Quanto paga o Wellhub a um ginásio? A conta real

Porque é que ninguém te diz um número

Vais encontrar fóruns, grupos de Facebook e vídeos com valores por check-in do Wellhub. Ignora-os todos. Não porque quem os escreve esteja a mentir, mas porque o valor por check-in é contratado espaço a espaço e o número de um estúdio de Alvalade não te diz nada sobre o teu.

O que o Wellhub publica oficialmente é a mecânica, não a tabela. E a mecânica é esta, palavra por palavra do centro de ajuda português deles: o pagamento é feito com base nos check-ins, ao teu valor habitual, os parceiros recebem por um número determinado de check-ins mensais por visitante, pode haver um desconto proporcional caso seja atingido um determinado rendimento mensal, e os pagamentos são mensais, para a conta registada, no dia 15 ou no dia útil seguinte, referentes ao mês anterior (Centro de Ajuda Wellhub PT).

Dentro dessa mecânica cabem realidades muito diferentes. Um ginásio de sala aberta com plano de acesso livre, uma box com aulas de 16 lugares e um estúdio de reformer com 10 aparelhos não têm o mesmo custo por lugar, e não vão ter o mesmo valor por check-in. Por isso este artigo não te dá o número deles. Dá-te o modelo para saberes se o número que te propuserem serve ou não serve.

Antes de continuares, faz uma coisa: tem a proposta à tua frente, por escrito, com o valor por check-in, o limite de check-ins pagos por pessoa e por mês, e a regra do escalão de desconto. Sem essas três variáveis não há conta nenhuma para fazer.

As quatro variáveis que decidem tudo

A economia disto resume-se a quatro números. Três são deles, um é teu, e é o teu que quase ninguém calcula.

1. Valor por check-in validado (deles)

Quanto te pagam por cada visita confirmada. É o número em que toda a gente se fixa e é o menos importante dos quatro, porque sozinho não te diz nada.

2. Teto de check-ins pagos por pessoa e por mês (deles)

Há um número definido de check-ins pagos por mês e por visitante. Isto é o travão que muda o cálculo por completo. Uma pessoa que venha três vezes por semana faz doze visitas por mês, mas se o teto for menor, tu recebes pelo teto e serves as doze. As visitas acima do teto têm receita zero e custo real.

3. Desconto proporcional por escalão (deles)

Acima de determinado rendimento mensal vindo da rede, entra um desconto proporcional. Ou seja, o teu valor efetivo por visita desce à medida que o volume sobe. É o oposto de uma economia de escala. Traduzido: a rede é desenhada para ser um complemento, não para ser a tua receita principal.

4. O teu custo real por lugar ocupado (teu)

Este é o número que decide se o negócio é bom ou mau, e é o que quase ninguém tem. Não é o custo do coach a dividir por cabeças. É o valor de oportunidade daquele lugar: quanto é que aquele lugar valeria se estivesse ocupado por um sócio teu.

Se ainda não tens este número, o modelo está no artigo sobre como definir o preço das mensalidades, e a versão para aulas de grupo está em rentabilidade das aulas de grupo. Sem ele, estás a negociar às cegas.

A conta que tens mesmo de fazer

Aqui está o método, em cinco passos, com números inventados apenas para o exemplo. Os números da coluna do meio são teus, não são do Wellhub. Substitui-os pelos reais.

Passo 1: o teu valor por lugar

Pega na tua mensalidade média e no número médio de visitas por sócio por mês. Se a mensalidade média for 55 € e o sócio médio vier 8 vezes por mês, cada visita de um sócio vale-te cerca de 6,90 €. Este é o teu valor por visita de sócio. Se não sabes a tua mensalidade média, o artigo sobre a mensalidade média de ginásio em Portugal dá-te o enquadramento, mas usa sempre o teu número real.

Passo 2: separa as horas

Divide o teu horário em três blocos: aulas com ocupação abaixo de 50%, entre 50% e 80%, e acima de 80%. Se não tens este mapa, o artigo sobre taxa de ocupação do ginásio mostra como o construir com os dados que já tens.

Passo 3: aplica a regra do custo de oportunidade

Passo 4: mete o teto na conta

Esta é a parte que muda a decisão. Imagina um valor por check-in de X e um teto de N visitas pagas por pessoa por mês. O teu rendimento máximo por visitante é X vezes N, e mais nada, por muito que essa pessoa venha. Agora compara: um sócio teu paga a mensalidade cheia todos os meses, venha 4 ou 14 vezes.

Um visitante de rede tem receita com teto e frequência sem teto. Um sócio tem receita sem teto de utilização e compromisso mensal. Trocar o segundo pelo primeiro é sempre mau negócio.

Passo 5: calcula o ponto de canibalização

Estima quantos dos teus sócios atuais trabalham em empresas que oferecem o benefício. Se não sabes, pergunta em três conversas de balcão e terás uma ideia. Depois faz esta conta simples: por cada sócio que cancela e volta pela rede, quantas visitas novas de gente nova precisas para ficar na mesma?

Com uma mensalidade de 55 € e um valor por check-in de, digamos, 4 €, precisas de cerca de 14 visitas novas por mês só para compensar um cancelamento. Se cinco sócios fizerem a mesma coisa, precisas de setenta visitas novas por mês para ficares onde estavas. Faz esta conta com os teus números antes de assinar. É a conta que decide.

Três cenários, e o que acontece em cada um

Os números aqui são ilustrativos e servem para mostrar o comportamento do modelo, não para prever o teu resultado.

Cenário A: ginásio de bairro com manhãs vazias

Sala grande, 200 sócios, aulas das 10h às 16h com 30% de ocupação. Abre esse bloco à rede sem limite de lugares. Cada visita que entra nessas horas custa-te praticamente nada em custo de oportunidade e traz receita nova. Aqui a rede é claramente positiva, e ainda por cima traz gente que nunca teria entrado pela porta.

Resultado esperado: receita incremental real, risco baixo, algum trabalho administrativo que se resolve com automação.

Cenário B: box com 16 lugares e picos cheios

Aulas das 7h, 12h e 19h cheias, com lista de espera. Aulas das 10h e das 15h a meio gás. Abre só as duas aulas do meio do dia, com dois lugares cada. Isso são cerca de 20 visitas possíveis por semana, ou 80 por mês no máximo teórico, com uma ocupação realista bem abaixo disso.

Resultado esperado: receita modesta, sem conflito com sócios, e um fluxo pequeno de gente nova para converter. É a utilização mais saudável do canal. Vale a pena ler ao lado do artigo sobre reduzir faltas nas aulas de grupo, porque a gestão de lugares é o mesmo problema.

Cenário C: estúdio de reformer com 10 aparelhos

Preço por aula alto, capacidade fisicamente limitada, procura já boa. Aqui o valor por check-in de uma rede generalista raramente chega perto do teu valor por lugar. Cada aparelho ocupado por uma visita de rede é um aparelho que não está a servir uma aluna de pacote. Se o teu preço por aula de reformer está no patamar normal do mercado português, a conta não fecha.

Resultado esperado: negativo, a não ser que consigas um valor por check-in muito acima do habitual, ou que só abras horários genuinamente mortos. Vê também quantos alunos tornam um estúdio de reformer rentável, porque a matemática da capacidade limitada é implacável.

Os custos invisíveis que comem a diferença

Além do custo de oportunidade do lugar, há três custos que não aparecem em nenhuma proposta e que na prática reduzem o valor efetivo por visita.

Check-ins que não validas

O maior de todos, e o mais silencioso. A validação do check-in é o que confirma a visita e desencadeia o pagamento ao parceiro (Wellhub developers). Se validas à mão, num portal separado, com fila à porta, vais falhar algumas. Cinco falhas por mês, a 4 € cada, são 240 € por ano que trabalhaste e não recebeste. Vinte falhas por mês são quase mil euros.

O tempo de receção

Trinta segundos por visita a alternar entre o teu sistema e o portal deles. Com 100 visitas por mês, são 50 minutos mensais de alguém a fazer transcrição manual. Não é dramático, mas é trabalho que não produz nada e que é exatamente o tipo de coisa que faz uma equipa pequena andar sempre a correr.

O erro de lotação

Se a marcação da rede não ocupa um lugar real no teu sistema, mais cedo ou mais tarde apareces com mais gente do que lugares. O custo disso não está numa folha de Excel, está na cara do sócio que se deslocou e ficou sem aparelho. Esse custo aparece três meses depois, no cancelamento dele.

E o custo que não existe

Uma nota importante: o dinheiro da rede não passa por nenhum intermediário de software. O Wellhub paga-te diretamente, na conta que registaste. Não há comissão de plataforma de gestão por cima disso. No Stryde, aliás, a regra é a mesma para tudo: não ficamos com percentagem do dinheiro dos teus sócios nem do dinheiro das redes. Cobramos mensalidade de software e mais nada.

O que perguntar antes de assinar

Se chegaste até aqui, já percebeste que a decisão depende de números que só tu tens e de números que só eles têm. Esta é a lista de perguntas que deves levar para a reunião, por escrito, e cujas respostas deves guardar. Não é desconfiança, é gestão normal de um contrato de fornecimento.

Sobre o valor

• Qual é o valor por check-in validado para o meu espaço, por tipo de atividade? Espaços com aulas e sala aberta às vezes têm valores diferentes.
• Quantos check-ins pagos por visitante e por mês? Este número é o teto da tua receita por pessoa e raramente aparece na apresentação comercial.
• A partir de que valor mensal entra o desconto proporcional, e quanto é? Pede a tabela de escalões, não uma explicação verbal.
• O valor é revisto quando? Anualmente, por indexação, por decisão unilateral? Um contrato sem regra de revisão é um contrato em que o valor só se move num sentido.

Sobre o volume

• Quantos utilizadores ativos existem no meu código postal? Não é uma pergunta indiscreta, é a base da tua projeção. Se não te derem uma ordem de grandeza, assume que é pequena.
• Que planos aceito, e o que isso muda no universo de pessoas que me pode visitar? Aceitar só os planos mais altos protege a margem e reduz o volume. Aceitar todos faz o contrário.
• Posso limitar o número de lugares por aula? Se a resposta for não, ou se a resposta for "só desligando a aula inteira", o teu único travão passa a ser o interruptor geral.

Sobre a operação e o dinheiro

• Como valido os check-ins? À mão no portal, ou pelo meu sistema de gestão? A diferença entre as duas coisas está diretamente na tua receita, como vimos acima.
• Onde vejo o detalhe do que me vão pagar, visita a visita, e com que antecedência em relação ao pagamento?
• Há autofaturação? Se sim, quero a cláusula por escrito e quero saber quem comunica a série no Portal das Finanças. Se não, sou eu que emito a fatura mensal, e preciso do NIF e da denominação social certos.
• Qual é o prazo de denúncia do contrato? Entrar é fácil em todo o lado. Sair é onde os contratos diferem.

A pergunta que fazes a ti próprio

Depois de teres estas respostas, resta uma pergunta, e é a mais importante: se este canal desaparecesse amanhã, o meu negócio ficava na mesma? Se a resposta for "não, ficava com um buraco", então estás a construir dependência numa receita cujo preço não controlas. Isso não quer dizer que não entres. Quer dizer que entras com um limite consciente, e que continuas a trabalhar os canais que são teus, como as mensalidades diretas e os protocolos com empresas, onde ficas com a relação inteira.

A parte fiscal e a reconciliação mensal

Duas rotinas obrigatórias, e ambas costumam estar mal feitas.

A fatura não é ao visitante

Quem entra pela rede não te comprou nada. Não lhe emitas fatura nem recibo. A tua venda é à entidade legal da rede, mensalmente, contra o número de contribuinte dela, pelo total dos check-ins validados. Se o teu sistema emite fatura automaticamente a cada entrada, tens de garantir que estas visitas ficam de fora desse circuito.

Na prática, estas redes costumam operar em autofaturação, ou seja, é a rede que emite o documento em teu nome e por tua conta. Isso é legal, mas exige acordo prévio por escrito entre as partes, prova de que tomaste conhecimento e aceitaste o conteúdo, e a menção autofaturação na fatura, nos termos do n.º 11 do artigo 36.º do Código do IVA (OCC). Confirma no teu contrato. Se não houver autofaturação, a fatura mensal à rede é tua e tem de sair de software certificado, como explicamos no guia da faturação certificada para ginásios.

Fecha o mês a sério

Todos os meses, quando o pagamento entra, compara três colunas: as visitas que registaste, as visitas que a rede considerou válidas, e o valor recebido. A diferença entre a primeira e a segunda é receita perdida. Se essa diferença for consistentemente zero, deixas de olhar. Se não for, já sabes onde está o teu problema.

E mantém esta receita numa linha separada das mensalidades no teu mapa de tesouraria. Tem um ritmo diferente, uma sazonalidade diferente e uma fiabilidade diferente. Misturar as duas dá-te uma previsão de caixa errada, e uma previsão errada leva a decisões erradas em agosto.

O que o Stryde faz nesta conta

O Stryde integra com as redes de parceiros, incluindo o Wellhub. O que isso muda nos números acima é concreto:

• Deixas de perder check-ins. A validação parte automaticamente quando a pessoa entra, em vez de depender de alguém se lembrar de abrir outro separador. O custo invisível número um desaparece.
• A lotação passa a ser uma só. As marcações da rede caem no teu horário e ocupam lugar real, por isso a sala nunca fica com duas contagens diferentes. E podes limitar quantos lugares de cada aula ficam abertos à rede, que é a peça que te deixa entrar sem arriscares o pico.
• A receita fica separada. As visitas de rede aparecem como linha própria, ao lado das mensalidades e nunca dentro delas, por isso a tua previsão financeira continua a dizer a verdade.
• A fatura não sai onde não deve. A visita de rede fica fora do circuito de cobrança e de emissão ao sócio, por desenho, não por lembrança.
• A reconciliação passa a ser um número. Quantas visitas serviste, quantas foram validadas, quanto entrou. Todos os meses, sem folhas de cálculo.

O dinheiro continua a ser da rede para ti, direto, mensal, ao valor que negociaste. Não passa por nós e não fica nada connosco. O que o Stryde faz é garantir que o número que te pagam é o número que realmente serviste.

Veredicto: quando é que vale, e quando é que não vale

Resumido para caber numa conversa de dois minutos com o teu sócio ou com o teu contabilista.

Vale a pena quando

• Tens capacidade ociosa real e identificada, não uma sensação de que "há dias mais calmos".
• Consegues limitar lugares por aula, para nunca tirares lugar a um sócio.
• O valor por check-in que te propõem fica acima do teu custo variável por visita, e tu sabes qual é esse custo.
• Tens processo de conversão. Uma visita repetida é um lead, e um lead que não é trabalhado é só uma toalha suja.
• Validas os check-ins sem depender de memória humana.

Não vale a pena quando

• O teu valor por lugar é alto e a tua capacidade é fisicamente limitada.
• Uma parte relevante dos teus sócios pode trocar a mensalidade pela rede. Faz a conta das 14 visitas por cancelamento antes de decidir.
• Estás a contar com a rede para tapar um buraco de receita. O teto por pessoa e o desconto por escalão foram desenhados exatamente para isso não funcionar.
• Não tens forma de separar esta receita das mensalidades nos teus relatórios. Se não consegues medir, não consegues avaliar.

Se queres o enquadramento operacional completo, do contrato ao dia a dia da receção, está no guia do Wellhub para ginásios em Portugal. E se estás a comparar redes antes de escolher, vê também como funcionam o ClassPass em Portugal e o Urban Sports Club para estúdios, porque os modelos de pagamento são diferentes e a resposta pode não ser a mesma.

Perguntas frequentes

A pergunta com que abriste este artigo tem uma resposta desagradável mas honesta: ninguém te pode dizer quanto o Wellhub te vai pagar, porque isso depende do que negoceias. O que te podemos dar é a régua. Se o valor por check-in cobre o teu custo variável por visita e tu só abres horas que iam ficar vazias, com lugares limitados, é receita nova. Se abres o pico ou contas com a rede para pagar a renda, o teto por pessoa e o desconto por escalão vão tratar de te desiludir. A conta é tua, e agora tens o modelo para a fazer.

Fontes

• Centro de Ajuda Wellhub Portugal, o que é e como funciona a Wellhub em ginásios e estúdios. Pagamento com base nos check-ins ao valor habitual do parceiro, número determinado de check-ins pagos por mês e por visitante, desconto proporcional a partir de um determinado rendimento mensal, e pagamento mensal na conta registada no dia 15 ou no dia útil seguinte.
• Wellhub developers portal, Access Control API. A validação do check-in permite ao parceiro confirmar visitas legítimas e é essencial para o pagamento correto dos check-ins realizados.
• Wellhub para parceiros (Portugal). Página oficial de parceiros com o modelo de adesão, os planos e o Portal do Parceiro.
• Ordem dos Contabilistas Certificados, IVA e autofaturação. Condições do n.º 11 do artigo 36.º do CIVA para a autofaturação: acordo prévio escrito, prova de conhecimento e aceitação, e menção autofaturação na fatura.
• Decreto-Lei n.º 28/2019 (DRE). Regras de faturação e de utilização de software certificado em Portugal.