Avaliação inicial obrigatória: marcar, fazer, programa

Pergunta à tua equipa quantos dos sócios que entraram no mês passado fizeram avaliação inicial. Vais ouvir "quase todos", e depois ninguém consegue dizer quais.

Não é culpa da equipa. É que a avaliação inicial, na maior parte dos espaços, não tem dono ("faz quem estiver livre"), não tem data ("aparece um dia destes") e não tem fim, porque acaba numa ficha preenchida, sem nada a seguir. Uma coisa assim não acontece de forma fiável, por muito boa que seja a intenção. O que se segue trata a avaliação como aquilo que ela é do lado da gestão: cinco passos que começam na inscrição e só fecham quando o sócio tem um programa de treino atribuído.

Porque é que a avaliação tem de estar no plano

Há duas formas de pôr uma avaliação inicial a acontecer. A primeira é convidar: "tens direito a uma avaliação, marca quando quiseres". A segunda é incluir: a avaliação faz parte do plano que a pessoa comprou, tal como o acesso à sala faz.

A diferença não está na palavra, está em quem fica com a tarefa. No convite, fica com o sócio, que acabou de entrar, não conhece ninguém e não sabe se está a incomodar. No plano, fica contigo, e uma tarefa tua tem uma lista onde aparecer.

Obrigatória não quer dizer que alguém fica à porta a impedir a entrada de quem ainda não foi avaliado. Bloquear o treino de um sócio que já pagou é uma péssima primeira semana. Quer dizer que, enquanto a avaliação não estiver marcada, fica aberta na tua lista, com o nome da pessoa. É o mesmo raciocínio que faz o resto do primeiro mês do sócio funcionar: o que tem dono e data acontece, o resto é intenção.

O protocolo, da inscrição ao programa

Cinco passos. Escreve-os numa folha, cola-a na receção, e mede-os.

No passo 1, se a inscrição for ao balcão, alguém tem de garantir que a declaração de saúde e o termo de responsabilidade ficam mesmo assinados, e não "depois"; se ainda não os tens redigidos, o termo de responsabilidade e a declaração de saúde no ginásio tratam disso. Quando é a própria pessoa a inscrever-se à distância, o problema desaparece: na inscrição online de sócios, os dois documentos são lidos e assinados antes de a inscrição fechar.

O passo 2 é o que costuma engasgar, porque a avaliação não é uma aula de grupo: tem uma pessoa de cada lado, às vezes uma sala pequena e às vezes nenhuma sala. Por isso pertence ao mesmo sítio onde vive a fisioterapia ou o treino privado: os serviços marcados um a um, onde defines se aquilo precisa do profissional, da sala, dos dois ou de nenhum, e as vagas saem da disponibilidade real de quem vai lá estar.

O que se mede, e o que não precisas de comprar

Quatro blocos, por esta ordem. Começa pela saúde, acaba nos números.

• Rastreio de saúde. Meia dúzia de perguntas de pré-participação, do estilo do PAR-Q+: condição cardíaca, dor no peito em esforço, tonturas, problema ósseo ou articular que agrave com exercício, medicação para a tensão, e se algum médico já desaconselhou exercício. Uma resposta afirmativa não impede o treino. Obriga a mais cuidado, e às vezes a encaminhar a pessoa para clearance médica.
• Objetivo. Perda de peso, força, performance, reabilitação, saúde geral ou outro, mais uma linha a explicar. É este campo que decide o programa, por isso não o despaches.
• Experiência. Iniciante, intermédio ou avançado, e o histórico em texto livre. Um "intermédio" que parou há três anos não é o mesmo que um intermédio a treinar.
• Medidas. Peso e altura, e depois o que fizer sentido: cintura, anca, braço, massa gorda, frequência cardíaca em repouso, tensão arterial. O IMC calcula-se, não se tecla.

A pergunta que aparece sempre a seguir: preciso de comprar uma balança de bioimpedância? Não para começar. Uma fita métrica, uma balança normal e um medidor de tensão dão-te uma avaliação completa e comparável ao longo do tempo, que é o que interessa. O aparelho de composição corporal é um investimento à parte, com preços públicos e uma conta de retorno já feita no artigo sobre equipamento de avaliação física. Compra-o quando o volume o justificar.

E uma nota honesta: os valores são escritos pelo treinador. Não há ligação a balanças, a aparelhos de bioimpedância nem a relógios. Quem mede, escreve.

Quem faz a avaliação e quanto demora

Quarenta e cinco minutos é a duração que costuma funcionar num ginásio independente: dez para a conversa de saúde e objetivos, quinze para medidas e uma bateria simples de movimento, vinte para explicar o que vem a seguir e fazer o primeiro treino orientado. Abaixo de trinta a pessoa sai com números e sem plano; acima de uma hora deixa de caber na agenda de quem também dá aulas.

Quem faz é o treinador que vai acompanhar a pessoa, sempre que possível. É a diferença entre a avaliação ser um formulário e ser o início de uma relação: quem te mediu a cintura e ouviu que querias voltar a subir escadas sem te faltar o ar é a pessoa a quem dizes olá na terça-feira seguinte.

Se for vendida à parte, o preço segue a lógica de qualquer sessão individual do teu espaço, e a conta está em quanto cobrar por uma sessão de personal training em Portugal. A recomendação, ainda assim, é incluí-la: uma avaliação cobrada à parte é uma avaliação que metade das pessoas não faz.

Da avaliação ao programa de treino

Pensa no que ele viveu. Contou a história dele durante quarenta e cinco minutos, deixou-se medir, disse em voz alta uma coisa que talvez não diga a mais ninguém. E depois, na maior parte dos ginásios, nada: na semana seguinte está outra vez a fazer três máquinas ao calhas. A avaliação sem programa é pior do que não avaliar, porque cria uma expectativa e não a cumpre.

Este é o passo que quase toda a gente falha, e o único que o sócio nota. A regra não tem exceção: ninguém é avaliado sem sair de lá com um programa, ou sem o receber em menos de uma semana.

E não tem de ser uma obra de arte. Quatro a seis exercícios, séries, repetições e carga de partida, dois ou três dias por semana, com o nome da pessoa em cima. O que o torna sustentável para uma equipa pequena é não começar do zero de cada vez: tens três ou quatro estruturas base, escolhes a que serve, ajustas em dez minutos, e atribuis.

A reavaliação, ou isto vira um ritual

Uma avaliação isolada mede um dia. O valor está na segunda, na terceira e na quarta, quando o sócio vê a cintura de janeiro ao lado da de setembro e percebe, preto no branco, que o dinheiro da mensalidade fez alguma coisa.

Três meses é a cadência que serve à maior parte dos espaços: tempo suficiente para o corpo mudar de forma visível, curto o suficiente para a pessoa não desaparecer no meio. Num público de reabilitação podes esticar para seis; abaixo de dois gasta-se agenda para medir ruído. E o que faz a reavaliação acontecer é o mesmo que fez a primeira: uma data marcada quando a anterior termina, e uma lista onde ela aparece se passar do prazo.

Dados de saúde e fotos: o que podes guardar

Tudo o que recolhes numa avaliação é dado de saúde: as respostas do rastreio, o peso, a massa gorda, a tensão arterial, as fotos. O RGPD trata isto como categoria especial, e a consequência prática é curta: recolhe só o que vais usar, guarda-o onde só quem precisa lá chega, e não o espalhes por um grupo de mensagens nem por uma folha de cálculo partilhada.

As fotos de progresso são a parte mais sensível de todas. Nunca se tiram sem a pessoa autorizar, essa autorização tem de ficar registada, e nunca ficam num telemóvel pessoal de ninguém da equipa.

Medir se o protocolo pegou

Quatro números, uma vez por mês.

• Sócios novos avaliados em 14 dias. É o número principal. Abaixo de 70%, o problema está no passo 2, a marcação, não na avaliação.
• Avaliados com programa atribuído. É o que ninguém mede e o que mais dói. Vinte avaliações e oito programas são doze expectativas por cumprir.
• Quem chega à segunda avaliação. Diz-te se a cadência é real ou só um número no ecrã de definições.
• Retenção aos 90 dias, de avaliados contra não avaliados. É a prova de que compensa, com a tua gente e não com a de um estudo qualquer.

Olha para eles durante três meses seguidos e sabes onde o protocolo está a partir. Sem eles, ficas com a resposta do primeiro parágrafo: "quase todos".

Perguntas frequentes

A avaliação inicial não falha por falta de vontade nem de conhecimento técnico. Falha porque não tem dono, não tem data e não tem fim. Põe-na dentro do plano, marca-a como um serviço com hora, e fecha-a sempre com um programa atribuído. Se estás a montar isto num espaço com sala aberta, aulas e treino individual ao mesmo tempo, vê como a Stryde trabalha em ginásios independentes e o que está incluído em cada plano: a avaliação, os programas e a biblioteca de treinos fazem parte da base. Marca uma demo e vê a Stryde a funcionar no teu espaço.