Escolher a bike ou o reformer: lugares numerados na app

São 19h05, a aula de cycling é às 19h15, e já estão três pessoas encostadas à porta da sala. Não é pontualidade. É a corrida à bike do costume, a da segunda fila que fica mesmo em frente à coluna. Quem chega às 19h14 leva a que sobrou e passa a aula a pensar nisso.

Do teu lado, o mesmo problema aparece com outra cara: mensagens no Instagram a pedir para guardares a 14, um papel no balcão com nomes e números, e uma discussão de duas em duas semanas porque alguém tinha combinado o aparelho com o instrutor. Numa sala de reformer é igual, com o agravante de os aparelhos não serem todos iguais: há o que está encostado à parede, o que fica debaixo do ar condicionado e o que range.

Isto resolve-se com lugares numerados escolhidos na app, no momento da marcação. Aqui ficas a saber o que decidir antes, como se monta ecrã a ecrã, o que o sócio vê, e onde é que a funcionalidade tem limites que convém conheceres antes de prometeres seja o que for à tua gente.

O problema é de decisão, não de equipamento

Quando os lugares não estão numerados, alguém tem de decidir quem fica com qual. Sem sistema, essa decisão é tomada pela ordem de chegada, e a ordem de chegada é uma regra injusta disfarçada de justa: privilegia quem mora ao lado e quem não tem de ir buscar filhos à escola.

O custo aparece em três sítios. No teu tempo, porque passas a ser o serviço de reserva de bikes, com pedidos a chegar por três canais diferentes. Na sala, porque duas pessoas convencidas de que o reformer do canto era delas começam a aula mal. E na retenção, porque o sócio que fica sempre com o pior lugar não te diz nada, apenas vem menos vezes e, um dia, cancela.

Numerar os lugares tira-te a decisão das mãos e devolve-a a quem marca. Quem quiser a bike da frente marca cedo. Quem marca em cima da hora fica com o que há, e sabe disso quando marca, não quando chega. É a mesma lógica de uma sala de cinema, e funciona pela mesma razão: a regra é visível para toda a gente antes de a pessoa se comprometer.

Três formas de tratar o mesmo equipamento

Antes de mexeres em nada, decide o que queres. Numerar lugares não é uma coisa que se ligue e desligue por aula: é a forma como o teu equipamento passa a estar descrito no sistema, e as aulas herdam-na daí. Há três configurações possíveis, e as três são legítimas.

A segunda linha é a mais subestimada. Mesmo sem deixar ninguém escolher, numerar as unidades resolve o erro mais caro de todos: marcares uma aula para 24 pessoas numa sala com 22 bikes. A partir do momento em que o conjunto tem unidades, a lotação da aula passa a ser o número de unidades, e deixa de haver forma de vender um lugar que não existe.

A terceira é a que a tua gente vai notar. É também a que exige que os nomes façam sentido dentro da sala: se a bike tem um 7 colado ao guiador, chama-lhe Bike 7 no sistema. Um número na app que não existe no chão da sala cria mais confusão do que a que resolve.

Como se monta, ecrã a ecrã

Tudo isto vive em Definições > Reservas, no bloco "Espaços e equipamento". A ordem certa é esta, e vale a pena segui-la, porque o mapa da sala só fica disponível se os passos anteriores estiverem feitos.

Primeiro a sala. Em "Salas", crias o espaço físico onde a aula acontece (Sala 1, Estúdio, Sala de Cycling). Uma sala é um espaço onde só decorre uma aula de cada vez, por isso atribuir uma sala a uma aula chega para nunca mais teres duas aulas marcadas ao mesmo tempo no mesmo sítio.

Depois o equipamento. Em "Reservas com lugar", crias um conjunto: dás-lhe um nome (Bicicletas, Reformers, Fatos EMS), associas à sala onde ele está, e escreves as unidades no campo Unidades (uma por linha), uma por cada aparelho. É literalmente uma lista: Bike 1, Bike 2, Bike 3, até ao fim. Se quiseres que sejam os sócios a escolher, ligas a opção "Os sócios escolhem a unidade ao reservar". Se a deixares desligada, só a lotação conta.

Por fim a aula. No Horário, ao criar ou editar a aula, ligas o conjunto de lugares à aula ou à série semanal inteira. Se quiseres deixar isto tratado de vez, em Definições > Atividades defines o espaço e o equipamento por omissão de cada modalidade, e todas as aulas dessa modalidade já nascem com eles.

A planta da sala, para acabar com "onde é que fica a 14?"

Uma grelha de números resolve o conflito, mas não resolve a orientação. Quem entrou este mês não faz ideia de onde está a Bike 14, e o número sozinho não lhe diz se fica à frente, ao fundo ou ao lado do espelho.

Por isso a sala pode ter uma planta. Abres a sala em Definições > Reservas, carregas uma imagem em "Carregar planta" e arrastas cada equipamento para o sítio certo. Não precisas de um desenho de arquiteto: uma fotografia da sala tirada da porta, ou um esquema feito em cinco minutos, chega perfeitamente. Os marcadores movem-se com o rato ou com as setas do teclado, e só ficam guardados quando carregas em Guardar, por isso um arrasto acidental não estraga nada.

Há três coisas honestas a dizer sobre este mapa antes de o montares. A planta é da sala, não da aula: desenhas uma vez e serve todas as aulas que acontecem ali, o que é bom, mas também quer dizer que não podes ter duas disposições diferentes para a mesma sala. Só aparece o equipamento associado àquela sala: se o conjunto de bikes não estiver ligado à sala, o construtor da planta diz-te isso mesmo e não tens nada para arrastar. E o mapa é tudo ou nada: se ficar um único aparelho por colocar, o sócio vê a grelha simples de números em vez da imagem. Isso é de propósito, para ninguém abrir um mapa onde faltam metade dos lugares.

A planta fica guardada em privado. Não é uma imagem pública com um endereço fixo: só quem tem acesso ao teu ginásio a consegue abrir, e o endereço que a mostra expira ao fim de uma hora.

O que o sócio vê, e o que tu vês

Do lado de quem marca, a diferença é um ecrã a mais. Onde antes carregava em Reservar e ficava marcado, agora carrega em Reservar e abre-se "Escolhe o teu lugar": ou o mapa da sala com os marcadores por cima da imagem, ou a grelha de Bike 1 a Bike 24 quando não há planta. Os lugares já ocupados aparecem riscados e não são clicáveis, por isso ninguém tenta reservar a 7 quando a 7 já saiu. Escolhe, carrega em Reservar lugar, e fica marcado.

Depois disso, o lugar dele acompanha-o: na aula, dentro da app, aparece "O teu lugar: Bike 14". É a linha que evita a mensagem das 18h50 a perguntar qual era mesmo o número.

Do teu lado há uma coisa que convém saberes: a lista de inscritos da aula mostra-te quem está e em que estado (Inscrito, Lista de espera), não o número do lugar de cada pessoa. Se a tua operação depende de saber, em cima da hora, quem está em que aparelho, isso ainda é uma volta à sala, não um ecrã. Vale a pena decidires isto antes de prometeres à equipa uma folha de sala com números.

Quem não escolhe: lista de espera e balcão

Nem todos os lugares são escolhidos por quem os ocupa, e é aqui que a maior parte dos sistemas se desfaz. Na Stryde há duas entradas que não passam pelo ecrã de escolha, e ambas atribuem lugar sozinhas.

A lista de espera. Quando alguém cancela, a vaga é oferecida ao primeiro da fila, um de cada vez, com um prazo fixo para confirmar (por omissão 30 minutos, que mudas em Definições > Reservas no campo "Prazo para confirmar um lugar"). Se confirmar, recebe automaticamente o lugar livre mais baixo que houver. Se o prazo passar sem resposta, a vaga segue para o seguinte. Quem está em espera não segura lugar nenhum enquanto espera, o que é o comportamento correto: um lugar bloqueado por quem talvez nem venha é um lugar perdido. A mecânica completa da fila está em como gerir a lista de espera das aulas de reformer, e a funcionalidade em si vive na página de marcações e listas de espera.

O balcão. Quando és tu a meter alguém na aula (Horário, aula, Adicionar sócios), essa pessoa também fica com o lugar livre mais baixo, sem tu teres de escolher nada. É o caso da sócia que liga a pedir para a meteres na aula das 19h, ou de quem não usa a app.

A regra é sempre a mesma e vale a pena dizê-la à tua gente por palavras simples: quem marca sozinho escolhe; quem entra pela fila ou pelo balcão recebe o lugar mais baixo que estiver livre. Não é aleatório e não é por antiguidade. É o número mais baixo.

A bike avariada e outros casos do dia a dia

Uma sala com lugares numerados vive de manutenção, e há três situações que te vão aparecer na primeira semana.

Um aparelho avariou. Não há um interruptor de "fora de serviço" por unidade. O que fazes é abrir o conjunto em Definições > Reservas e apagar a linha desse aparelho da lista de unidades. Ele deixa de aparecer para quem marcar a seguir. Quando o técnico o arranjar, escreves outra vez o mesmo nome na lista e ele volta com a mesma identidade, não como um lugar novo. Quem já tinha reservado esse lugar numa aula futura mantém a marcação: apagares a linha não desmarca ninguém.

As aulas já marcadas continuam com a lotação antiga. A lotação é fixada quando a aula é criada, por isso tirar uma unidade hoje não encolhe sozinha a aula de amanhã. Se a bike vai ficar parada duas semanas, ajusta também a lotação nas aulas já agendadas (o sistema não te deixa descer abaixo do número de inscritos, o que é a proteção certa).

Turmas fixas. Se tens gente que não marca nada e simplesmente tem lugar todas as semanas, isso são turmas fixas, e funcionam: a pessoa entra na aula automaticamente, sem reservar. O que a turma fixa garante é a vaga na aula, não um número de aparelho agarrado a essa pessoa. Se a tua sala tem meia dúzia de alunos fixos que estão sempre no mesmo reformer, isso continua a ser um combinado da sala, não uma regra do sistema.

Reformer e solo não são a mesma aula (nem o mesmo pack)

Num estúdio de pilates isto quase sempre aparece junto: numerar os reformers e vender packs só de reformer. São duas decisões diferentes, e a segunda tem uma consequência de configuração que apanha muita gente.

Os packs de aulas podem ser limitados por atividade: um pack de 10 aulas que só serve para reformer, outro que serve para reformer e solo. Só que o limite é por atividade, e a atividade de pilates que vem preparada de origem cobre "aulas de reformer e solo" ao mesmo tempo. Ou seja: se queres vender um pack que só dá para reformer, precisas de ter reformer e solo como duas atividades separadas nas tuas definições, não como duas variantes da mesma. Decide isto no início, porque é muito mais simples do que reorganizar packs já vendidos.

Vale o mesmo raciocínio para o equipamento: o conjunto de reformers só faz sentido ligado às aulas de reformer. As aulas de solo ficam com a lotação da sala e mais nada, o que é exatamente o que devem ter. Se estás a montar um estúdio de raiz, o resto das decisões de sala e horário está reunido na página sobre estúdios de reformer, e o panorama geral em software para estúdios de pilates e reformer.

Vale a pena numerar tudo?

Não. Numerar lugares tem um custo escondido: passa a haver uma coisa a mais para manter certa entre a sala e o sistema. Cada aparelho que compras, vendes, avaria ou trocas de sítio é uma alteração a fazer em dois sítios. Numa sala de tapete com 20 lugares iguais, isso é trabalho a troco de nada.

A pergunta útil é simples: os lugares desta sala são diferentes uns dos outros aos olhos de quem treina? Numa sala de cycling são, quase sempre. Numa sala de reformer também, e ainda mais quando um aparelho é mais recente do que o outro. Numa sala de yoga com tapetes, não são. Numa sala de treino funcional com estações rotativas, também não.

Se a resposta for sim, numera e deixa escolher. Se for não, aproveita na mesma a segunda linha da tabela lá de cima: numera as unidades sem ligar a escolha, só para a lotação passar a ser real. Não custa nada e evita a aula com mais inscritos do que aparelhos.

Do lado do investimento, se estás nas contas de abrir uma sala e a decidir quantas bikes compras, os números de partida estão em quanto custa abrir um estúdio de cycling indoor. E se estás a comparar plataformas antes de decidir, a análise de uma das alternativas mais usadas cá está em bsport para estúdios de pilates, yoga e barre. Se o problema que tens é antes o encaixe do horário numa sala só, montar o horário de um estúdio de reformer com uma sala trata disso em detalhe.

Perguntas frequentes

Numerar lugares é das poucas mudanças de gestão que a tua gente nota logo na primeira aula: deixa de haver corrida à porta e deixam de existir combinações paralelas contigo. Do teu lado, são vinte e quatro linhas escritas uma vez e uma lotação que passa a ser verdadeira. Se o problema seguinte for a fila que se forma quando a aula esgota, é a mesma lista de espera que trata dela, e o que cada plano inclui está em preços. Marca uma demo e vê a Stryde a funcionar na tua sala.