numa tabela, decide-se num minuto. À esquerda, o que tem de estar lá para um ginásio pequeno. À direita, o que podes ignorar sem perder nada hoje.

A leitura da tabela é simples: os quatro de cima têm de vir de série e sem custar uma fortuna; os quatro de baixo não deviam pesar na tua escolha. Se um comercial te está a vender pelos de baixo, está a vender-te o tamanho errado.

A conta real: a mensalidade de entrada não é o total

Aqui está a parte que estraga orçamentos de ginásios pequenos, e quase ninguém a diz na demo. O número que vês anunciado é o escalão de entrada, o mais barato, e raramente é a conta final. O que se soma a ele é que decide se o software é barato ou caro para ti.

Em Portugal quase ninguém publica preços. A Regybox não os mostra (site); a exceção é a InnuxFit, que publica planos à frente: o Start a 42,75 €/mês (200 sócios, com IVA) e o Pro a 63,96 €/mês (500 sócios), sempre com certificado da AT incluído (planos InnuxFit). Guarda uma coisa sobre esse "desde 42,75 €/mês": é o plano de entrada. O que acabas a pagar depende do que falta lá dentro.

E é aqui que o desenho do mercado se vê: a maior parte das ferramentas não é all-in-one. A gestão, a app e a faturação certificada vivem em programas separados, com uma segunda mensalidade e o trabalho a dobrar de andar a passar dados de um para o outro. O caso concreto: para emitir faturas certificadas a partir da Regybox, é preciso subscrever à parte o plano Pro da Vendus, porque os planos abaixo não suportam a integração (Vendus, sobre a Regybox), a 15 €/mês + IVA por ponto de venda (preços Vendus). Parece pouco. Mas soma-se todos os meses, para sempre, além do que já pagas pela gestão.

Faz a conta como deve ser. Não compares mensalidade de entrada com mensalidade de entrada. Compara o total: mensalidade base, mais o segundo programa de faturação se a certificada não vier de fábrica, mais o que tenhas de ligar por cima para teres os quatro essenciais. Para um ginásio pequeno, a faturação certificada nativa é o que mais poupa nesta soma, porque tira uma mensalidade inteira e o trabalho a dobrar de cima. Se quiseres o tema a fundo, escrevemos sobre quanto custa um software de gestão de ginásio.

E o grátis, chega para um ginásio pequeno?

É uma pergunta honesta quando cada euro conta, e a resposta também tem de ser. Grátis a sério, para um ginásio pequeno, resume-se a uma folha de cálculo ou a um período de teste, como os 90 dias da InnuxFit até 50 sócios (InnuxFit). Serve para arrancar, com poucos sócios e a faturação tratada por fora.

Mas o grátis parte no mesmo sítio onde o teu ginásio cresce: nenhum grátis para sempre te dá faturação certificada pela AT nem débitos diretos SEPA, os dois essenciais que a lei e a cobrança te vão exigir. E atenção, o grátis que te obriga a faturar noutro lado não é poupança: é o trabalho a dobrar por tua conta, só que sem pagares a segunda ferramenta porque a fazes tu, com o teu tempo. Se estás mesmo a começar, vê as opções de software de gestão de ginásio grátis antes de decidir; se já tens sócios que cheguem, o grátis não é para ti.

Como escolher sem pagar por coisas a mais

Chegado aqui, a decisão é quase mecânica. Leva estas quatro perguntas à demo e não saias sem as quatro respostas. Elas fazem o comercial parar de te vender o tamanho errado.

1. A faturação certificada vem de fábrica ou é um segundo programa por cima? Se for segundo programa, soma o preço dele todos os meses ao que te disseram. É a linha que mais engana.
2. Os débitos diretos SEPA estão incluídos? A que custo por cobrança? É o que te tira a cobrança à mão. Confirma que não é um extra caro.
3. Os quatro essenciais estão no plano de entrada, ou espalhados por escalões? Pede o preço com os quatro dentro, não o plano nu. A diferença é o teu custo real.
4. O que estou a pagar que só serve a cadeias? Se metade do plano é multi-espaço e BI, estás a pagar por um tamanho que não és. Pede um plano à tua medida.

Com estas quatro respostas montas o total real e comparas maçãs com maçãs. Se quiseres o passo a passo completo da escolha, com todos os critérios, escrevemos sobre como escolher o software de gestão do teu ginásio.

Perguntas frequentes

Escolher software para um ginásio pequeno é isto: pagar pelos quatro essenciais, ignorar o que só serve a cadeias, e somar sempre o total em vez de olhar para a mensalidade de entrada. A faturação certificada, os débitos SEPA, as marcações e uma app decente com a tua marca, num só sítio e sem segundo programa por cima. É isto que o Stryde te tira das mãos. Marca uma demo e vê o Stryde a funcionar no teu espaço.

Fontes

• InnuxFit, planos de preços. Único fornecedor português com preços públicos: grátis até 50 sócios/90 dias, Start 42,75 €/mês, Pro 63,96 €/mês, certificado da AT incluído em todos.
• Vendus, sobre a gestão de boxes com a Regybox. Confirma que a integração de faturação com a Regybox exige o plano Pro da Vendus, subscrito à parte.
• Vendus, planos e preços. Plano Pro a 15 €/mês + IVA por ponto de venda.
• Decreto-Lei n.º 28/2019, texto consolidado (Diário da República). O artigo 4.º obriga a usar programa de faturação certificado quando se verifica uma de três condições (volume acima de 50 000 €, contabilidade organizada, ou uso de software de faturação).
• Regybox, site oficial. Sem preços públicos; orçamento sob pedido.