Dois espaços, dois NIFs: faturação por ginásio

Assinaste o contrato do segundo espaço e a primeira pergunta séria não é sobre o horário nem sobre o equipamento. É esta: a fatura do sócio que treina na morada nova sai em nome de quem? Se abriste uma sociedade nova para o segundo espaço, passaste a ter duas entidades fiscais dentro do mesmo negócio, e tudo o que toca em dinheiro tem de saber qual delas está a cobrar.

Quase todo o software de gestão foi desenhado para um espaço e um NIF. Quando abres o segundo, ou te vendem uma segunda conta, e passas a ter sócios duplicados, histórico partido e a mensalidade do software a dobrar, ou te obrigam a faturar tudo por uma entidade só, que é exatamente o que o teu contabilista não quer.

Este artigo é sobre o que muda mesmo na faturação com dois estabelecimentos, o que fica igual, e como isso se organiza dentro de uma conta só. A decisão societária é do teu contabilista. O resto é arrumação, e essa parte resolve-se.

A pergunta que decide tudo: uma empresa ou duas?

Antes de olhares para software, arruma isto com quem te faz a contabilidade, porque muda tudo o que vem a seguir. Há dois cenários, e só dois.

Uma empresa, dois espaços. A mesma sociedade explora as duas moradas. Há um NIF, e as faturas dos dois espaços saem em nome dele. O teu problema passa a ser de organização: saber quanto entrou em cada morada sem andar a somar folhas de cálculo no fim do mês.

Duas empresas, um espaço cada. Cada morada tem a sua sociedade e o seu NIF. Cada uma emite em nome próprio, com a sua série de documentos comunicada à Autoridade Tributária, e entrega a sua contabilidade. Um documento nunca pode juntar faturação das duas.

Nenhum dos dois cenários é melhor por natureza. O segundo aparece muito quando entra um sócio de capital só no espaço novo, quando as moradas têm licenciamentos diferentes ou quando queres isolar o risco de uma das operações. Se ainda estás a decidir se abres, a parte financeira da decisão está em abrir o segundo espaço: quando vale a pena mesmo.

Repara na última linha: do lado do software o desenho é o mesmo nos dois casos. O que muda é o que preenches em cada espaço. É por isso que vale a pena resolver a pergunta societária primeiro e só depois escolher a ferramenta, e não ao contrário.

Dois NIFs, duas séries: o que muda em cada fatura

Uma fatura certificada não é um PDF bonito. É um documento com um número dentro de uma série, e essa série tem de estar comunicada à AT antes de o primeiro documento sair dela. É daí que vem o ATCUD que aparece no topo do documento. Se isto é novo para ti, está explicado peça a peça em ATCUD e código QR nas faturas do ginásio.

Com duas entidades, isto acontece duas vezes. Cada NIF comunica as suas séries e recebe os seus códigos de validação. Não existe forma legítima de emitir por uma entidade documentos de faturação da outra, e não há atalho de software que contorne isso.

Na prática, o que precisas de exigir a qualquer sistema é simples de dizer e raro de encontrar: dados fiscais por espaço (nome, NIF, morada), série própria por espaço, e a garantia de que um documento nunca mistura os dois. Na Stryde, a faturação certificada corre através de um parceiro certificado pela AT, emitida dentro da Stryde, e está incluída a partir do Growth (+20 € por mês no Starter). A ativação é feita ginásio a ginásio pela nossa equipa: cada espaço com as suas credenciais AT, o seu NIF e a sua série.

O sócio não vê nada disto. Paga a mensalidade e recebe por email a fatura do espaço onde está inscrito, com o nome e o NIF certos. É esse o teste que interessa: se um sócio do espaço novo receber uma fatura em nome da empresa antiga, tens um problema fiscal, não um problema de configuração.

O sócio que treina nos dois espaços conta duas vezes

Esta é a parte que costuma desiludir na demonstração, e é a parte em que preferimos ser chatos a ser simpáticos. Um sócio que treina nos dois espaços tem duas inscrições, cada uma com o seu plano, a sua cobrança e a sua fatura. Não há um passe único partilhado pelos dois espaços.

Parece burocracia e é honestidade. Se uma inscrição só desse acesso aos dois, alguém teria de decidir a que espaço pertence aquela receita, quem emite a fatura e em que morada conta a presença. Essa decisão seria sempre inventada, e o que se inventa aparece três meses depois num relatório que não bate certo com o banco. Com duas inscrições, cada espaço fica com o que é seu: a receita, o documento e o histórico.

Do lado do sócio a experiência continua a ser uma app só. Ele troca de espaço no mesmo seletor, com a marca de cada espaço, sem instalar nada novo nem voltar a fazer login. O que duplica é a inscrição, não a pessoa nem a app.

E se quiseres mesmo dar acesso aos dois, isso faz-se como qualquer outra decisão comercial tua: um plano em cada espaço, com o preço que entenderes. Continuas a ver, no fim do mês, quanto rendeu cada morada.

Quem recebe o dinheiro de cada espaço

O dinheiro dos sócios entra na conta bancária do teu negócio, não na nossa. A Stryde cobra 0% de comissão (aplicam-se as taxas normais de processamento de pagamento) e nunca é ela a comerciante da tua mensalidade.

Por definição, a cobrança faz-se através de uma ligação bancária ao nível da conta, que serve os espaços todos. Se os teus espaços forem entidades fiscais diferentes e precisares que o dinheiro de cada morada entre na conta da sua entidade, ativamos uma ligação própria para o espaço que precisar. Isso é uma conversa connosco, não um botão que carregas sozinho, precisamente porque mexe em dados bancários e fiscais de uma entidade nova.

As vias de cobrança são as mesmas nos dois espaços: débito direto SEPA por defeito, cartão, MB Way e Multibanco. O que muda entre espaços é o destino do dinheiro e o nome que sai na fatura, nunca a forma como o sócio paga.

A equipa vê o espaço onde trabalha

Com dois espaços, a rececionista da morada A não tem de ver os sócios, os pagamentos nem os relatórios da morada B. Não é desconfiança, é higiene de dados pessoais e menos erros: quem só vê a sua lista não regista um pagamento no sítio errado.

Em Definições > Equipa convidas ou crias as contas de cada espaço, com uma função. Treinador e staff ficam presos ao espaço onde os adicionaste. Admin vê e altera tudo no painel, incluindo todos os clubes da conta, e o dono é o titular da conta. É a única escolha que tens de fazer com cabeça: um admin é alguém em quem confias o negócio inteiro, não só uma morada.

Um coach que dá aulas nas duas moradas entra na equipa das duas, e continua a ver apenas as turmas de cada uma. Não há um terceiro sítio onde ele veja tudo junto.

Os números: por espaço, e somados quando o dizes

O erro clássico de quem tem duas moradas é olhar só para o total. O total esconde precisamente a informação que interessa: qual das duas está a puxar a outra. É por isso que a Stryde trata os dois espaços como uma conta com duas moradas, e não como uma soma.

No seletor do topo escolhes Todos os clubes e o painel passa a mostrar uma linha por espaço: inscrições ativas, check-ins de hoje, receita mensal e o que precisa de atenção em cada um, com os que precisam de atenção à frente. Clicas num número e entras nesse espaço, na página onde esse número se resolve.

Duas regras que não se quebram nesse painel. Um número somado diz sempre de quantos clubes é a soma, nunca aparece um valor sozinho a misturar as duas moradas. E não existe uma conta de resultados única dos dois espaços: os números aparecem por espaço, porque com entidades diferentes uma conta de resultados conjunta não significaria nada para o teu contabilista. Se queres o detalhe de um espaço, os relatórios estão prontos dentro do painel desse espaço, para o período que escolheres.

Como adicionas o segundo espaço, e o que custa

O segundo espaço entra na conta que já tens, em Definições > Clubes > Adicionar clube. Dás o nome, o endereço que os sócios vão usar e o tipo de clube, e o espaço novo herda os módulos do teu plano, sem comprares nada outra vez nem criares um login novo. O aspeto começa igual ao do primeiro e mudas o logótipo e a cor depois, em Definições > Marca. A faturação certificada desse espaço ativa-se connosco, com o NIF e as credenciais dessa entidade.

O preço é a parte curta. Dois ou três espaços vivem no plano Pro: 249 € por mês, preço fixo, até três espaços na mesma conta, sem taxa por sócio e sem multiplicar a mensalidade por morada aberta. Como o Pro inclui a faturação certificada, não há extra a pagar por passares a emitir por duas entidades. Os três planos estão em stryde.pt/precos.

Do quarto espaço em diante não há preço público: falamos contigo e desenhamos a conta à tua medida. É também a altura em que vale a pena perguntares se o caminho é mais moradas tuas ou outro modelo, e o que isso custa mesmo está em franquia de ginásio em Portugal: quanto custa.

Se o segundo espaço vem com um sistema atrás, seja porque compraste um ginásio a funcionar ou porque a morada nova arrancou noutra ferramenta, a passagem dos dados faz-se com a nossa equipa e está descrita em mudar para a Stryde. As perguntas a fazer a qualquer fornecedor antes de decidir estão em software para ginásios com vários espaços.

Perguntas frequentes

Dois espaços com dois NIFs não é um caso raro nem complicado: é a estrutura normal de quem cresceu com um sócio novo ou quis isolar o risco da segunda morada. O que complica é o software que finge que só existe uma entidade. Exige três coisas na demonstração, e sempre no ecrã, nunca na descrição: dados fiscais por espaço, série por espaço, e um painel que mostre as duas moradas separadas antes de as somar. É isso que a Stryde faz numa conta só, com um preço fixo até três espaços. Marca uma demo e vê a Stryde a funcionar nas tuas duas moradas.