Wellhub para ginásios em Portugal: o guia do dono

O que é o Wellhub, visto de dentro do ginásio

O Wellhub, que até 2024 se chamava Gympass, não vende ginásios a pessoas. Vende um benefício a empresas. A empresa paga uma subscrição por colaborador, o colaborador escolhe um plano dentro da app do Wellhub, e com esse plano entra em espaços parceiros. Tu és um desses espaços parceiros.

Isto muda tudo na forma como deves pensar no assunto. O teu cliente, aqui, não é a pessoa que aparece à porta com o telemóvel na mão. É o Wellhub. É com o Wellhub que tens contrato, é o Wellhub que te paga, e é o Wellhub que decide quanto vale cada visita, dentro daquilo que negociaram. A pessoa é a utilizadora do serviço, não a compradora.

Do lado do dono, a mecânica é simples de descrever e chata de executar à mão:

• Aderes à rede. A adesão em si não tem custo de entrada. O que negoceias é o valor por visita e que planos aceitas.
• Escolhes que planos do Wellhub aceitas. Os planos deles são escalonados, e um espaço com aulas de maior valor normalmente só aceita os planos mais altos.
• O teu espaço passa a aparecer na app deles, com morada, modalidades e, se ligares o horário, aulas marcáveis.
• A pessoa aparece, faz check-in, e tu validas esse check-in. É esta validação que gera o direito a receber.
• No mês seguinte, o Wellhub soma os check-ins validados e paga. O pagamento é mensal, referente ao mês anterior, e chega à conta registada no dia 15 ou no dia útil seguinte.

Repara na palavra validados. Não é "quem apareceu". É "quem apareceu e ficou registado do lado deles como tendo entrado". Toda a economia disto assenta nessa linha, e é exatamente aí que a maior parte dos ginásios perde dinheiro sem dar por isso. Voltamos a este ponto já a seguir.

Como funciona o check-in, e porque é a peça mais importante

O Wellhub descreve o processo de check-in como a forma de os parceiros validarem visitas legítimas de subscritores, e diz, com todas as letras, que isso é essencial para o pagamento correto dos check-ins realizados aos parceiros (Wellhub developers). Traduzindo para a linguagem da tua receção: check-in não validado é aula dada de graça.

Há duas maneiras de isto acontecer no mundo real.

À mão, no portal deles

É como a esmagadora maioria dos espaços em Portugal funciona hoje. A pessoa chega, mostra um código na app do Wellhub, e alguém do teu lado abre o Portal do Parceiro num separador do browser e valida ali. Funciona. Também é a receita clássica para três problemas:

• Esquecimentos. Segunda-feira às 19h, com fila à porta, o coach valida três e esquece-se do quarto. Esse quarto não te é pago.
• Dupla entrada. A visita fica registada no portal deles e não fica registada em lado nenhum teu, ou fica registada duas vezes de formas diferentes. No fim do mês não consegues comparar nada com nada.
• Sala cheia sem tu saberes. Se a pessoa entra numa aula com lugares limitados e essa entrada não passa pelo teu sistema de marcações, a tua lista de presenças mente. Já vimos estúdios de reformer com 12 aparelhos a receberem 14 pessoas por causa disto.

Automaticamente, pelo sistema de gestão

A alternativa é o teu software falar diretamente com o Wellhub. O Wellhub publica documentação para isto: uma Booking API, que põe o teu horário na app deles e mantém as marcações sincronizadas nos dois lados, e uma Access Control API, que trata da validação do check-in (Wellhub developers). Quando isto está ligado, o fluxo passa a ser: a pessoa marca na app do Wellhub, a marcação cai no teu horário e ocupa um lugar real, a pessoa chega, faz check-in, a validação parte automaticamente, e a visita fica registada do teu lado com a origem certa.

A diferença prática entre as duas formas não é conforto. É dinheiro. A primeira depende de alguém se lembrar, cinquenta vezes por semana, de uma tarefa que não dá prazer nenhum. A segunda não depende de ninguém.

O que o Wellhub te paga, e o que não te paga

Vamos ser diretos sobre o que sabemos e o que não sabemos, porque nesta matéria há muito palpite a circular.

O que é público e verificável: o pagamento é por check-in, ao valor que tens acordado, com um número definido de check-ins pagos por mês e por pessoa, podendo existir um desconto proporcional a partir de determinado valor de faturação mensal. Os pagamentos são mensais, feitos para a conta registada, no dia 15 ou no dia útil seguinte, referentes ao mês anterior (Centro de Ajuda Wellhub PT).

O que não é público: o valor por check-in. Não existe uma tabela de preços Wellhub para ginásios portugueses, porque o valor é contratado espaço a espaço. Quem te disser um número redondo na internet está a inventar ou a repetir o caso de outra pessoa. Pede o teu valor por escrito antes de assinar, e pede também a regra do desconto por escalão, porque é essa segunda parte que costuma apanhar as pessoas de surpresa no terceiro mês.

Os dois travões que tens de perceber

Há duas mecânicas na estrutura de pagamento que mudam completamente o cálculo, e que raramente aparecem explicadas:

1. Limite de check-ins pagos por pessoa e por mês. Uma pessoa muito assídua não te rende proporcionalmente mais. A partir de certo ponto, ela continua a vir e tu deixas de receber por essas visitas.
2. Desconto proporcional acima de um patamar de faturação mensal. Quanto mais recebes da rede, menor tende a ser o valor efetivo por visita. Isto significa que o Wellhub tem rendimentos marginais decrescentes para ti: a centésima visita do mês não vale o mesmo que a décima.

Estas duas regras juntas produzem uma conclusão pouco intuitiva mas importante: o Wellhub é bom como enchimento de horas mortas e mau como pilar de receita. Fizemos as contas completas, com um modelo que podes aplicar aos teus próprios números, no artigo sobre quanto o Wellhub paga a um ginásio.

O impacto na margem: o que tens mesmo de calcular

A pergunta errada é "quanto me pagam por visita?". A pergunta certa é "esta visita ocupa um lugar que eu teria vendido de outra maneira?".

Um lugar numa aula às 11h de terça-feira, numa sala que ia ter 4 pessoas em 16 lugares, tem custo marginal quase zero para ti. O coach já lá está, a luz já está acesa, a sala já está aberta. Qualquer valor acima de zero é margem. Um lugar numa aula às 19h de terça-feira, com lista de espera de 6 pessoas, é outra história completamente: essa visita do Wellhub tirou o lugar a um sócio teu que paga mensalidade cheia, e o valor por check-in quase de certeza não cobre a parte da mensalidade que esse lugar representa.

Por isso a decisão nunca é "entro ou não entro no Wellhub". É "que horas é que abro ao Wellhub, e com que limite de lugares". Se ainda não sabes onde estão os teus buracos de ocupação, começa por aí: o artigo sobre taxa de ocupação do ginásio mostra-te como medir isso em vez de adivinhar.

A regra dos três degraus

Uma forma simples de decidir, que funciona em ginásios, boxes e estúdios:

• Aulas abaixo de 50% de ocupação: abre ao Wellhub sem limite de lugares. Estás a converter cadeiras vazias em dinheiro e em gente nova a conhecer o espaço.
• Aulas entre 50% e 80%: abre com um limite fixo de lugares por aula. Dois ou três, tipicamente. Assim aproveitas o espaço que sobra sem arriscares mandar embora um sócio.
• Aulas acima de 80% ou com lista de espera: fecha. Não há valor por check-in que compense mandar um sócio pagante para casa.

Este limite de lugares por aula não é um pormenor. É a peça que faz um dono sentir-se confortável a ligar isto. Sem ele, a escolha é tudo ou nada, e tudo ou nada leva quase sempre a nada.

Antes de decidires qualquer coisa, tem à mão o valor real de uma hora de sala tua. Se nunca fizeste essa conta, o artigo sobre como definir o preço das mensalidades tem o modelo de custo por lugar que precisas aqui.

O que isto faz à relação com os teus sócios

Esta é a parte que ninguém te conta na reunião comercial, e é a que mais dá dores de cabeça a médio prazo.

O risco de canibalização

Se um sócio teu descobre que a empresa dele comparticipa o Wellhub e que com o Wellhub entra no teu ginásio, ele vai cancelar a mensalidade e voltar pela rede. Do lado dele, é racional. Do teu, é uma mensalidade cheia trocada por um valor por visita com teto mensal. É a pior troca possível.

Não há forma de impedir isto por contrato, e tentar não te leva a lado nenhum. O que funciona é tornar a mensalidade direta melhor do que a entrada pela rede, e isso faz-se com coisas que a rede não consegue dar: marcação garantida com antecedência, acesso às horas de pico, planos de treino próprios, avaliações, a comunidade. Se a única diferença entre ser teu sócio e entrar pela rede for o preço, perdes sempre. Vale a pena ler isto ao lado do artigo sobre como reduzir cancelamentos no ginásio, porque o mecanismo é o mesmo.

Estas pessoas não são teus sócios

É importante dizê-lo de forma clara, e não só por simpatia: em termos operacionais e legais, quem entra pela rede não é teu sócio. Não tem contrato contigo, não tem mensalidade, não deu consentimento para as tuas campanhas, e não deve entrar nas tuas contas de retenção.

Isto tem consequências práticas concretas:

• Não os metas nas listas de email de campanhas. Não é só má prática, é um problema de RGPD, porque a base legal da visita é a execução do contrato com a rede, não o marketing.
• Não os contes como sócios ativos. Se contares, a tua taxa de retenção passa a mentir e todas as decisões que tomares em cima dela ficam erradas.
• Não lhes apliques as tuas regras de penalização por falta. A rede tem as regras dela, com a utilizadora dela.

A oportunidade real: conversão

Dito o risco, aqui está o outro lado. Uma visita pela rede é uma pessoa que entrou no teu espaço, viu a sala, conheceu o coach e treinou. É um lead qualificado que te apareceu à porta e que ainda por cima te pagou a visita. Um ginásio organizado trata a terceira ou quarta visita da mesma pessoa como um sinal, não como rotina, e tem uma conversa com ela sobre o que ganharia em ser sócia. Sem pressão, com um número concreto.

É a mesma lógica com que se trabalha uma aula experimental ou um protocolo de empresa. Aliás, se o teu interesse no Wellhub é sobretudo chegar a trabalhadores de empresas da tua zona, vale a pena comparar com a alternativa de negociares diretamente: os protocolos com empresas deixam-te ficar com a relação e com a mensalidade inteira.

A parte fiscal, que quase toda a gente erra

Aqui é onde vemos mais erros, e são erros que só aparecem quando alguém olha com atenção, tipicamente o contabilista em janeiro ou a AT mais tarde.

Uma visita da rede não gera fatura ao visitante. Tu não vendeste nada àquela pessoa. Ela não te pagou nada. Emitir-lhe uma fatura ou um recibo é documentar uma transação que não existiu, e com faturação certificada isso significa um documento com ATCUD e QR a circular indevidamente. Se o teu software emite fatura automaticamente a cada check-in, esta é a primeira coisa que tens de ir verificar.

A tua venda é à rede, não à pessoa. O que existe é uma prestação de serviços mensal da tua empresa à entidade legal da rede, contra o número de contribuinte dela, pelo total dos check-ins validados desse mês. É uma linha de receita B2B, e deve estar separada da receita de mensalidades na tua contabilidade e nos teus relatórios.

Autofaturação: confirma, não assumas

Na prática, estas redes costumam operar em autofaturação: é a rede que emite o documento em teu nome e por tua conta, e tu recebes o valor com esse documento já feito. Isto é perfeitamente legal em Portugal, mas tem condições que estão no n.º 11 do artigo 36.º do Código do IVA e que se cumprem ou não se cumprem:

• Tem de existir um acordo prévio, por escrito, entre ti e o adquirente.
• Tem de haver prova de que tomaste conhecimento da emissão e aceitaste o conteúdo.
• A fatura tem de conter a menção autofaturação.

Há ainda a comunicação das séries de autofaturação no Portal das Finanças, que é feita do lado do fornecedor, ou seja, do teu lado. Não assumas que está tratado só porque o dinheiro entra. Vai ao teu contrato, confirma que existe cláusula de autofaturação, e confirma com o teu contabilista que a série está comunicada. Se não houver autofaturação, então és tu que tens de emitir a fatura mensal à rede, com software certificado, e essa fatura tem de sair.

Se ainda estás a tratar da parte de faturação certificada em geral, começa pelo guia da faturação certificada para ginásios. E a questão do IVA nas mensalidades de ginásio aplica-se aqui também: a taxa que usas na venda à rede não é uma decisão que se toma por intuição.

Um paralelo útil: a mecânica de tratar visitas avulsas de gente que não é tua sócia é a mesma que discutimos no artigo sobre drop-ins de turistas e como faturá-los. A diferença é a contraparte. No drop-in, o cliente é a pessoa. Aqui, é a rede.

Reconciliação: o mês fechou ou não fechou?

Esta é a rotina que separa os ginásios que ganham dinheiro com a rede dos que acham que ganham.

Todos os meses, quando o pagamento entra, tens de conseguir responder a uma pergunta muito concreta: o número de visitas que servi bate certo com o número de visitas que me pagaram? Se a resposta for "acho que sim", a resposta é não.

Para responder a sério, precisas de três coisas:

1. O teu registo. Cada visita da rede, com data, hora, aula e pessoa, guardada do teu lado, com a origem marcada como visita de rede parceira e não confundida com uma marcação normal.
2. O extrato deles. O detalhe dos check-ins que a rede considerou válidos nesse mês.
3. A diferença. As visitas que tu serviste e que não aparecem no extrato deles. Cada uma dessas é dinheiro que trabalhaste e não recebeste.

Quando essa diferença é sistematicamente zero, ótimo, deixas de olhar. Quando é dois ou três por mês, é validação esquecida na receção e resolve-se com automação. Quando é dez ou quinze, tens um problema de processo que já te está a custar mais do que aquilo que a rede te traz de novo.

Faz esta conta no mesmo sítio onde fazes as outras contas do mês. A receita de rede é sazonal e não se comporta como as mensalidades, por isso convém estar visível no teu mapa de tesouraria: o artigo sobre sazonalidade e plano de caixa do ginásio explica porque é que misturar receitas com ritmos diferentes numa só linha te dá uma previsão errada.

O Stryde liga-se ao Wellhub

O Stryde integra com as redes de parceiros, e o Wellhub em particular. Na prática, isto quer dizer quatro coisas concretas para o teu dia a dia:

• O teu horário do Stryde chega à rede. As aulas que decides expor ficam visíveis e marcáveis do lado deles, com a lotação certa, e sem tu teres de manter dois calendários.
• As marcações da rede caem no Stryde. Aparecem na tua lista de presenças como qualquer outra marcação, ocupam um lugar real, e a lotação atualiza-se nos dois lados. A tua sala deixa de ter duas contas diferentes de quantas pessoas cabem lá dentro.
• Os check-ins validam-se sozinhos. A pessoa da rede entra pelo mesmo processo de porta que os teus sócios usam, a validação parte sem ninguém ter de se lembrar dela, e a visita fica registada com a origem certa. É o fim da dupla entrada no portal.
• As visitas ficam faturadas como deve ser. Cada visita da rede fica marcada como tal, fora dos circuitos de cobrança e de emissão de fatura ao sócio, e visível como linha de receita própria nos teus relatórios, ao lado das mensalidades mas nunca misturada com elas.

Há uma parte que continua a ser da rede, e é bom que continue: o dinheiro nunca passa por nós. É o Wellhub que te paga, diretamente, na tua conta, mensalmente, ao valor que negociaste com eles. O Stryde não fica com percentagem nenhuma disso, tal como não fica com percentagem nenhuma das mensalidades dos teus sócios. Nós cobramos-te uma mensalidade de software e mais nada. O que fazemos é garantir que não perdes visitas por esquecimento e que, no fim do mês, consegues comparar o que serviste com o que te pagaram.

Ao lado disto correm as peças normais do produto que esta integração usa: as marcações e listas de espera, que são onde a lotação vive, e o check-in por QR code, que é a porta por onde toda a gente entra. A parte fiscal encosta à faturação certificada, com a regra que já viste acima: a visita de rede fica de fora da fatura ao sócio, por desenho.

Para quem vale a pena, e para quem não vale

Sem rodeios, e assumindo que já sabes onde estão os teus buracos de horário.

Vale a pena se

• Tens horas com sala meia vazia e capacidade instalada a não render. Meio da manhã, meio da tarde, sexta ao fim do dia, agosto inteiro.
• Estás numa zona com escritórios à volta. O Wellhub é um benefício de empresa, por isso a densidade de utilizadores segue a densidade de empregadores.
• Tens capacidade para limitar lugares por aula. Se o teu sistema não sabe fazer isso, estás a entrar sem travão.
• Consegues converter. Se tens um processo de acolhimento decente, cada visita é uma hipótese. Se não tens, é só uma visita. O artigo sobre o primeiro mês de um sócio novo é o que fecha esta parte.

Não vale a pena se

• Estás cheio às horas boas e vazio a mais nenhuma. Aí a rede só te traz conflito de lugares.
• Tens um preço médio alto e um serviço muito individualizado. Estúdios de reformer pequenos, treino personalizado, salas com equipamento limitado por pessoa. O valor por check-in raramente chega perto do teu valor por lugar.
• Uma fatia grande dos teus sócios trabalha em empresas que já dão Wellhub. Aí o risco de canibalização é maior do que a receita nova.
• Não tens como validar sem alguém se lembrar. Se a validação depender da memória do coach numa aula com 20 pessoas, vais oferecer treinos e nem vais saber quantos.

Vale ainda a pena saber que o Wellhub não é a única rede a operar em Portugal, e que as economias não são iguais. O ClassPass em Portugal paga por reserva a partir de uma percentagem do teu preço direto e está concentrado em Lisboa e no Porto. O Urban Sports Club para estúdios tem limites de visitas por parceiro, o que reduz o risco de canibalização, e paga as faltas e os cancelamentos tardios. Se a tua dúvida é qual escolher, compara as três antes de assinar a primeira.

E a resposta mais comum, que não é nem sim nem não: entra, mas com torneira. Abre duas ou três aulas fora de pico, com dois lugares cada, corre três meses, faz a reconciliação todos os meses e olha para o número. Se render, abres mais. Se não render, fechas sem ter estragado nada. É assim que se testa qualquer canal novo, e este não é exceção.

Perguntas frequentes

No fim, o Wellhub é um canal, não um modelo de negócio. Tratado como canal, com horas escolhidas, lugares limitados, check-ins validados sem falhas e contas fechadas todos os meses, enche salas que estavam vazias e traz gente nova à porta. Tratado como fonte principal de receita, troca mensalidades cheias por visitas com teto. A diferença entre as duas coisas não está no contrato que assinas, está no processo que montas por trás.

Fontes

• Centro de Ajuda Wellhub Portugal, o que é e como funciona a Wellhub em ginásios e estúdios. Pagamento por check-in ao valor acordado, número definido de check-ins pagos por mês e por utilizador, desconto proporcional acima de um patamar de faturação, pagamento mensal na conta registada no dia 15 ou no dia útil seguinte.
• Wellhub developers portal, Access Control API. O processo de check-in permite ao parceiro validar visitas legítimas de subscritores e é essencial para o pagamento correto dos check-ins realizados.
• Wellhub developers portal, Booking API. Permite publicar o horário de aulas na app e no site do Wellhub, com marcação a partir de lá e sincronização automática com o horário do parceiro.
• Wellhub para parceiros (Portugal). Página oficial da rede de parceiros em Portugal, com o modelo de adesão e o Portal do Parceiro.
• Ordem dos Contabilistas Certificados, IVA e autofaturação. Condições do n.º 11 do artigo 36.º do CIVA: acordo prévio por escrito, prova de conhecimento e aceitação pelo fornecedor, e menção autofaturação na fatura.
• Decreto-Lei n.º 28/2019 (DRE). Regras de faturação e de utilização de software certificado em Portugal.